Kontrola podatkowa przedsiębiorcy z urzędu skarbowego – przebieg i jak ją bezpiecznie przejść

Kontrola podatkowa to sprawdzanie przez urząd skarbowy, czy przedsiębiorca prawidłowo rozlicza podatki i wywiązuje się ze swoich obowiązków. Urząd porównuje dokumenty i sprawdza, czy wszystko zgadza się z przepisami prawa podatkowego. Kontrola jest przeprowadzana według określonych zasad opisanych w Ordynacji podatkowej.

Taką kontrolę przeprowadzają urzędy skarbowe, czyli tzw. organy podatkowe pierwszej instancji. Ich zadaniem nie jest wyłącznie karanie za błędy – chodzi przede wszystkim o kontrolę uczciwości i przejrzystości w rozliczeniach podatkowych.

Cel i zakres kontroli podatkowej

Głównym celem kontroli jest sprawdzenie, czy firma rozlicza się zgodnie z przepisami. Kontrolerzy analizują deklaracje podatkowe, księgi rachunkowe, ewidencje, faktury oraz inne dokumenty, które mają wpływ na płacone podatki. Sprawdzają, czy stosowane są prawidłowe stawki podatkowe i czy wszystkie ulgi zostały rozliczone zgodnie z przepisami prawa.

Zakres kontroli jest zawsze opisany w zawiadomieniu o kontroli. Urzędnicy nie mogą wykraczać poza to, co jest w nim napisane. Kontrola może dotyczyć konkretnych typów podatków (np. VAT, PIT, CIT), określonych okresów rozliczeniowych albo konkretnych transakcji.

Urzędnicy mogą zacząć kontrolę z własnej inicjatywy, gdy uznają, że jest taka potrzeba, np. po analizie ryzyka lub otrzymaniu sygnałów o możliwych nieprawidłowościach. Urząd nie musi mieć wcześniejszego wniosku od innej osoby ani firmy, żeby podjąć decyzję o kontroli.

Najczęstsze powody wszczęcia kontroli podatkowej

• Błędy lub podejrzenia o błędy w deklaracjach podatkowych – np. niezgodności w raportach JPK, nietypowe kwoty lub wartości różniące się od norm branżowych.
• Skargi od klientów lub partnerów biznesowych.
• Analiza ryzyka przez urząd – np. wyraźnie duże zwroty VAT, powiązania z innymi sprawdzanymi firmami.
• Losowy wybór – czasem firmy są wybierane do kontroli całkowicie losowo.
• Brak złożenia deklaracji, zaniżenie podatku do zapłaty, zawyżona strata podatkowa.

Czy urząd musi powiadomić o kontroli?

Najczęściej urząd skarbowy powiadamia przedsiębiorcę o zamiarze rozpoczęcia kontroli co najmniej 7 dni przed jej rozpoczęciem. Maksymalny czas od doręczenia zawiadomienia do wszczęcia kontroli to 30 dni. Jeśli urząd nie zacznie kontroli w tym czasie, musi przysłać nowe zawiadomienie. Kontrola może zacząć się szybciej, jeśli przedsiębiorca napisze oświadczenie, że się zgadza.

Kiedy kontrola jest bez zapowiedzi?

Są sytuacje, gdy urząd skarbowy nie musi informować z wyprzedzeniem o kontroli. Dotyczy to np.:

• kontroli zasadności zwrotów VAT,
• kontroli na wniosek prokuratury lub innych służb,
• podejrzenia działalności niezarejestrowanej,
• przypadków ryzyka popełnienia przestępstwa skarbowego,
• braku możliwości doręczenia pism lub nieznanego miejsca prowadzenia działalności,
• kiedy przedsiębiorca był już prawomocnie skazany za przestępstwa gospodarcze lub skarbowe.

Jeśli kontrola zacznie się nagle, kontrolerzy muszą wyjaśnić powód braku zapowiedzi. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli musi być okazane w ciągu 3 dni roboczych – w przeciwnym razie dokumenty z kontroli nie mogą być dowodem w postępowaniu podatkowym.

Kontrola przebiega według kilku jasno określonych kroków:

1. Otrzymanie zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli (chyba że ustawowe wyjątki pozwalają rozpocząć ją natychmiast).
2. Przekazanie upoważnienia do kontroli przez urzędnika, okazanie legitymacji służbowej.
3. Analiza, sprawdzenie i porównanie dokumentacji firmy z informacjami, które posiada urząd.
4. Zakończenie kontroli z przekazaniem protokołu i możliwością zgłaszania zastrzeżeń.

Co zawiera zawiadomienie o kontroli?

W zawiadomieniu znajdziesz m.in.:

• nazwę i adres urzędu,
• datę, miejsce wystawienia i dane przedsiębiorcy,
• zakres, datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania kontroli,
• informację o prawie do korekty deklaracji,
• podpis osoby upoważnionej.

Gdzie odbywa się kontrola i jak wygląda sprawdzanie dokumentów?

Kontrola zwykle odbywa się w siedzibie firmy, ale możliwa jest też kontrola elektroniczna (na bazie danych z systemu księgowego), przez przesłanie skanów dokumentów lub w biurze urzędu skarbowego, jeśli takie rozwiązanie uzgodni przedsiębiorca.

Urzędnicy sprawdzają dokumenty, które odnoszą się do zakresu kontroli: deklaracje podatkowe, księgi, ewidencje, faktury, umowy, potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe. Pracownicy urzędu mają prawo zadawać pytania, a przedsiębiorca (lub upoważniona osoba) powinien udzielać odpowiedzi.

Ile trwa kontrola podatkowa?

Czas kontroli zależy od wielkości firmy (liczony dla wszystkich kontroli w ciągu roku):

Kontrola może zostać przedłużona w razie wykrycia poważnych nieprawidłowości, ale nigdy nie powinna trwać dłużej niż dwa razy tyle, co standardowy limit dla danego typu przedsiębiorstwa (art. 55 ust. 4 i 6 Prawa przedsiębiorców).

Kontrolerzy skupiają się przede wszystkim na dokumentach i danych mających wpływ na rozliczenia podatkowe.

Sprawdzeniu podlegają najczęściej:

• Deklaracje podatkowe (PIT, CIT, VAT),
• Księgi rachunkowe, ewidencje (np. KPiR, ewidencje VAT, rejestry środków trwałych),
• Faktury sprzedażowe i zakupowe,
• Rachunki, umowy, potwierdzenia przelewów, dokumenty magazynowe,
• Listy płac, umowy o pracę, umowy zlecenia, rozliczenia ZUS,
• Wyciągi bankowe,
• Dokumenty w języku obcym – urząd może żądać tłumaczenia na język polski,
• Dane elektroniczne, takie jak JPK_VAT czy pliki JPK z systemów komputerowych (w formacie XML).

Urzędnicy mogą żądać tylko dokumentów związanych z objętym kontrolą zakresem.

Jak daleko wstecz urząd może sprawdzać rozliczenia?

Urząd może kontrolować dokumenty i rozliczenia firmy do 5 lat wstecz (licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku). Dlatego trzeba przechowywać dokumentację przez taki okres.

Prawa przedsiębiorcy

• Bycie obecnym podczas czynności kontrolnych i możliwość uczestnictwa w nich,
• Powołanie pełnomocnika (doradcy, prawnika, księgowego),
• Składanie wyjaśnień, zastrzeżeń do protokołu kontroli (w ciągu 14 dni),
• Możliwość wniesienia sprzeciwu, jeśli urząd przekroczy kompetencje,
• Odszkodowanie za szkody powstałe wskutek nieprawidłowych działań urzędu,
• Dostęp do akt sprawy, robienie notatek,
• Odmowa pokazania dokumentów niezwiązanych z zakresem kontroli.

Obowiązki przedsiębiorcy

• Umożliwienie wstępu do firmy, biura, dokumentacji,
• Udostępnienie wymaganych dokumentów i akt,
• Pokazanie majątku firmy, jeśli jest tego wymaga,
• Przygotowanie spisu z natury na żądanie urzędu,
• Pozwolenie na dokumentowanie przebiegu kontroli (zdjęcia, nagrania),
• Tłumaczenie dokumentów w języku obcym (na żądanie),
• Udzielanie wyjaśnień związanych z przedmiotem kontroli,
• Zapewnienie warunków do pracy dla kontrolujących,
• Przekazanie danych elektronicznych, jeżeli księgi prowadzone są na komputerze.

Po stronie przedsiębiorcy leży pokrycie kosztów wykonania tych obowiązków.

Pełnomocnik podczas kontroli

Przedsiębiorca może upoważnić osobę zaufaną, doradcę lub prawnika do reprezentowania go w trakcie kontroli. Pełnomocnika można zgłosić pisemnie lub ustnie. Taka osoba może odbierać dokumenty, składać wyjaśnienia lub zastrzeżenia do protokołu. Pomoc pełnomocnika jest szczególnie przydatna przy bardziej złożonych kontrolach.

Porządkowanie dokumentów

• Zbierz i sprawdź faktury, umowy, dowody księgowe oraz deklaracje dotyczące zakresu kontroli – powinny być kompletne, czytelne i prawidłowe.
• Przejrzyj zapisy w księgach i ewidencjach – koryguj błędy oraz braki.
• Upewnij się, że oprogramowanie do księgowości umożliwia generowanie plików JPK w wymaganym formacie.
• Przetłumacz (jeśli trzeba) dokumenty na język polski przez tłumacza przysięgłego (koszty ponosi firma).
• Zadbaj o dobrą archiwizację i łatwy dostęp do dokumentów z ostatnich 5 lat.

Jeśli masz biuro rachunkowe, poinformuj je jak najszybciej o otrzymaniu zawiadomienia – pomoże w kompletowaniu i sprawdzeniu dokumentacji.

Przygotowanie pracowników

• Powiadom osoby odpowiedzialne za księgowość i podatki o kontroli,
• Wyznacz osobę do kontaktu z urzędem – tylko ona odpowiada na pytania kontrolerów,
• Ustal, że pracownicy mają przekazywać kontrolującym tylko niezbędne informacje,
• Zadbaj o dobre warunki pracy dla urzędników, jeśli kontrola odbywa się w siedzibie firmy.

Korekty deklaracji przed kontrolą

Po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli, ale jeszcze przed jej rozpoczęciem, można złożyć korektę deklaracji podatkowej i opłacić ewentualne zaległości. Złożenie korekty po rozpoczęciu kontroli nie będzie już możliwe dla obszaru objętego kontrolą.

Po zakończeniu czynności kontrolnych urząd przygotowuje protokół, w którym spisane są ustalenia z kontroli.

• Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje przedsiębiorca, drugi zostaje w urzędzie.
• Protokół opisuje zakres, miejsce, czas, wyniki i uwagi kontrolujących, a także pouczenie o przysługujących prawach.
• Przedsiębiorca ma 14 dni na złożenie wyjaśnień lub zastrzeżeń.

Dalsze działania urzędu

W przypadku nieprawidłowości wykazanych w protokole urząd może wszcząć postępowanie podatkowe. Postępowanie to uruchamiane jest w przypadku:

• Wykrycia błędów podatkowych,
• Braku złożenia deklaracji,
• Braku korekty deklaracji obejmującej nieprawidłowości.

Czas na wszczęcie postępowania to 6 miesięcy po zakończeniu kontroli.

Co może zrobić przedsiębiorca po kontroli?

• Złożyć zastrzeżenia do protokołu – da to szansę wyjaśnić sporne kwestie,
• Złożyć korektę deklaracji po otrzymaniu protokołu, jeśli uznaje błędy,
• Wziąć udział w postępowaniu podatkowym i przedstawiać dowody oraz odwołania,
• Wnieść sprzeciw w przypadku naruszenia jego praw przez urząd,
• Odwołać się od decyzji podatkowej do wyższej instancji lub sądu administracyjnego.

Aby przejść kontrolę bez problemów, warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach:

• Zawsze terminowo i poprawnie składaj wszystkie deklaracje podatkowe i wpłacaj należności,
• Dbaj o porządek w dokumentacji i archiwizuj ją co najmniej przez wymagane 5 lat,
• Regularnie sprawdzaj poprawność rozliczeń podatkowych (sprawdzaj, czy nie ma błędów),
• Dokładnie sprawdzaj, czego dotyczy kontrola i nie przekazuj dokumentów spoza tego zakresu,
• Bądź aktywnie obecny podczas kontroli, odpowiadaj jasno na pytania, nie podejmuj zbędnych dyskusji,
• Złóż korekty deklaracji przed kontrolą, jeśli znajdziesz błędy,
• Śledź zmiany w prawie podatkowym i aktualizuj swoją wiedzę oraz stosuj się do nowych przepisów.

Kiedy skorzystać z pomocy prawnika?

• Gdy rozliczenia firmy są trudne i liczne, szczególnie przy transakcjach zagranicznych lub wielu ulgach podatkowych,
• Kiedy znajdziesz błędy w dokumentach – doradca pomoże je naprawić,
• Jeśli nie jesteś pewien swoich praw i obowiązków,
• Gdy kontrola jest źródłem dużego stresu,
• Gdy urząd wysuwa zarzuty, z którymi się nie zgadzasz,
• Do profesjonalnej reprezentacji w kontaktach z urzędem i podczas kontroli.

Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej przy kontroli podatkowej, skontaktuj się z nami.