Co to jest umowa założycielska (founders agreement) i co można w niej ustalić?

Ostatnio, ze względu na rozwój wielu innowacyjnych firm i start-upów, coraz częściej spisuje się umowy założycielskie. Ustalenia w niej zawarte zabezpieczają interesy wszystkich wspólników, pozwalają działać spokojnie i uniknąć wielu nieprzyjemnych sytuacji.

Jest to szczególnie ważne, gdy na początku między wspólnikami jest dużo zaufania, ale potem pojawiają się pierwsze większe pieniądze lub inne wyzwania.

Umowa założycielska jest prywatną umową między osobami, które chcą założyć biznes albo już go rozwijają, ale działają jeszcze nieformalnie. Nie tworzy ona od razu spółki z wpisem do rejestru, tylko reguluje jak współpracować, co kto wnosi do firmy i jakie są zasady podziału zadań czy zysków.

Przypomina umowę przedwstępną. Wspólnicy zobowiązują się do utworzenia firmy (na przykład spółki z ograniczoną odpowiedzialnością albo prostej spółki akcyjnej), kiedy spełnią ustalone warunki (np. przychód, liczba użytkowników, itp.).

Takiej umowy nie opisują wprost polskie przepisy. Jest tzw. umową nienazwaną, zgodną z zasadą zawierania umów, co znajduje się w art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Daje Wam to sporą swobodę, by ustalić w niej wiele spraw, jeśli tylko nie łamie się prawa ani zasad współżycia społecznego.

Jest to dokument poufny, znany tylko osobom, które go podpisały. Nie pokazuje się jej kontrahentom czy klientom, co pozwala ustalać nawet bardzo wrażliwe kwestie.

Umowa założycielska a umowa spółki – główne różnice

Umowa spółki jest obowiązkowa. Musi być podpisana, by firma prawnie powstała. Jej treść jest jawna i każdy może się z nią zapoznać przez Krajowy Rejestr Sądowy. Tam muszą być uregulowane wszystkie zasady działania firmy zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych.

Umowa założycielska nie jest natomiast wymagana prawnie i nie powołuje spółki do życia. Ma charakter wewnętrzny i poufny. Dotyczy tego, co wspólnicy chcą osiągnąć, co dla nich ważne, i co zrobić, by firma dobrze działała. Często uzupełnia umowę spółki oraz ustala sprawy, których nie da się zapisać lub nie chcemy ujawniać w oficjalnych dokumentach.

Kto może podpisać founders agreement?

Umowę założycielską mogą podpisać wszyscy, którzy są lub zamierzają zostać wspólnikami firmy. Mimo że jej nazwa sugeruje, że jest wyłącznie dla założycieli, to możecie ją rozszerzyć na nowych wspólników, którzy dołączają później. Dotyczy nie tylko start-upów. Sprawdzi się w każdej firmie, gdzie współpracują ze sobą różne osoby.

Szczególnie przydatna jest dla młodych firm, które są jeszcze w fazie rozwoju i nie mają stałego modelu biznesowego, ale każda spółka lub mała grupa współpracujących osób może na niej skorzystać. Pomaga w jasnym określeniu ról, podziale praw i obowiązków, własności intelektualnej lub warunków przyjęcia kolejnego inwestora.

Umowa założycielska to gwarancja bezpieczeństwa i jasno określonych zasad działania. Gdy na początku wszyscy są pełni energii, często zapomina się o formalnościach. Brak takich ustaleń wcześniej lub później prowadzi do problemów. Spisane reguły działania to pewny grunt, który bardzo pomaga, zwłaszcza gdy pojawiają się pierwsze poważniejsze różnice zdań czy kryzysy.

Podczas ustalania treści umowy założycielskiej, każdy z partnerów wyraża swoje oczekiwania i określa, co jest dla niego priorytetem. Gdy później sprawy potoczą się niepomyślnie, można bez problemu wrócić do dokumentu i jasno zobaczyć, na co się umawialiśmy. To bardzo pomaga w rozwiązywaniu sporów.

Jakie problemy rozwiązuje founders agreement?

Umowa założycielska pozwala uniknąć wielu typowych konfliktów. Ustala m.in.:

• podział ról, zadań i odpowiedzialności – wiadomo kto za co odpowiada,
• określa wkłady wspólników, zasady podziału zysków i strat – nikt nie będzie miał wątpliwości, kto wniósł ile do firmy, kto ma ile udziałów i komu co się należy,
• sprawy własności intelektualnej (kto dysponuje kodem, pomysłami, projektami),
• procedury rozstania się wspólników (zasady wyjścia z firmy, vesting udziałów, przejęcie udziałów przez innych),
• procedury rozwiązywania sporów (negocjacje, mediacje, decyzja sądu/arbitrażu),
• zwiększa zaufanie inwestorów, którzy widzą, że firma ma jasne zasady działania.

Kiedy podpisać umowę założycielską?

Najlepiej już na początku współpracy, zanim powstanie firma w formie spółki. Wtedy możecie spokojnie, bez napięć, dogadać się co do kluczowych spraw. Im szybciej dojdzie do podpisu, tym lepiej. Jeśli pojawią się problemy zanim to zrobicie, będzie już trudniej rozmawiać o ustępstwach.

Warto pamiętać, że umowa założycielska jest dokumentem elastycznym. Można go zmieniać w razie potrzeby, np. jeśli do firmy dołącza nowy wspólnik, zmieniają się okoliczności albo pojawiają się inne wyzwania biznesowe.

Umowa założycielska to elastyczny dokument. Możesz uregulować w nim praktycznie wszystko, co ma znaczenie dla współpracy. Oto najważniejsze sprawy, które warto w niej zawrzeć:

1. Cele firmy – określ, czym firma się zajmuje, jakie są plany, przewidywany czas działania, konkretne wskaźniki sukcesu.
2. Podział ról i obowiązków – kto ma jaką funkcję (np. CEO, CTO), kto odpowiada za jakie zadania, ile czasu każdy ma przeznaczać na pracę w projekcie.
3. Zasady wniesienia wkładów i udziałów – co każdy daje od siebie (pieniądze, sprzęt, know-how, czas pracy itp.), jak dzielone są udziały, czy rezerwujesz pulę dla kluczowych pracowników i inwestorów w przyszłości.
4. Podział zysków i strat – jak rozdzielane są zyski i kto pokrywa ewentualne straty. Czy podział jest równy, czy zależny od wkładu?
5. Dofinansowanie spółki – co robić, gdy potrzeba pieniędzy, kto i w jaki sposób dokłada gotówkę lub zasoby, czy dodatkowe wkłady oznaczają większy udział w firmie?
6. Prawa autorskie i własność intelektualna – kto dysponuje kodem, projektami, pomysłami; czy prawa przechodzą na spółkę, czy zostają przy twórcy; co z projektami powstałymi przed formalnym założeniem spółki.
7. Vesting udziałów – kiedy wspólnik zyskuje pełne prawo do udziałów (np. po roku, po spełnieniu KPI), co jeśli odejdzie z firmy wcześniej.
8. Wejście i wyjście wspólników – ile trzeba zgód, by dołączyć nowego partnera, kto ma prawo pierwokupu udziałów, jak wyceniać udziały przy wyjściu ze spółki.
9. Wejście inwestora – ile udziałów można oddać, kto decyduje, czy inwestor może wejść, jak zabezpieczyć się przed utratą kontroli nad firmą.
10. Zakaz konkurencji i poufność – czy i na jak długo założyciele nie mogą działać w konkurencyjnym projekcie ani ujawniać ważnych informacji.
11. Procedury rozwiązywania sporów – najpierw negocjacje, potem mediacja, a na końcu arbitraż lub sąd. Można wskazać konkretny sąd lub zasady podziału kosztów sprawy.
12. Zakończenie działalności – czyli tzw. exit plan, w ramach którego ustalcie co stanie się np. z majątkiem spółki i jej długami, gdybyście musieli zlikwidować projekt, kto zachowa prawo do własności intelektualnej i kto ma prawo do kontaktów z klientami.

Choć nie ma wymogów prawnych co do formy founders agreement, najlepiej sporządzić ją pisemnie. Zwiększa to jej ważność i pozwala lepiej egzekwować ustalenia. Ustne umowy są trudne do udowodnienia w razie sądowego dochodzenia swoich roszczeń.

W przypadku spółki z o.o. dobrze, gdy podpisy są poświadczone notarialnie. Koszt jest niewielki, a taka forma daje lepszą ochronę prawną (zwłaszcza przy rozporządzaniu udziałami).

Czy founders agreement musi być pisemny?

Nie musi być aktem notarialnym, ale zdecydowanie powinna być na piśmie, najlepiej z podpisami wspólników. Pozwala to uniknąć wątpliwości i przechować najważniejsze ustalenia na przyszłość.

Typowe błędy przy zawieraniu umowy założycielskiej

1. Brak umowy na piśmie – ustne ustalenia są niejasne i trudne do wyegzekwowania.
2. Ogólnikowe sformułowania, brak konkretów – lepiej jasno napisać, kto za co odpowiada.
3. Brak kar za łamanie warunków umowy – dotyczyć to może szerokiego zakresu, a dobrymi przykładami są tutaj zakaz konkurencji i poufność.
4. Nieodpowiednio dopasowana forma prawna działalności do realnych potrzeb.
5. Brak wyłączenia przepisów o spółce cywilnej – może to prowadzić do problemów podatkowych i odpowiedzialności solidarnej za zobowiązania.
6. Brak konsultacji z prawnikiem – działanie na własną rękę lub korzystanie z przypadkowych wzorów z internetu, które nie pasują do konkretnej sytuacji może spowodować, że spisana umowa założycielska będzie niezgodna z prawem.

Brak takiej umowy to jak jazda bez kierownicy – może się udać, ale ryzyko poważnych problemów jest duże. Gdy w firmie zabraknie formalnych reguł współpracy, spory o podział zysków, zadań czy własności mogą zniszczyć cały projekt. Ogólne przepisy Kodeksu spółek handlowych są zbyt uniwersalne, by rozwiązać typowe konflikty w start-upie.

Najczęstsze konflikty między założycielami

• Kłótnie o podział zysków i strat, szczególnie gdy nie ustalono jasno wkładów i zakresu obowiązków.
• Niezgodności co do ról w firmie i podziału obowiązków.
• Spory o własność kodu/programów/projektów – zwłaszcza gdy powstały one przed założeniem firmy lub poza godzinami pracy w start-upie.
• Problemy z podejmowaniem decyzji – brak jasnych procedur blokuje rozwój spółki.
• Brak planu, co się stanie po odejściu wspólnika – kto ma przejąć jego udziały, jak je wycenić.

Ryzyko utraty kontroli nad firmą

Bez umowy założycielskiej grozi:

• Bałagan decyzyjny i utrata kontroli nad najważniejszymi aktywami (np. programista zabierze kod do konkurencji).
• Wspólnicy, którzy mało zrobili dla projektu, mogą zablokować jego rozwój lub zachować pełne udziały, nie angażując się w dalsze prace.
• Trudniej pozyskać inwestora – brak jasnych zasad współpracy zniechęca poważnych partnerów.