Ile kosztuje sprawa w sądzie pracy? Ponoszenie i zwrot kosztów sądowych

Koszty procesu, jak sama nazwa wskazuje, to koszty które należy ponieść w związku z dochodzeniem swojej sprawy w sądzie. Na koszty procesu składają się:

• koszty sądowe,
• koszty strony, która działa w sprawie osobiście lub z pełnomocnikiem nieprofesjonalnym^[1]chodzi o pełnomocnika innego niż adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy itd.,
• koszty związane z reprezentowaniem strony przez profesjonalnego pełnomocnika^[2]E. Marszałkowska-Krześ, I. Gil (red.), Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz, wyd. 36, 2025.

Same koszty sądowe obejmują opłaty i wydatki sądowe — np. opłatę od pozwu lub wniosku oraz zaliczki na biegłego.

W sprawach z zakresu prawa pracy koszty procesu to wszystkie koszty, które dana strona musi ponieść. Dotyczy to zarówno pracownika, jak i pracodawcy — każdego, kto dochodzi swoich praw przed sądem pracy.

TO WAŻNE! Zobacz też, jakie są terminy dochodzenia roszczeń przed sądem pracy.

Jedyny wyjątek to apelacja przy WPS powyżej 50 000 zł. Wtedy płacisz opłatę tylko od nadwyżki ponad tę kwotę, na zasadach art. 13 UKSC^[4]J. Rumian, Koszty sądowe w sprawach z zakresu prawa pracy w świetle nowelizacji ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, PS 2024, nr 7-8, s. 102-115.. Podstawą wyliczenia jest wartość przedmiotu sporu, nie wartość przedmiotu zaskarżenia — nawet jeśli apelujesz tylko od części wyroku.

Przykład: WPS wynosi 100 000 zł, a zaskarżenie 30 000 zł. Opłatę liczysz od nadwyżki 50 000 zł (100 000 zł – 50 000 zł) — zapłacisz więc 2 500 zł, nie od kwoty zaskarżenia.

Zwolnienie działa tylko wtedy, gdy sam wnosisz powództwo. Jako pozwany nie korzystasz z niego wcale — płacisz pełne opłaty na zasadach ogólnych.

Koszty ponoszone przez pracodawcę

Pracodawcy nie przysługuje zwolnienie podmiotowe, jakie ma pracownik. Ma za to ułatwienie. Od apelacji, zażalenia, skargi kasacyjnej i skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia płaci tylko opłatę podstawową — 30 zł, niezależnie od WPS.

Wyjątkiem jest apelacja przy WPS powyżej 50 000 zł. Wtedy — tak jak pracownik — płaci opłatę tylko od nadwyżki ponad 50 000 zł, na zasadach art. 13 UKSC.

Przykład: przy WPS 100 000 zł pracodawca zapłaci od apelacji 2 500 zł — to opłata stosunkowa od nadwyżki 50 000 zł. Nie ma znaczenia, w jakiej części zaskarża wyrok.

Jakie koszty grożą pracownikowi po przegranej sprawie

Przegrana sprawa to przede wszystkim koszty zastępstwa procesowego drugiej strony — musisz zwrócić pracodawcy wynagrodzenie jego adwokata lub radcy prawnego według stawek, które znajdziesz niżej. To główne ryzyko finansowe przegranej.

Sąd może też obciążyć Cię wydatkami — np. zaliczką na biegłego — ale tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach (art. 97 UKSC). To nie jest reguła, to wyjątek.

Jest jednak dobra wiadomość: samej opłaty sądowej, z której byłeś zwolniony, nie musisz zwracać nawet po przegranej. Art. 113 UKSC przewiduje, że takie koszty przejmuje na siebie Skarb Państwa, a nie zwolniony wcześniej pracownik. Poniesiesz je tylko wtedy, gdy to Ty wygrasz — wtedy sąd obciąży nimi pracodawcę.

Pamiętaj też, że sąd może w ogóle nie obciążyć Cię żadnymi kosztami mimo przegranej — o tym wyjątku przeczytasz w sekcji o zasadzie odpowiedzialności za wynik sprawy.

Pamiętaj, że koszty mediacji bywają różne. Zależą od tego, czy mediacja zaczyna się po wszczęciu postępowania, czy strony wybiorą mediację umowną, bez udziału sądu.

W tej drugiej sytuacji, koszty mediacji zależą od stawek, jakie obowiązują u mediatora wybranego przez pracownika i pracodawcę.

Jeżeli, jednak do mediacji skieruje strony sąd, to koszty mediacji są zaliczane do niezbędnych kosztów procesu, zgodnie z art. 98¹ KPC.

Wynagrodzenie mediatora ustalone jest na podstawie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości^[5]§2 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 czerwca 2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zworotwi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym.

Zasady ustalania wynagrodzenia mediatora znajdziesz w poniższej tabeli.

Sądy mają zachęcać strony do mediacji. Dlatego sąd zwraca opłatę uiszczoną przez strony, jeżeli zdecydowały się one na mediację. Taka sytuacja występuje:

• gdy strony zawrą ugodę przed rozpoczęciem rozprawy przed sądem I instancji — wtedy sąd z urzędu zwraca całą opłatę uiszczoną od pozwu lub innego pisma wszczynającego postępowanie,
• gdy strony zawrą ugodę po rozpoczęciu rozprawy — wtedy sąd z urzędu zwraca połowę tej opłaty.

Inaczej jest przy mediacji zakończonej ugodą na skutek skierowania przez sąd (art. 104¹ KPC). Koszty mediacji znosi się wtedy wzajemnie — każda ze stron ponosi koszty swojego udziału w postępowaniu mediacyjnym^[6]P. Rylski, A. Olaś (red.), Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz, wyd. 3, 2024.

Jeżeli pracownik decyduje się na skorzystanie z usług profesjonalnego pełnomocnika z wyboru, to musi liczyć się z kosztami takiej usługi.

Koszty mogą się kształtować bardzo różnie — zależy to od Twoich potrzeb. Chodzi o to, czy zależy Ci tylko na sporządzeniu pisma procesowego, czy na pełnym zastępstwie w całej sprawie. Zawsze są jednak regulowane w umowie z prawnikiem.

Wynagrodzenie może mieć charakter ryczałtowy, godzinowy lub mieszany. Pamiętaj, że profesjonalny pełnomocnik nie powinien ustalać wynagrodzenia tylko ”za wygraną sprawę”, a obietnice takiej wygranej są często wątpliwe.

Jeżeli jesteś zainteresowany wniesieniem swojej sprawy do sądu, skontaktuj się z nami i uzyskaj bezpłatną ocenę swojej sprawy.

Zasada odpowiedzialności za wynik sprawy jest uregulowana w art. 98 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego (dalej: KPC).

Zwrot kosztów procesu należy się stronie na żądanie. Nie zapomnij zgłosić takiego żądania w piśmie, które składasz do sądu — pozwie, wniosku lub innym.

O tym, kto daną sprawę wygrał lub przegrał i w jakiej części, decyduje oczywiście sąd w orzeczeniu kończącym postępowanie. W zależności od tej decyzji, różne mogą być rozstrzygnięcia o kosztach, np.:

• jeżeli roszczenie pracownika zostało uwzględnione w całości przez sąd, to otrzyma on zwrot kosztów procesu w całości;
• jeżeli sąd uwzględni powództwo co do 6 000 zł, a oddali co do 4 000 zł, koszty rozdzieli stosunkowo między obie strony,
• jeżeli sąd oddali powództwo pracownika w całości (nie uwzględni go), to powód będzie zobowiązany zwrócić koszty pracodawcy.

Pamiętaj również o wydatkach — np. zaliczce na biegłego. Sąd może je nałożyć na pracownika tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach (art. 97 UKSC).

Kiedy sąd może nie obciążyć Cię kosztami mimo przegranej

W wypadkach szczególnie uzasadnionych sąd może zasądzić od strony przegrywającej tylko część kosztów albo nie obciążać jej kosztami wcale (art. 102 KPC). To wyjątek od reguły odpowiedzialności za wynik sprawy. Decyduje sytuacja majątkowa strony, charakter sprawy albo to, czy przegrana wynikała z okoliczności od niej niezależnych.

Zasadę już znasz z powyższych sekcji: pracownik jako powód i pracodawca płacą wyłącznie za apelację powyżej 50 000 zł WPS. Maksymalny pułap tej opłaty wynosi 100 000 zł — od 23 września 2025 r., wcześniej było to 200 000 zł.

Pełny mechanizm liczenia opłaty stałej i stosunkowej znajdziesz w artykule Ile naprawdę kosztuje proces cywilny o zapłatę długu?

Ile musisz zwrócić pełnomocnikowi drugiej strony po przegranej

Do niezbędnych kosztów procesu zalicza się wynagrodzenie pełnomocnika — adwokata albo radcy prawnego (art. 98 § 3 KPC). Zwracasz je jednak tylko do wysokości stawki minimalnej z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości, nie realnej kwoty, jaką przeciwnik zapłacił swojemu prawnikowi.

Stawka zależy od rodzaju roszczenia (§ 9 rozporządzenia MS ws. opłat za czynności radców prawnych). Rozporządzenie dla adwokatów przewiduje te same kwoty.

• nawiązanie umowy o pracę, uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenie do pracy lub ustalenie sposobu ustania stosunku pracy – 360 zł,
• wynagrodzenie za pracę lub inne odszkodowanie – 75% stawki liczonej od wartości roszczenia,
• inne roszczenia niemajątkowe – 240 zł,
• ustalenie wypadku przy pracy, jeśli nie łączy się z dochodzeniem odszkodowania lub renty – 480 zł,
• świadczenie odszkodowawcze z wypadku przy pracy lub choroby zawodowej – 50% stawki liczonej od wartości roszczenia.

Aktualne stawki obowiązują od 1 stycznia 2026 r. — wcześniej były niższe. Powyżej stawki minimalnej pełnomocnik może zażyczyć sobie więcej. To już kwestia jego umowy z klientem, nie przepisów.

Jakie są ukryte wydatki w procesie

Opłata od pozwu i stawka pełnomocnika to nie wszystko. W praktyce dochodzą do tego inne, łatwe do przeoczenia wydatki.

• zaliczka na biegłego — przy opinii specjalisty (np. lekarza przy wypadku przy pracy) to zwykle 1500–5000 zł,
• koszty stawiennictwa świadków — zwrot utraconego zarobku i kosztów dojazdu, jeśli to Ty wnioskowałeś o przesłuchanie,
• opłata za apelację — patrz wyżej, dotyczy tylko WPS powyżej 50 000 zł.

Wszystkie te wydatki ostatecznie rozlicza sąd w wyroku, według tej samej zasady odpowiedzialności za wynik sprawy co pozostałe koszty procesu.

Jako pracownik-powód jesteś zwolniony z gros kosztów już z mocy samego prawa — nie musisz o nic wnioskować. Mechanizm tego zwolnienia (art. 96 ust. 1 pkt 4 i art. 35 UKSC) opisałem szczegółowo w sekcji o kosztach ponoszonych przez pracownika.

Zwolnienie ustawowe nie obejmuje jednak wszystkiego. Poza jego zakresem jesteś np. wtedy, gdy jesteś pozwanym, albo gdy dotyczy Cię opłata od apelacji przy WPS powyżej 50 000 zł. Wtedy możesz osobno wnioskować o zwolnienie na zasadach ogólnych (art. 102 i nast. UKSC) — ta ścieżka dotyczy też pracodawcy, który w ogóle nie korzysta ze zwolnienia ustawowego.

Sąd sam z siebie takiego zwolnienia nie przyzna — musisz złożyć wniosek z oświadczeniem o stanie majątkowym i wykazać w nim, że nie możesz ponieść kosztów sądowych bez uszczerbku dla utrzymania siebie i rodziny. Wzór oświadczenia znajdziesz tutaj. 

Pełnomocnik z urzędu — bezpłatna pomoc prawna

Zwolnienie z kosztów sądowych to jedno, a koszt adwokata lub radcy prawnego z wyboru to drugie. Jeśli nie stać Cię na pełnomocnika, możesz wnioskować o ustanowienie pełnomocnika z urzędu — bezpłatnie dla Ciebie (art. 117 KPC).

Masz do tego prawo nawet jeśli sąd nie zwolnił Cię z kosztów sądowych. Wystarczy oświadczenie, że nie jesteś w stanie ponieść kosztów wynagrodzenia pełnomocnika bez uszczerbku dla siebie i rodziny (art. 117 § 2 KPC). Sąd uwzględni wniosek, jeśli uzna udział profesjonalnego pełnomocnika za potrzebny.

Warto rozważyć sytuację, kiedy pracownik będzie reprezentowany przez instytucję jaką jest PIP. Dzieje się tak w sprawie o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy wytoczonej z powództwa okręgowego inspektora pracy. Wówczas nie ponosisz kosztów sądowych — ale pracodawca mimo to płaci opłatę podstawową od pism wymienionych wyżej (art. 35 ust. 2 UKSC).

Koszty postępowania przed sądem pracy celowo są nieuciążliwe dla pracownika. To on, w porównaniu do pracodawcy, zwykle ma mniejsze możliwości finansowe dochodzenia swoich praw. Dlatego ustawodawca zdecydował się na tak szerokie zwolnienie ustawowe, opisane wyżej.