Jak uzyskać nakaz zapłaty i odzyskać pieniądze z przeterminowanej faktury?

Pierwsze kroki w odzyskiwaniu należności

Pierwsza zasada w windykacji? Działaj szybko. Gdy tylko zauważysz, że termin płatności faktury minął, nie zwlekaj z podjęciem działań. Zaczynaj od najprostszych kroków – skontaktuj się z dłużnikiem. Zaskakująco często opóźnienie wynika z banalnych powodów, takich jak zapomnienie czy pomyłka. Telefon czy e-mail może wystarczyć, aby przypomnieć kontrahentowi o zaległej płatności i zachęcić go do szybkiego uregulowania długu.

Kontakt z dłużnikiem i negocjacje

Jeżeli dłużnik nie reaguje na Twoje przypomnienia, czas przejść do bardziej formalnych działań. Kontakt mailowy, przypomnienie o płatności, są często skuteczne. Zasada jest prosta – im bardziej zdeterminowany i konsekwentny jesteś, tym bardziej skłonny do zapłaty będzie Twój dłużnik.

Możesz również spróbować negocjacji. Czasem dłużnik może być w trudnej sytuacji finansowej i zaoferować uregulowanie części długu lub rozłożenie płatności na raty. Zastanów się, czy taka opcja jest dla Ciebie akceptowalna.

Wezwanie do zapłaty i jego rola w windykacji

Gdy dłużnik wciąż unika płatności, kolejny krok to wysłanie pisemnego wezwania do zapłaty. To formalne pismo, które powinno zawierać szczegółowe informacje o należności, terminie płatności oraz konsekwencjach braku reakcji.

Wezwanie do zapłaty jest nie tylko sygnałem dla dłużnika, że traktujesz sprawę poważnie, ale też ważnym dokumentem w przypadku dalszych działań prawnych. Pamiętaj, aby wysłać je listem poleconym z potwierdzeniem odbioru – to ważny dowód, który może być niezbędny w sądzie.

Wysyłając wezwanie do zapłaty, dajesz dłużnikowi ostateczną szansę na polubowne rozwiązanie sprawy. Warto w piśmie zaznaczyć, że w przypadku braku odpowiedzi będziesz zmuszony podjąć kroki prawne, takie jak złożenie pozwu o zapłatę. Taka informacja może zmotywować dłużnika do szybszego działania.

W innym artykule opisuję szczegółowo, jak w praktyce przygotować skuteczne wezwanie do zapłaty.

Co to jest miękka windykacja?

Wspomniane powyżej metody to tzw. miękka windykacja, zwana również windykacją polubowną. To zestaw działań, które mają na celu odzyskanie należności bez konieczności angażowania sądu. Skupia się ona na nieformalnym, ale konsekwentnym przypominaniu dłużnikowi o jego zobowiązaniach i konsekwencjach ich niezrealizowania.

W przeciwieństwie do twardych metod, takich jak postępowanie sądowe czy egzekucja komornicza, miękka windykacja opiera się na komunikacji i budowaniu relacji z dłużnikiem. Często pierwszym krokiem jest wysłanie przypomnienia o płatności, które może przybrać formę e-maila, telefonu czy listu.

W przypadku miękkiej windykacji kluczowe jest zachowanie profesjonalizmu i wyczucie. Celem jest skłonienie dłużnika do dobrowolnego uregulowania długu, zanim sprawa trafi do sądu. Tego rodzaju działania mogą obejmować również negocjacje, takie jak ustalanie nowych terminów płatności czy rozłożenie długu na raty.

Współpraca z Biurem Informacji Gospodarczej

Jednym z bardziej efektywnych narzędzi w miękkiej windykacji jest współpraca z Biurami Informacji Gospodarczej (BIG). Biura te prowadzą rejestry dłużników i udostępniają informacje o ich zadłużeniu innym podmiotom, co może znacząco wpłynąć na reputację dłużnika. Możesz w nich sprawdzić sytuację potencjalnego kontrahenta lub wpisać swojego dłużnika.

Wpisanie dłużnika do takiego rejestru jest często skutecznym bodźcem do szybkiego uregulowania zaległych płatności, ponieważ negatywny wpis w BIG może utrudnić dłużnikowi dalsze prowadzenie działalności, np. poprzez ograniczenie możliwości uzyskania kredytu czy nawiązania nowych relacji biznesowych.

Korzyści płynące z wykorzystania BIG są dwojakie. Po pierwsze, wpisanie dłużnika do rejestru działa jako skuteczny środek nacisku, ponieważ mało kto chce być postrzegany jako niewiarygodny partner biznesowy. Po drugie, korzystając z usług BIG, możesz monitorować sytuację finansową swoich kontrahentów. Ma walor prewencyjny i pozwala na wcześniejsze wykrycie potencjalnych problemów z płynnością i podjęcie odpowiednich działań zapobiegawczych.

Czasami, mimo najlepszych starań, miękka windykacja nie przynosi oczekiwanych rezultatów. Dłużnik unika kontaktu, nie reaguje na wezwania do zapłaty, a dług wciąż pozostaje nieuregulowany. W takim przypadku należy rozważyć złożenie pozwu o zapłatę. Ale kiedy dokładnie powinieneś to zrobić?

Decyzja o skierowaniu sprawy do sądu powinna być poprzedzona oceną sytuacji. Przede wszystkim, upewnij się, że dysponujesz odpowiednimi dowodami na potwierdzenie swojego roszczenia – faktura VAT jest jednym z nich, ale mogą być potrzebne także inne dokumenty.

Jeśli dłużnik nie wykazuje żadnej woli współpracy, a kwota długu jest znacząca, złożenie pozwu jest jedynym rozwiązaniem.

Jednym z powodów, dla których przedsiębiorcy mogą wahać się przed złożeniem pozwu o zapłatę, są koszty związane z postępowaniem sądowym. Warto jednak wiedzieć, że istnieją różne tryby postępowania, które wpływają na wysokość kosztów procesu. Postępowanie nakazowe jest jedną z bardziej ekonomicznych opcji.

W przypadku roszczeń, których wartość nie przekracza 20 000 zł, opłaty sądowe są ujednolicone, niezależnie od tego, czy sprawa toczy się w postępowaniu uproszczonym czy zwykłym. Wysokość opłaty od pozwu reguluje ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (dalej: UKSC):

Dla porównania, w postępowaniu nakazowym, które jest szybsze i tańsze, opłata sądowa wynosi 5% wartości przedmiotu sporu, a następnie jest obniżana do ¼ tej kwoty (art. 19 ust 2 pkt 1 UKSC). 

Aby zwiększyć szanse na uzyskanie nakazu zapłaty, warto dołączyć do pozwu dodatkowe dokumenty, które mogą wspierać fakturę VAT i potwierdzać istnienie roszczenia. Oto niektóre z nich:

• umowy – umowa zawarta pomiędzy stronami jest kluczowym dokumentem, który może jednoznacznie potwierdzić istnienie zobowiązania. Umowa określa warunki transakcji, termin płatności oraz inne istotne elementy, które mogą być pomocne w postępowaniu sądowym;
• zamówienia i potwierdzenia dostaw – dokumenty takie jak zamówienie, list przewozowy czy monitoring paczki mogą wykazać, że zamówienie zostało złożone, a towar lub usługa zostały dostarczone zgodnie z warunkami umowy, czyli że dłużnik otrzymał to, za co ma zapłacić;
• wezwania do zapłaty – dołączenie dowodów doręczenia wezwań do zapłaty, szczególnie tych wysłanych listem poleconym z potwierdzeniem odbioru, pokazuje, że wierzyciel podjął odpowiednie kroki w celu polubownego rozwiązania sprawy;
• korespondencja z dłużnikiem – e-maile, listy czy inne formy komunikacji mogą służyć jako dowód, że dłużnik uznał dług, próbował negocjować warunki płatności lub w inny sposób odniósł się do faktury;
• potwierdzenia przelewów – jeżeli dłużnik dokonał częściowej płatności na rzecz faktury, potwierdzenia przelewów mogą posłużyć jako dowód uznania długu.

Gdy pozew nie spełnia warunków do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, istnieją inne alternatywy, które mogą okazać się skuteczne w dochodzeniu roszczeń. W zależności od charakteru sprawy, możesz skorzystać z elektronicznego postępowania upominawczego (EPU), tradycyjnego postępowania upominawczego lub, w ostateczności, ze zwykłego postępowania sądowego.

Postępowanie upominawcze to kolejna opcja, która umożliwia uzyskanie nakazu zapłaty. Sąd wydaje nakaz zapłaty z urzędu, bez konieczności składania specjalnego wniosku przez powoda. Postępowanie to jest stosowane w sprawach, gdzie roszczenie nie budzi wątpliwości, a jednocześnie nie spełnia warunków do wydania nakazu w postępowaniu nakazowym.

Postępowanie upominawcze odbywa się na posiedzeniu niejawnym, co przyspiesza cały proces. Sąd bada zasadność roszczenia na podstawie dokumentów przedstawionych przez powoda. Koszty postępowania upominawczego są wyższe niż w postępowaniu nakazowym – opłata sądowa wynosi 5% wartości przedmiotu sporu. Natomiast jeśli nakaz zapłaty uprawomocni się, powód odzyskuje 75% uiszczonej opłaty sądowej. Gdy pozwany wniesie sprzeciw, nakaz traci moc, a sprawa jest dalej rozpatrywana w trybie zwykłym.

Nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym może być wydany, gdy roszczenie pieniężne nie budzi wątpliwości co do jego zasadności, a jednocześnie nie spełnia wymogów do wydania nakazu w postępowaniu nakazowym. Sąd rozpatruje sprawę na podstawie przedstawionych przez powoda dokumentów i wydaje nakaz, jeżeli uzna, że powód przedstawił wystarczające dowody na poparcie swojego roszczenia.

Kiedy nie uzyskasz nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym?

Sąd nie wyda nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym, jeżeli:

• roszczenie jest oczywiście bezzasadne – na przykład, jeśli zaległa faktura została już opłacona lub powód dochodzi roszczenia, które nie ma podstawy prawnej;
• twierdzenia co do faktów budzą wątpliwości – jeśli fakty przedstawione w pozwie są niejasne, sprzeczne lub wymagają dodatkowego wyjaśnienia, sąd może uznać, że sprawa nie nadaje się do rozpatrzenia w trybie upominawczym;
• zaspokojenie roszczenia zależy od świadczenia wzajemnego – sąd nie wyda nakazu, jeśli z pozwu wynika, że powód nie spełnił swojego świadczenia wzajemnego, na którym opiera swoje roszczenie;
• miejsce pobytu pozwanego nie jest znane lub doręczenie mu nakazu zapłaty nie może nastąpić w kraju – w przypadku braku możliwości doręczenia nakazu zapłaty w kraju, sąd nie może skutecznie prowadzić postępowania upominawczego.

Jeśli sąd stwierdzi, że nie ma podstaw do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym, sprawa zostanie przekazana do rozpatrzenia w trybie zwykłym, co wiąże się z bardziej złożonym i dłuższym procesem.

Elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) to szybka i skuteczna metoda dochodzenia roszczeń pieniężnych (wyłącznie), realizowana całkowicie online przez tzw. e-sąd. EPU jest szczególnie przydatne, gdy Twoje roszczenie nie wymaga skomplikowanego postępowania dowodowego. Całość procedury, od złożenia pozwu do uzyskania nakazu zapłaty, odbywa się elektronicznie, co znacząco przyspiesza cały proces.

W EPU sąd działa na posiedzeniu niejawnym, bez konieczności stawiania się stron w sądzie. Sąd nie przeprowadza postępowania dowodowego, co oznacza, że nakaz zapłaty może być wydany tylko wtedy, gdy nie ma wątpliwości co do istnienia obowiązku zapłaty po stronie dłużnika oraz jego niewywiązania się z tego zobowiązania. Powód nie musi załączać dowodów do pozwu, ale musi dokładnie opisać swoje roszczenie i wskazać podstawy, na jakich się ono opiera.

Koszty związane z EPU są niższe niż w tradycyjnym postępowaniu – opłata sądowa wynosi jedynie 1,25% wartości przedmiotu sporu. Jednakże, jeśli dłużnik wniesie sprzeciw, nakaz zapłaty automatycznie traci moc, a sprawa zostaje przekazana do rozpatrzenia przez sąd powszechny.

Nakaz zapłaty w EPU nie może być wydany, oprócz sytuacji wskazanych w odniesieniu do postępowania upominawczego, jeżeli powód dochodzi roszczenia innego niż pieniężne lub doręczenie pozwanemu nakazu zapłaty miałoby nastąpić poza granicami kraju.

Jeśli sąd stwierdzi, że nie ma podstaw do wydania nakazu zapłaty w EPU, sprawa zostanie przekazana do rozpatrzenia przez sąd powszechny według właściwości ogólnej.

Zwykłe postępowanie sądowe to najbardziej formalna i kompleksowa forma dochodzenia roszczeń, która powinna być traktowana jako ostateczność. Jest stosowane, gdy roszczenie budzi wątpliwości lub sprawa jest zbyt skomplikowana, aby mogła być rozstrzygnięta w trybach uproszczonych, lub został wniesiony sprzeciw bądź zarzuty od nakazu zapłaty.

Zwykłe postępowanie sądowe pozwala na wnikliwe rozpatrzenie sprawy, w tym przeprowadzenie pełnego postępowania dowodowego z udziałem świadków, biegłych oraz innych środków dowodowych.

Koszty tego postępowania są najwyższe – opłata sądowa wynosi 5% wartości przedmiotu sporu, a proces może trwać znacznie dłużej niż w przypadku uproszczonych trybów postępowania.

Po wydaniu nakazu zapłaty przez sąd, kolejny krok to jego doręczenie dłużnikowi. Doręczenie odbywa się za pośrednictwem poczty. Dłużnik po otrzymaniu nakazu ma ograniczony czas na wniesienie sprzeciwu / zarzutów (2 tygodnie dla sprzeciwu od nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym i miesiąc dla zarzutów w postępowaniu nakazowym).

Dłużnik po otrzymaniu nakazu zapłaty ma kilka możliwości:

• zapłata długu – dłużnik może zdecydować się na uregulowanie należności w całości, co kończy postępowanie. Nakaz zapłaty staje się wówczas prawomocny, a powód może przystąpić do egzekucji, jeśli dłużnik nie zapłaci w wyznaczonym terminie.
• wniesienie zarzutów lub sprzeciwu – dłużnik ma prawo złożyć zarzuty (w postępowaniu nakazowym) lub sprzeciw (w postępowaniu upominawczym lub EPU), jeśli nie zgadza się z treścią nakazu. Wniesienie zarzutów lub sprzeciwu powoduje, że nakaz zapłaty traci moc, a sprawa jest dalej rozpatrywana w trybie zwykłym.

Postępowanie ze sprzeciwu / zarzutów od nakazu zapłaty

Gdy dłużnik wniesie zarzuty lub sprzeciw od nakazu zapłaty, postępowanie nie kończy się automatycznie. W zależności od trybu postępowania, sąd podejmuje kolejne kroki:

• postępowanie nakazowe – jeśli dłużnik wniesie zarzuty od nakazu zapłaty, sąd rozpoznaje sprawę w zwykłym trybie, co oznacza przeprowadzenie pełnego postępowania dowodowego. Sąd może zdecydować o utrzymaniu nakazu w mocy lub jego uchyleniu, w zależności od wyników postępowania;
• postępowanie upominawcze – w przypadku sprzeciwu wniesionego przez dłużnika, nakaz zapłaty traci moc, a sprawa jest przekazywana do dalszego rozpatrzenia w trybie zwykłym. Oznacza to, że sąd przystępuje do pełnego rozpoznania sprawy, w tym ewentualnego przeprowadzenia rozprawy z udziałem stron;
• elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) – w EPU sprzeciw dłużnika również powoduje utratę mocy nakazu zapłaty, a sprawa zostaje przekazana do rozpatrzenia przez sąd powszechny, właściwy miejscowo i rzeczowo.

Jak przebiega egzekucja komornicza?

Egzekucja komornicza jest ostatnim etapem dochodzenia roszczeń, który następuje po uzyskaniu prawomocnego nakazu zapłaty i nadaniu mu klauzuli wykonalności. Procedura egzekucyjna ma na celu przymusowe ściągnięcie należności od dłużnika, który nie uregulował swojego zobowiązania dobrowolnie.

1. Nadanie klauzuli wykonalności

Po uzyskaniu nakazu zapłaty, pierwszym krokiem jest nadanie mu klauzuli wykonalności przez sąd. Klauzula wykonalności potwierdza, że nakaz zapłaty jest prawomocny i może być egzekwowany. Nakaz zapłaty z klauzulą wykonalności staje się tytułem wykonawczym, na podstawie którego można wszcząć postępowanie egzekucyjne.

2. Wniosek o wszczęcie egzekucji

Po uzyskaniu tytułu wykonawczego, wierzyciel składa wniosek do komornika sądowego o wszczęcie egzekucji. We wniosku należy dokładnie wskazać, jakie roszczenia mają być egzekwowane (kwota główna, odsetki, koszty postępowania) oraz jakie środki egzekucyjne mają zostać zastosowane (np. zajęcie wynagrodzenia za pracę, rachunku bankowego, ruchomości czy nieruchomości).

3. Wszczęcie egzekucji przez komornika

Po otrzymaniu wniosku, komornik wszczyna postępowanie egzekucyjne. Komornik informuje dłużnika o wszczęciu egzekucji i przystępuje do zajęcia wskazanych składników majątkowych dłużnika. Komornik może zająć mienie dłużnika, takie jak środki na rachunkach bankowych, wynagrodzenie za pracę, ruchomości (np. samochody) czy nieruchomości.

4. Zajęcie i sprzedaż mienia

Jeśli dłużnik nie ureguluje długu po otrzymaniu informacji o wszczęciu egzekucji, komornik może przystąpić do sprzedaży zajętego mienia. Sprzedaż może odbywać się na licytacji publicznej lub w inny sposób określony przez prawo. Środki uzyskane ze sprzedaży są następnie przekazywane wierzycielowi na poczet zaspokojenia roszczeń.

5. Zakończenie egzekucji

Egzekucja komornicza kończy się, gdy dług zostaje w pełni spłacony lub gdy egzekucja okazuje się bezskuteczna (np. dłużnik nie posiada wystarczającego majątku). W przypadku bezskutecznej egzekucji wierzyciel ma prawo do ponownego wszczęcia egzekucji, jeśli sytuacja finansowa dłużnika ulegnie zmianie w przyszłości.

Dochodzenie należności z faktury VAT może wiązać się z wieloma wyzwaniami prawnymi, które wymagają profesjonalizmu i znajomości przepisów. Każda sprawa jest inna, a wybór odpowiedniego trybu postępowania może zaważyć na skuteczności odzyskania długu.

W tych okolicznościach rozważyć skorzystanie ze wsparcia profesjonalisty – radcy prawnego czy adwokata, który przeprowadzi cały proces, od przygotowania pozwu aż po egzekucję komorniczą. Dzięki temu zyskasz pewność, że Twoje roszczenia są skutecznie dochodzone.

Jeśli potrzebujesz pomocy z dochodzeniem należności z faktury, skontaktuj się ze mną, a z pewnością znajdziemy rozwiazanie Twojej sprawy.