Koszty zastępstwa procesowego – stawki i zasady zwrotu (2026)

Koszty zastępstwa procesowego to część kosztów procesu, którą przegrywający zwraca przeciwnikowi za jego profesjonalnego pełnomocnika. Czym są koszty zastępstwa procesowego w praktyce? To zwrot, a nie zapłata dla prawnika drugiej strony.

Podstawą jest art. 98 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego (dalej: k.p.c.). Strona przegrywająca zwraca przeciwnikowi, na jego żądanie, koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony.

Do kosztów zastępstwa zaliczasz wynagrodzenie jednego adwokata lub radcy prawnego, jednak nie wyższe niż stawki z rozporządzenia (art. 98 § 3 k.p.c.). Dochodzą do tego wydatki pełnomocnika oraz 17 zł opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.

Stronie reprezentowanej przez radcę prawnego sąd zwraca koszty według tych samych zasad co przy adwokacie (art. 99 k.p.c.). Wybór profesji pełnomocnika nie zmienia więc kwoty, którą odzyskasz.

Czym koszty zastępstwa różnią się od kosztów sądowych?

Koszty sądowe to opłaty i wydatki płacone sądowi, na przykład opłata od pozwu albo zaliczka na biegłego. Koszty procesu obejmują koszty sądowe i koszty zastępstwa razem. Wszystkie składniki rozkładam w artykule o tym, ile kosztuje sprawa sądowa i z czego składają się koszty procesu.

Koszty zastępstwa to także nie to samo co honorarium, które płacisz kancelarii. Honorarium wynika z umowy, a koszty zastępstwa z rozporządzenia.

Pierwszym aktem jest rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie. Drugim jest rozporządzenie z tej samej daty w sprawie opłat za czynności radców prawnych. Stawki dla radców prawnych i adwokatów są w nich takie same.

Rozporządzenia mówią o kosztach zastępstwa prawnego, co oznacza to samo co koszty zastępstwa procesowego. Wysokość kosztów zastępstwa prawnego ustala się z uwzględnieniem stawek minimalnych (§ 15 ust. 1). Szczegółowe zasady ustalania kosztów między stronami zawierają art. 98–110 k.p.c.

Paragrafy w tym artykule podaję według rozporządzenia dla radców prawnych, w brzmieniu tekstu jednolitego z 2026 r. Tabela stawek zależnych od wartości przedmiotu sporu (§ 2) nie zmieniła się przy ostatnich nowelizacjach.

Co zmieniło się w stawkach w 2025 i 2026 roku?

• Od 31 grudnia 2024 r. wzrosły stawki w 11 kategoriach spraw. Sprawy o przywrócenie do pracy i o świadczenia z ZUS zdrożały ze 180 zł do 360 zł.
• Od 1 stycznia 2026 r. wzrosły stawki w kolejnych 15 kategoriach. Sprawa o wpis w księdze wieczystej kosztuje teraz 480 zł zamiast 240 zł.
• W tej samej zmianie sprawy o odrzucenie spadku i spis inwentarza zdrożały ze 120 zł do 240 zł.

Nowe stawki stosuje się także w sprawach wszczętych przed 1 stycznia 2026 r. i niezakończonych. Tak wynika z § 2 rozporządzenia zmieniającego z 24 września 2025 r. Sąd, który orzeka o kosztach po tej dacie, stosuje więc nowe kwoty.

W sprawach cywilnych o pieniądze stawka minimalna wynosi od 90 zł do 25 000 zł (§ 2). Decyduje o niej wartość przedmiotu sporu. Wartość przedmiotu sporu to co do zasady kwota, której żądasz w pozwie.

Aktualne stawki kosztów zastępstwa procesowego 2026 (§ 2)

Ile wynoszą koszty zastępstwa przy nakazie zapłaty i w EPU?

W postępowaniu upominawczym, nakazowym, w elektronicznym postępowaniu upominawczym (EPU) i w europejskim postępowaniu nakazowym obowiązują odrębne stawki, niższe niż w § 2 (§ 3 ust. 1). Gdy pozwany skutecznie wniesie sprzeciw albo zarzuty, sąd liczy koszty na zasadach ogólnych z § 2 (§ 3 ust. 2).

Jak skorzystać z tych trybów, wyjaśniam w artykule o tym, jak szybko uzyskać nakaz zapłaty.

Stawki minimalne przy nakazie zapłaty i w EPU (§ 3)

Jakie stałe stawki obowiązują w wybranych sprawach?

W części spraw stawka nie zależy od wartości sporu, tylko od rodzaju sprawy. Stawki w sprawach rodzinnych, spadkowych i wieczystoksięgowych są stałe albo liczone jako procent stawki z § 2.

Stałe stawki minimalne w wybranych sprawach

Koszty zastępstwa obliczasz, ustalając kolejno wartość sporu, tryb, instancję i podstawy podwyższenia. Podstawą obliczenia kosztów zastępstwa procesowego jest wartość przedmiotu sporu. Sąd orzeka o kosztach zastępstwa w każdym orzeczeniu kończącym sprawę w instancji (art. 108 § 1 k.p.c.).

1. Ustal wartość przedmiotu sporu. W sprawie o zapłatę to kwota roszczenia głównego bez odsetek i kosztów (art. 20 k.p.c.).
2. Dobierz próg z tabeli. Stosujesz § 2, a przy nakazie zapłaty i w EPU § 3.
3. Sprawdź rodzaj sprawy. Sprawy niemajątkowe i pracownicze mają stawki stałe albo procentowe.
4. Uwzględnij instancję. W apelacji i zażaleniu stawka to procent stawki z pierwszej instancji (§ 10).
5. Oceń podstawy podwyższenia. Sąd podnosi stawkę tylko przy wykazanym, ponadprzeciętnym nakładzie pracy (§ 15 ust. 3).
6. Dolicz opłatę skarbową. Od pełnomocnictwa złożonego w sądzie płacisz 17 zł.

Ile odzyskasz w sprawie o 40 000 zł?

Pozywasz kontrahenta o 40 000 zł i wygrywasz w pierwszej instancji w zwykłym trybie. Sąd zasądzi co najmniej 3600 zł kosztów zastępstwa i 17 zł opłaty skarbowej.

Jeśli sprawa zakończy się prawomocnym nakazem zapłaty w postępowaniu nakazowym, stawka wynosi 2400 zł. Gdy przeciwnik przegra także apelację przed sądem okręgowym, zwróci Ci dodatkowo co najmniej 1800 zł, czyli 50% stawki.

Czy koszty zastępstwa mogą przekroczyć wartość sporu?

Nie. Podwyższona opłata nie może przekroczyć ani sześciokrotności stawki minimalnej, ani wartości przedmiotu sprawy (§ 15 ust. 3). Przy sporze o 3000 zł minimalna stawka wynosi 900 zł, a górna granica to 3000 zł, a nie 5400 zł.

Wysokość kosztów zastępstwa zależy przede wszystkim od wartości przedmiotu sporu oraz rodzaju prowadzonej sprawy. Innym czynnikiem wpływającym na wysokość kosztów zastępstwa jest tryb postępowania i instancja. Znaczenie ma też to, czy pełnomocnik prowadził sprawę wcześniej.

Jeśli wartość sporu zmieni się w toku sprawy, nową wartość bierze się pod uwagę dopiero od następnej instancji (§ 19). Rozszerzenie powództwa w pierwszej instancji nie podnosi więc automatycznie stawki za tę instancję.

Kiedy sąd podwyższa stawkę ponad minimum?

Sąd ustala opłatę wyższą niż stawka minimalna, jeśli uzasadniają to okoliczności z § 15 ust. 3 rozporządzenia. Te same kryteria powtarza art. 109 § 2 k.p.c.

• Pełnomocnik włożył w sprawę niezbędny nakład pracy: przygotowanie, liczne rozprawy i czynności, także próby ugody przed pozwem.
• Sprawa ma wysoką wartość przedmiotu sporu.
• Pełnomocnik przyczynił się do wyjaśnienia faktów albo spornych zagadnień prawnych.
• Sprawa jest zawiła, bo wymagała na przykład opinii biegłych, wielu świadków i obszernych dokumentów.

W mojej praktyce sądy podwyższają stawkę rzadko. Samo powołanie się na zawiłość sprawy nie wystarcza. Wniosek o podwyższenie musi pokazać konkretny, ponadprzeciętny nakład pracy pełnomocnika, najlepiej na podstawie ewidencji czasu pracy (timesheetów).

Do wniosku o koszty możesz dołączyć oświadczenie o wysokości wynagrodzenia, które faktycznie płacisz pełnomocnikowi. Bez takiego oświadczenia sąd przyjmuje stawkę minimalną, chyba że okoliczności z § 15 ust. 3 uzasadniają inną kwotę (§ 16).

W postępowaniu odwoławczym stawka to procent stawki minimalnej, nie niższy niż 120 zł albo 240 zł (§ 10). Procent jest wyższy, gdy w poprzedniej instancji sprawę prowadził inny pełnomocnik.

Koszty zastępstwa w postępowaniu odwoławczym i kasacyjnym (§ 10)

W sprawach z zakresu prawa pracy przed sądem apelacyjnym obowiązują stawki z § 9. Procentów z § 10 wtedy nie stosujesz (§ 10 ust. 3).

W sprawach pracowniczych stawka zależy od roszczenia (§ 9). Przywrócenie do pracy to stała kwota 360 zł. Wynagrodzenie za pracę to 75% stawki od wartości sporu.

Stawki minimalne w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych (§ 9)

W sprawach o świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego i zaopatrzenia emerytalnego stawka wynosi 360 zł (§ 9 ust. 2).

Jaka stawka obowiązuje w sprawie o odszkodowanie za wadliwe zwolnienie?

W sprawie o odszkodowanie za wadliwe zwolnienie sąd przyjmuje stawkę jak przy przywróceniu do pracy, czyli 360 zł. Tak przesądził Sąd Najwyższy w uchwale z mocą zasady prawnej^[1]Uchwała składu siedmiu sędziów SN z 24 lutego 2011 r., I PZP 6/10, OSNP 2011, nr 21–22, poz. 268..

Sąd Najwyższy odniósł ten pogląd także do odszkodowania za wypowiedzenie z art. 45 § 1 Kodeksu pracy^[2]Postanowienie SN z 13 marca 2012 r., II PZ 3/12.. Zasada ta obowiązuje również na gruncie rozporządzeń z 2015 r.^[3]Wyrok SN z 14 listopada 2019 r., III PK 150/18, OSNP 2020, nr 10, poz. 106.

Inaczej jest, gdy żądasz przywrócenia do pracy razem z wynagrodzeniem za czas pozostawania bez pracy. W apelacji należą się wtedy obie stawki: 360 zł i stawka od wartości wynagrodzenia^[4]Uchwała SN z 7 marca 2018 r., III PZP 5/17..

Jak przygotować samo pismo, piszę w artykule o tym, jak złożyć pozew o przywrócenie do pracy. Pracownik nie płaci opłaty od pozwu, co opisuję w tekście o tym, ile kosztuje sprawa w sądzie pracy.

Koszty zastępstwa ponosi strona przegrywająca, jeśli przeciwnik miał adwokata lub radcę prawnego i zażądał zwrotu kosztów. To zasada odpowiedzialności za wynik procesu z art. 98 § 1 k.p.c.

Od zasądzonych kosztów należą Ci się odsetki ustawowe za opóźnienie od dnia uprawomocnienia się orzeczenia do dnia zapłaty. Sąd orzeka o nich z urzędu (art. 98 § 1¹ k.p.c.).

Kto płaci przy częściowej wygranej?

Przy częściowej wygranej sąd znosi koszty wzajemnie albo rozdziela je stosunkowo (art. 100 k.p.c.). Jeśli żądałeś 100 000 zł, a sąd zasądził 60 000 zł, wygrałeś w 60%, a przeciwnik w 40%.

Sąd może też obciążyć przeciwnika całością kosztów. Dzieje się tak, gdy przegrałeś tylko nieznaczną część albo kwota zależała od oceny sądu, na przykład przy zadośćuczynieniu (art. 100 zd. 2 k.p.c.).

Kiedy przegrany nie zapłaci kosztów zastępstwa?

W wypadkach szczególnie uzasadnionych sąd może zasądzić od przegranego tylko część kosztów albo nie obciążać go nimi wcale (art. 102 k.p.c.). To wyjątek od zasady, a nie druga reguła.

Pozwany odzyska koszty mimo przegranej, jeśli nie dał powodu do wytoczenia sprawy. Musi przy tym uznać żądanie przy pierwszej czynności procesowej (art. 101 k.p.c.).

Kto ponosi koszty zastępstwa przy ugodzie?

Przy ugodzie koszty procesu znosi się wzajemnie, jeśli strony nie postanowiły inaczej (art. 104 k.p.c.). Każda strona płaci więc swojego pełnomocnika, chyba że w ugodzie zapiszecie zwrot kosztów.

Zapis o kosztach negocjuj przed podpisaniem ugody. Po jej zawarciu sąd nie zasądzi ich osobno.

Kto ponosi koszty przy cofnięciu pozwu?

Po cofnięciu pozwu powód zwraca pozwanemu koszty na jego żądanie (art. 203 § 2 k.p.c.). Jeśli pozew cofnięto poza rozprawą, pozwany ma dwa tygodnie na wniosek o koszty (art. 203 § 3 k.p.c.).

Inaczej bywa, gdy cofasz pozew, bo dłużnik zapłacił już po jego wniesieniu. Część sądów traktuje wtedy pozwanego jak przegrywającego, ale orzecznictwo nie jest jednolite. Obie linie opisuję w artykule spłata długu po wniesieniu pozwu a koszty procesu.

Nie. Zasądzenie kosztów zastępstwa procesowego wymaga Twojego wniosku. Kwota nie przekroczy przy tym stawek z rozporządzenia, nawet jeśli Twoje honorarium było wyższe.

Co się stanie, jeśli nie złożysz wniosku o koszty?

Roszczenie o zwrot kosztów wygasa, jeśli przed zamknięciem rozprawy nie złożysz spisu kosztów albo wniosku o ich przyznanie (art. 109 § 1 k.p.c.). Z urzędu sąd orzeka tylko o kosztach strony działającej bez adwokata lub radcy prawnego.

Wniosek o koszty „według norm przepisanych” oznacza stawkę z rozporządzenia. Jeśli chcesz więcej niż minimum, złóż spis kosztów z oświadczeniem o wynagrodzeniu i uzasadnij podwyższenie.

Wynagrodzenie radcy prawnego lub adwokata za reprezentowanie w sądzie ustalasz w umowie z kancelarią, a nie według tabeli z rozporządzenia. Stawki minimalne decydują wyłącznie o tym, ile sąd zasądzi od przeciwnika.

Umowa między klientem a pełnomocnikiem nie wiąże sądu ani przeciwnika. Kancelarie wyceniają zwykle osobno pozew, udział w rozprawach i apelację albo całe prowadzenie sprawy.

Kancelarie rozliczają prowadzenie sprawy ryczałtem, stawką godzinową, modelem mieszanym albo z premią za wynik (success fee). Na cenę wpływa wartość sporu, zawiłość sprawy, liczba rozpraw i czas, który zostaje na działanie.

Radca prawny i adwokat mają przed sądem cywilnym takie same uprawnienia i taki sam zwrot kosztów (art. 99 k.p.c.). Wybór między nimi nie zmienia kosztów, które odzyskasz.

Nasze modele wynagrodzenia i ceny poszczególnych czynności znajdziesz w cenniku usług prawnych kancelarii PO_RADCA. Wstępną ocenę sprawy zwykle przygotowujemy bezpłatnie.

Zwykle nie. Zwrot kosztów zastępstwa pokrywa honorarium tylko do wysokości stawki z rozporządzenia, a nadwyżkę płacisz sam, także po wygranej.

Różnica rośnie w sprawach z wieloma rozprawami i biegłymi, bo stawka minimalna nie zależy od liczby terminów. W sprawie o 40 000 zł sąd zasądzi 3600 zł niezależnie od tego, czy odbyły się dwie rozprawy, czy osiem.

Różnicę powiększa VAT. Jeśli nie odliczasz podatku, płacisz kancelarii kwotę brutto, a sąd nie dolicza VAT do zasądzonych kosztów.

Jak zmniejszyć różnicę między honorarium a zasądzonymi kosztami?

• Złóż spis kosztów z oświadczeniem o wynagrodzeniu faktycznie zapłaconym pełnomocnikowi (§ 16).
• Dołącz ewidencję czasu pracy, gdy wnosisz o stawkę wyższą niż minimalna.
• Wskaż czynności podjęte przed pozwem w celu polubownego rozwiązania sporu, bo sąd bierze je pod uwagę (art. 109 § 2 k.p.c.).
• Wynegocjuj zwrot kosztów w ugodzie, bo bez takiego zapisu koszty znoszą się wzajemnie.
• Ustal w umowie z kancelarią, jak rozliczacie zasądzone koszty zastępstwa.

Przy pełnomocniku z wyboru sąd nie dolicza VAT do zasądzonych kosztów zastępstwa^[5]Uchwała SN z 25 stycznia 2007 r., III CZP 95/06, OSNC 2007, nr 12, poz. 179.. VAT dolicza się tylko do wynagrodzenia pełnomocnika ustanowionego z urzędu.

W podatku dochodowym zwrot kosztów jest dla przedsiębiorcy co do zasady przychodem. Dla osoby prywatnej zwrot do wysokości faktycznie poniesionych wydatków co do zasady przychodem nie jest.

Organy podatkowe oceniają te kwestie w interpretacjach indywidualnych, które chronią tylko wnioskodawcę. Przed rozliczeniem skonsultuj swój przypadek z doradcą podatkowym.

Ryzyko kosztów postępowania sądowego liczysz, zestawiając wygraną i przegraną. Po przegranej płacisz własne wydatki i koszty poniesione przez przeciwnika procesowego na pełnomocnika. Przykład dotyczy sprawy o 40 000 zł w zwykłym trybie, w pierwszej instancji, przy stawkach minimalnych.

Przykład: sprawa o 40 000 zł w pierwszej instancji

Po przegranej apelacji przed sądem okręgowym dochodzi co najmniej 1800 zł kosztów zastępstwa przeciwnika za drugą instancję. Jeśli przeciwnik zmieni pełnomocnika, zapłacisz 2700 zł.

Opłatę i stawkę dla swojej sprawy policzysz w kalkulatorze kosztów sądowych. W sprawach o pieniądze przyda się też tekst o tym, ile kosztuje sądowy proces o zapłatę długu.

Stawki z rozporządzenia dają Ci większą przewidywalność wydatków procesowych. Wiesz z góry, ile najmniej zapłacisz przeciwnikowi po przegranej.

Z mojego doświadczenia najdroższe są sprawy wniesione bez rzetelnej oceny dowodów. Dlatego ryzyko kosztowe liczymy z klientem przed pozwem, a nie po wyroku.