Jak powołać członka zarządu spółki z o.o.?
Spółka bez zarządu jest jak Ferrari bez silnika – z pozoru prezentuje się świetnie, ale nigdzie nie pojedzie. Zarząd podejmuje wszystkie ważne decyzje biznesowe i okołobiznesowe. Aby mógł prawidłowo działać i podejmować wiążące decyzje, musi mieć pełny skład. Dlatego dziś wyjaśniamy jak powołać członka zarządu sp. z o.o. i jakich wymaga to formalności.
Newsletter
Ilu członków ma zarząd?
Zarząd spółki z o.o. musi składać się z co najmniej jednej osoby. Mówi o tym art. 201 §2 Kodeksu spółek handlowych (KSH). Jednakże ten sam przepis nie ustala górnego limitu. Oznacza to, że w zarządzie mogą zasiadać dwie, trzy, pięć, a nawet więcej osób.
W przypadku, gdy zarząd stanowi jedna osoba mówimy o zarządzie jednoosobowym. Dwóch lub więcej członków to już zarząd wieloosobowy. Jest to bardzo ważne w wymiarze przede wszystkim podejmowania decyzji w firmie, ale też przy innych, późniejszych działaniach jak np. rezygnacji z zarządu spółki.
Teoretycznie w zarządzie mogłoby zasiadać kilkunastu lub kilkudziesięciu członków. Praktycznie ważniejsze jest jednak, czy liczba członków jest nieparzysta. Dzięki temu można unikać sytuacji patowych. Np. jeśli spółka ma 7 członków zarządu, to zawsze decyzje będą odrzucane lub przegłosowywane zgodnie z wolą większości, nawet jeśli nie będzie jednomyślnej zgody.
Wskazany art. 201 §2 KSH nie precyzje kiedy skład zarządu ma być jednoosobowy, a kiedy wieloosobowy. Stosowny zapis to określający powinien znaleźć się w umowie spółki. Popatrz na sprawę od strony praktycznej: czy masz wszystkie potrzebne kompetencje, czy potrzebujesz kogoś jeszcze, kto uzupełni Cię wiedzą i umiejętnościami z innych dziedzin?
Skład zarządu a reprezentacja spółki
To, ilu członków zarządu będzie miało Twoje przedsiębiorstwo wiąże się z reprezentacją spółki. Chodzi tutaj o podejmowanie określonych czynności prawnych wobec podmiotów i osób trzecich. Zasady reprezentacji określa umowa spółki. Istnieje wiele różnych sposobów reprezentacji. Wg zapisów umownych spółkę może reprezentować:
- jeden członek zarządu samodzielnie – w przypadku zarządu jednoosobowego,
- każdy z członków zarządu samodzielnie,
- dwóch członków zarządu łącznie,
- prezes zarządu samodzielnie lub dwóch członków zarządu łącznie,
- dwóch członków zarządu łącznie lub członek zarządu łącznie z prokurentem,
- prezes zarządu samodzielnie lub prokurent samodzielnie
Na podstawie powyższych przykładów widać, jak ważna jest liczebność składu zarządu spółki z o.o. w kontekście reprezentacji.
Kiedy powołanie nowego członka zarządu jest konieczne?
Tutaj powinniśmy rozpatrzyć trzy sytuacje. Rzecz jasna powołanie pierwszego członka zawsze jest konieczne przy założeniu firmy. Musi to być początkiem niezależnie czy docelowo zarząd będzie jedno- czy wieloosobowy.
Drugi przypadek to taki, kiedy dotychczasowy członek przestał pełnić tę funkcję. Wówczas powołanie kogoś w jego miejsce jest konieczne. Bez tego zarząd traci status organu spółki. W oczach prawa nie istnieje, a prawa i obowiązki przypisane zarządowi i jego członkom ustają.
Po trzecie – wtedy, kiedy jest to koniecznie dla prawidłowej działalności spółki. Chodzi o to, by w składzie zarządu znalazł się ktoś z odpowiednimi kompetencjami. Np. w sektorze zarządzania zespołem potrzebna jest osoba o wysokich umiejętnościach negocjacyjnych, silna psychicznie, ale też taka, która posiada empatię.
Rozszerzenie składu zarządu z innych powodów jest możliwe, ale nie obligatoryjne.
Tryby powołania zarządu
Jak powołać członka zarządu sp. z o.o. w uchwale wspólników?
Jest to tzw. „domyślny” tryb powołania zarządu. Podstawę znajdziemy w art. 201 §4 KSH. Uchwała wspólników musi być uchwałą zgromadzenia wspólników, czyli organu spółki. Takie powołanie członka zarządu odbywa się w drodze wyborów.
Wybory nowego członka zarządu odbywają się poprzez głosowanie tajne. Może odbyć się na zgromadzeniu wspólników, ale istnieje też opcja głosowania pisemnego na odległość.
Najważniejszy warunek to taki, by zachować wymóg tajności, tj. żeby żadnej wspólnik nie wiedział jak głosowali inni wspólnicy.
Art. 247 §2 KSH: Tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych. Poza tym należy zarządzić tajne głosowanie na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu wspólników.
Powołanie nowego członka zarządu zgodnie z umową spółki
Jeśli umowa spółki stanowi inaczej tryb powołania może być inny niż w art. 201 §4 KSH. Wówczas wystąpi delegowanie kompetencji na poszczególnych wspólników albo na radę nadzorczą.
Teoretycznie wspólnicy mogą delegować kompetencje także na osoby trzecie, spoza firmy. Jakkolwiek taka ewentualność realnie pozbawia wpływu wspólników na działanie spółki.
Powołanie zarządu online
Jeżeli założyłeś spółkę za pośrednictwem portalu S24, to także na tej drodze może powołać zarząd online. Wszystkich formalności dopełnisz w systemie. Złożysz wniosek, załączysz stosowną uchwałę organu spółki oraz inne dokumenty. Do dyspozycji masz tam gotowe wzory. S24 działa na serwerze Ministerstwa Sprawiedliwości, możesz więc być spokojny o bezpieczeństwo danych.
Inne tryby powołania zarządu
Istnieją inne akty prawne, które wyłączając art. 201 §4 KSH przewidują inne, ściśle określone tryby powołania zarządu. Jednak dotyczy to dość szczególnych przypadków. Stosuje się to zwłaszcza w odniesieniu do organów państwowych. Tryb powołania jest obligatoryjny, umowa spółki nie może go zmienić.
Przykładowo, gdy w składzie zarządu spółki udział ma jednostka samorządu terytorialnego, to zawsze rada nadzorcza powołuje nowych członków.
Wymogi wobec nowego członka zarządu
Nowy członek zarządu spółki z o. o. musi spełniać takie wymogi jak:
- pełnoletność,
- pełna zdolność do czynności prawnych,
- brak skazania za przestępstwa określone w XXXIII–XXXVII rozdziałach Kodeksu karnego,
- brak skazania za przestępstwa określone w art. 587, 590 i 591 KSH.
Umowa spółki może określać dodatkowe wymogi, jakie musi spełniać kandydat na członka zarządu. Obejmować one mogą także kwestie doświadczenia zawodowego i wykształcenia.
Warto dodać, że członkiem zarządu może być osoba fizyczna, a nie osoba prawna (np. inna firma).
Rejestracja powołania w KRS
Spółka jest zobowiązana do zgłaszania do KRS zmiany składu osobowego zarządu. Sprawę tę możesz załatwić jedynie na drodze elektronicznej.
Jeśli umowę spółki lub akt założycielski zawarłeś u notariusza, to możesz wejść na Portal Rejestrów Sądowy. A w przypadku, gdy założyłeś spółkę przez system S24 (o którym wspominaliśmy), to również tam dokonasz niezbędnych zmian.
Dokumenty, których potrzebujesz to:
- wniosek o wpis zmian,
- uchwała o powołaniu nowego członka zarządu,
- zgoda kandydata na powołanie do zarządu,
- oświadczenie nowo powołanego członka zarządu o jego adresie do doręczeń – własnoręcznie przez niego podpisane,
- dowód dokonania opłaty za zmianę wpisu.
Opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym zawsze kosztuje 100 zł. Gdy wnioskujesz przez S24 uiścisz dodatkowo 200 zł opłaty sądowej za wpis, a przez portal PRS będzie to 250 zł.
Zapłacisz więc w sumie 300 albo 350 zł, w zależności z jakiego systemu skorzystasz.
Konsekwencje nieprawidłowego powołania zarządu
O niewłaściwym powołaniu zarządu będziemy mówić wówczas, gdy nastąpiło to z naruszeniem wymogów ustawowych. Bowiem przepisy mają charakter bezwzględnie obowiązujący. Umowa spółki nie może ich znieść czy zmienić.
Efekt będzie taki, że nieprawidłowo powołany członek zarządu nie będzie miał prawnego statusu członka zarządu. Wszystko co zrobi, jakie decyzje podejmie będzie nieważne z punktu widzenia prawa.