List intencyjny a umowa przedwstępna

Te dwa dokumenty pojawiają się podczas planowania przyszłych umów, ale często są z sobą mylone. Ich główna różnica dotyczy prawnych skutków oraz treści. To nie tytuł dokumentu, lecz to, co jest w nim zapisane, decyduje, czy jest on prawnie wiążący.

Co to jest list intencyjny?

List intencyjny (LOI – Letter of Intent) to dokument określający ogólne warunki przyszłej transakcji. Pokazuje chęć współpracy i podstawowe zasady, na których strony mogłyby podpisać przyszłą umowę. Nie jest opisany w polskim prawie, więc nie ma ustalonych wymogów. Najczęściej korzysta się z niego, gdy strony chcą ustalić wstępne zasady współpracy, ale nie chcą jeszcze podejmować pełnych zobowiązań. Przykładem może być proces rekrutacji na nowe stanowisko – pracodawca chce potwierdzić chęć zatrudnienia, gdy kandydat kończy pracę gdzie indziej.

List intencyjny zazwyczaj nie powoduje prawnych zobowiązań do zawarcia umowy. Jednak niektóre jego elementy, np. klauzula o poufności czy o wyłączności negocjacji, mogą być zapisane tak, że strony będą musiały ich przestrzegać. Jeśli zabraknie tej świadomości, łatwo o pomyłki i niepożądane skutki.

Czym jest umowa przedwstępna?

Umowa przedwstępna jest dokładnie opisana w polskim prawie, w artykułach 389-390 Kodeksu cywilnego. Jedna lub obie strony zobowiązują się w niej, że podpiszą w przyszłości główną umowę (czyli tzw. umowę przyrzeczoną). Taki dokument ma moc wiążącą i powoduje powstanie obowiązku podpisania umowy głównej.

Umowa przedwstępna powinna wskazywać główne warunki umowy przyrzeczonej. Może zostawić ustalenie pewnych szczegółów na później, ale musi określić główne zasady. Na przykład: jeśli ma chodzić o zatrudnienie, trzeba wpisać rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wysokość płacy, wymiar etatu i datę rozpoczęcia. Brak tych elementów czyni umowę przedwstępną nieważną.

Taką umowę podpisuje się zwykle, gdy obie strony są już prawie pewne, że chcą współpracować, ale potrzebują czasu na spełnienie określonych warunków, np. zdobycia zezwoleń czy zakończenia innych zobowiązań.

Główne różnice prawne i praktyczne

Dobór dokumentu zależy od etapu rozmów, stopnia zaufania między stronami oraz tego, jak bardzo skomplikowana jest transakcja. Umowa przedwstępna lepiej zabezpiecza strony pod kątem prawa, a list intencyjny daje większą swobodę na początkowym etapie rozmów.

Wybór dokumentu zależy od sytuacji, stanu rozmów oraz od tego, jak bardzo stron zależy na gwarancji, że do umowy dojdzie. Każdy dokument sprawdza się w innej fazie współpracy.

Kiedy stosować list intencyjny?

• Początkowe rozmowy i badanie możliwości współpracy, gdy brak jeszcze pełnej decyzji.
• W sytuacjach wymagających elastyczności i niepewności co do przyszłego porozumienia.
• Podczas fuzji i przejęć, gdy strony nie są pewne finalizacji transakcji.
• Gdy jedna strona potrzebuje czasu na analizę (np. due diligence), nie blokując jeszcze w pełni możliwości.
• W rekrutacji na wyspecjalizowane stanowiska, kiedy kandydat musi zakończyć starszą umowę.

Kiedy stosować umowę przedwstępną?

• Gdy strony są już prawie zdecydowane, że chcą podpisać główną umowę.
• Gdy potrzebują formalnego zabezpieczenia swoich interesów.
• Kiedy konieczne jest dokładne określenie warunków transakcji, zanim możliwe będzie podpisanie umowy głównej.
• Przy opóźnieniach spowodowanych oczekiwaniem na pozwolenia albo na zakończenie innych umów (np. wypowiedzenie u pracownika).

Który dokument skuteczniej chroni strony?

Umowa przedwstępna daje dużo większe zabezpieczenie. Przepisy pozwalają dochodzić odszkodowania lub nawet zmusić drugą stronę do podpisania głównej umowy (jeśli zachowana jest właściwa forma, np. akt notarialny przy sprzedaży nieruchomości). List intencyjny daje mniej ochrony, bo nie wywołuje skutków prawnych w zakresie podpisania umowy, z wyjątkiem wybranych klauzul, jak poufność.

Zrozumienie skutków uchylania się od postanowień tych dokumentów pozwala uniknąć wielu problemów.

Czy list intencyjny jest wiążący?

Zwykle nie. Nie powoduje powstania obowiązku podpisania dalszej umowy i polskie prawo go nie opisuje. Jeśli jednak są w nim klauzule obowiązujące, np. o poufności lub wyłączności negocjacji, można dochodzić roszczeń z ich naruszenia. Jeśli list zawiera wszystkie główne postanowienia wymagane w umowie przedwstępnej, czasem może być potraktowany przez sąd jak umowa przedwstępna – choć to sytuacja rzadka.

Skutki niewykonania umowy przedwstępnej

• Możliwość żądania odszkodowania za poniesione straty (koszty negocjacji, analizy, utracone szanse).
• Jeśli spełnione są wymogi formy, możliwość przymuszenia do podpisania głównej umowy przez sąd.
• Roszczenia z tej umowy wygasają po roku od terminu, w którym główna umowa miała być podpisana.

Odszkodowanie i roszczenia

Umowa przedwstępna z zasady pozwala dochodzić odszkodowania za to, że druga strona zawiodła nas oczekiwania (niekoniecznie za cały zysk, jaki byśmy uzyskali). Strony mogą ustalić, że odszkodowanie ma być wyższe, obejmować potencjalne zyski albo określić konkretną karę umowną. List intencyjny pozwala dochodzić odszkodowania tylko wyjątkowo – np. jeśli negocjacje prowadzone były w złej wierze, bez zamiaru podpisania umowy, co traktowane jest jako czyn zabroniony.

Wybór odpowiedniego dokumentu zależy od etapu rozmów i chęci zabezpieczenia swoich interesów. Zawsze należy czytać i ustalać zawartość dokumentu, a nie kierować się samą nazwą.

Na co patrzeć przy podpisywaniu?

• List intencyjny: jasno zaznaczyć, że nie wiąże stron do podpisania umowy, jeśli taka jest intencja. Sprecyzować zakres i czas działania klauzul o poufności lub wyłączności.
• Umowa przedwstępna: koniecznie wpisać wszystkie ważne warunki przyszłej umowy lub zasady ich ustalenia – rodzaj umowy, warunki (np. cena, przedmiot), terminy. Przy niektórych transakcjach (np. nieruchomości), forma pisemna lub notarialna jest wymagana, by można było dochodzić podpisania umowy przed sądem. Warto przemyśleć zapis o odszkodowaniu lub karze umownej za niewykonanie.