Czym są i kiedy naliczyć odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych?

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych to prawo wierzyciela do doliczenia kwoty za każdy dzień zwłoki, gdy kontrahent nie płaci w terminie. Przepisy służą temu, by zrekompensować wierzycielowi czas oczekiwania na pieniądze i zmotywować dłużnika do szybkiej zapłaty.

Nie każde opóźnienie daje jednak takie uprawnienie w ten sam sposób – reguły są określone ustawowo.

Możliwość naliczania odsetek nie wynika z ustaleń stron, lecz z przepisów. Jeśli kontrahent spóźnia się z zapłatą, wierzyciel może żądać spłaty kwoty głównej powiększonej o odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Ma to duże znaczenie dla stabilności finansów firmy, bo długie oczekiwanie na płatność utrudnia regulowanie własnych zobowiązań. Warto więc znać zasady i sposób działania tych odsetek.

Legalna definicja odsetek ustawowych za opóźnienie

Podstawą prawną dla odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych jest ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. W dalszej części używam skrótu u.p.n.o.t.h.

Ten akt prawny określa, kiedy, komu i w jakiej wysokości przysługują odsetki między firmami i podmiotami publicznymi. Celem przepisów jest poprawa terminowości płatności.

Ogólne zasady odsetek za opóźnienie reguluje też Kodeks cywilny w art. 481. Przepis mówi, że jeśli dłużnik spóźnia się ze świadczeniem pieniężnym, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, nawet gdy nie poniósł szkody i nawet gdy dłużnik nie odpowiada za zwłokę.

Odsetki w transakcjach handlowych różnią się jednak od ogólnych odsetek ustawowych zakresem i wysokością – to szczególny przypadek opisany w Ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom.

Czym różnią się odsetki ustawowe za opóźnienie od odsetek w transakcjach handlowych?

Różnią się podstawą prawną, wysokością i kręgiem podmiotów. Odsetki ustawowe za opóźnienie z art. 481 § 2 k.c. stosujesz w każdym stosunku cywilnoprawnym, także w umowie z konsumentem. Odsetki z u.p.n.o.t.h. przysługują wyłącznie w transakcjach handlowych i są wyraźnie wyższe.

Skalę różnicy widać na liczbach. W sierpniu 2026 r. odsetki ustawowe za opóźnienie na zasadach ogólnych wynoszą 9,25% rocznie, a odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych 13,75% rocznie. Wskazanie właściwej podstawy w wezwaniu i pozwie ma więc wymierne znaczenie finansowe.

Odmienny jest też sposób ustalania stawki. Odsetki kodeksowe zmieniają się razem z każdą decyzją Rady Polityki Pieniężnej, a odsetki w transakcjach handlowych tylko dwa razy w roku.

Czym różnią się odsetki ustawowe od umownych?

W praktyce spotykamy dwa główne rodzaje odsetek za opóźnienie: ustawowe i umowne.

Jeśli strony ustaliły odsetki umowne, stosuje się je, o ile nie przekraczają ustawowego limitu. W przeciwnym razie obowiązują odsetki maksymalne za opóźnienie.

Odsetki dzielą się na dwie funkcjonalne kategorie i tylko jedna z nich sankcjonuje spóźnioną zapłatę.

• odsetki kapitałowe – to cena za korzystanie z cudzych pieniędzy (np. pożyczka),
• odsetki za opóźnienie – doliczane, gdy płatność jest po terminie; to forma zadośćuczynienia dla wierzyciela.

W transakcjach handlowych kluczowe są odsetki ustawowe za opóźnienie uregulowane w u.p.n.o.t.h. Dotyczą wyłącznie relacji między firmami i podmiotami publicznymi, a nie umów z konsumentami.

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych

Ten rodzaj odsetek stosuje się między profesjonalnymi uczestnikami obrotu. Ustawa określa ich wysokość i zasady naliczania. Celem jest poprawa płynności firm i ograniczenie zatorów płatniczych.

Wysokość zależy od stopy referencyjnej NBP powiększonej o wskazaną liczbę punktów procentowych:

• 8% – w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym;
• 10% – w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym.

Stawki różnią się zatem dla podmiotów publicznych będących podmiotami leczniczymi oraz dla pozostałych dłużników. Ma to odzwierciedlać specyfikę różnych sektorów.

Czy możesz naliczyć odsetki, gdy umowa ich nie przewiduje?

Tak. Uprawnienie do odsetek wynika z ustawy, a nie z umowy, więc milczenie kontraktu niczego nie odbiera. Strony mogą jedynie ustalić stawkę korzystniejszą dla wierzyciela.

Jeśli strony jasno określą odsetki umowne, stosujesz je zamiast ustawowych. Pozwala to dopasować stawkę do danej transakcji.

Limit jest jednak nieprzekraczalny: odsetki umowne za opóźnienie nie mogą być wyższe niż odsetki maksymalne za opóźnienie, czyli dwukrotność odsetek ustawowych za opóźnienie. Gdy w umowie wpisano stawkę ponad limit, i tak stosuje się odsetki maksymalne.

Prawo do takich odsetek dotyczy relacji B2B i z podmiotami publicznymi. Umowy z konsumentami nie mieszczą się w tej ustawie – tam stosuje się ogólne przepisy Kodeksu cywilnego.

Chodzi o wierzytelności z odpłatnych umów o dostawę towaru lub usługę, zawieranych w ramach działalności gospodarczej stron.

Czym jest transakcja handlowa w rozumieniu ustawy?

Transakcja handlowa to umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, zawarta przez strony w związku z wykonywaną działalnością (art. 4 pkt 1 u.p.n.o.t.h.).

Z definicji wynikają trzy warunki. Umowa musi być odpłatna, musi dotyczyć towaru lub usługi, a obie strony muszą działać w ramach swojej działalności. Nieodpłatne użyczenie ani umowa zawarta prywatnie nie są transakcją handlową, więc brak zapłaty za fakturę przy współpracy B2B rozliczysz według tej ustawy tylko wtedy, gdy te warunki są spełnione.

Komu przysługują odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych?

Odsetek może żądać każdy profesjonalny uczestnik obrotu, który spełnił swoje świadczenie i nie otrzymał zapłaty w terminie.

• przedsiębiorcy (krajowi i zagraniczni),
• osoby wykonujące wolne zawody,
• podmioty publiczne (np. gminy, jednostki budżetowe, agencje rządowe).

Ważne, aby obie strony działały jako profesjonaliści. Jeśli jedną ze stron jest konsument, stosuje się Kodeks cywilny.

Strony transakcji handlowej objęte przepisami

Za transakcję handlową w rozumieniu ustawy uznaje się umowę odpłatną zawartą między:

• przedsiębiorcami,
• osobą wykonującą wolny zawód a przedsiębiorcą/podmiotem publicznym,
• podmiotem publicznym a przedsiębiorcą.

Jeśli występujesz jako konsument, u.p.n.o.t.h. nie znajduje zastosowania — podstawą jest wtedy Kodeks cywilny. Ta sama osoba może działać raz jako konsument, a innym razem jako przedsiębiorca, co zmienia podstawę prawną odsetek.

Odsetki biegną od dnia następującego po upływie terminu zapłaty (termin wymagalności). Gdy strony terminu nie ustaliły, obowiązuje reguła ustawowa opisana niżej.

Ogólny warunek jest prosty: sprzedający wykonał swoje świadczenie (dostarczył towar lub usługę), a kupujący nie zapłacił w terminie. Konkretna data rozpoczęcia naliczania zależy jednak od długości terminu płatności i zapisów umowy.

Jakie są terminy zapłaty w transakcjach handlowych?

Strony ustalają termin zapłaty swobodnie, ale ustawa wyznacza trzy progi: 30 dni, 60 dni oraz odrębny limit dla podmiotów publicznych. Po przekroczeniu każdego z nich zmienia się rodzaj odsetek albo skuteczność samego postanowienia umowy.

Termin dłuższy niż 30 dni. Wierzyciel, który spełnił swoje świadczenie i nie otrzymał zapłaty, może żądać odsetek po upływie 30 dni liczonych od dnia spełnienia świadczenia i doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku (art. 5 u.p.n.o.t.h.).

Tu kryje się pułapka, którą łatwo przeoczyć. Odsetki z art. 5 to odsetki ustawowe z art. 359 § 2 k.c., czyli w wysokości stopy referencyjnej NBP powiększonej o 5,5% rocznie, a nie odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych. Są wynagrodzeniem za korzystanie z cudzych pieniędzy, nie odszkodowaniem za opóźnienie.

Naliczysz je tylko do dnia wymagalności świadczenia. Dopiero od tego dnia zaczynają biec odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych. Wpisanie w wezwaniu jednej stawki za cały okres to typowy błąd, który osłabia pozycję wierzyciela w sporze.

Termin dłuższy niż 60 dni. Strony mogą go ustalić, o ile zrobią to wyraźnie w umowie, a ustalenie nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. Gdy ten warunek nie jest spełniony, wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych po upływie 60 dni od doręczenia faktury (art. 7 ust. 2 u.p.n.o.t.h.).

Inaczej wygląda transakcja asymetryczna. Gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem podmiot z sektora MŚP, termin zapłaty nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury. Dłuższego terminu nie da się skutecznie zastrzec, nawet gdyby spełniał przesłanki z art. 7 ust. 2 u.p.n.o.t.h.

Gdy strony ustaliły harmonogram zapłaty w częściach, limit 60 dni liczysz osobno dla każdej części świadczenia pieniężnego.

Dłużnik będący podmiotem publicznym. Termin zapłaty nie może przekraczać 30 dni od doręczenia faktury. Wyjątkiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym — tutaj granicą jest 60 dni (art. 8 ust. 2 u.p.n.o.t.h.).

Przesłanki naliczania odsetek przy braku określonego terminu płatności

Gdy w umowie nie ma terminu zapłaty, wierzyciel ma prawo do odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych po 30 dniach od wykonania świadczenia (np. dostawy towaru) – do dnia zapłaty. Nie trzeba wysyłać osobnego wezwania, aby zaczęły biec.

Jeśli umowa przewiduje sprawdzenie towaru lub usługi, 30 dni liczy się od zakończenia tego sprawdzenia.

Jeśli chcesz samodzielnie obliczyć odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, to potrzebujesz:

• kwoty zaległości,
• właściwej stawki odsetek,
• liczby dni opóźnienia.

Stawki się zmieniają, więc trzeba sprawdzać aktualne wartości. Można też skorzystać z kalkulatorów odsetek online, ale dobrze znać podstawowy sposób liczenia.

Ile wynoszą odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych w 2026 roku?

W drugim półroczu 2026 r. odsetki wynoszą 13,75% rocznie, a gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym — 11,75% rocznie. Stawki opierają się na stopie referencyjnej NBP, która 1 lipca 2026 r. wynosiła 3,75%.

Stawkę ustala się dwa razy w roku. Dla odsetek należnych za pierwsze półrocze bierzesz stopę referencyjną NBP z 1 stycznia, a za drugie półrocze stopę z 1 lipca. Do stopy dodajesz 8 punktów procentowych, gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym, albo 10 punktów procentowych w pozostałych przypadkach.

Późniejsze decyzje Rady Polityki Pieniężnej nie zmieniają stawki w trakcie półrocza. Wysokość odsetek ogłasza minister właściwy do spraw gospodarki w drodze obwieszczenia w Dzienniku Urzędowym „Monitor Polski”.

Stawki na drugie półrocze 2026 r. ustaliło obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki z 22 czerwca 2026 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Określa ono dwie wartości: 11,75% dla dłużnika będącego podmiotem publicznym leczniczym oraz 13,75% dla pozostałych dłużników, dla odsetek należnych od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r.

Wzór na obliczenie należnych odsetek

Pomocny w obliczaniu należnych odsetek za opóźnienie będzie poniższy wzór:

Odsetki = kwota główna × roczna stopa odsetek × (liczba dni opóźnienia / 365).

Dzielnik wynosi 365 również w roku przestępnym.

Jeżeli w okresie opóźnienia zmieniła się stawka, policz odsetki osobno dla każdego okresu i zsumuj wyniki. Taka sytuacja zdarza się przy opóźnieniach obejmujących przełom półrocza, bo wtedy zmienia się stopa referencyjna właściwa dla obliczeń.

Poza odsetkami wierzyciel może doliczyć zryczałtowaną rekompensatę kosztów odzyskiwania należności. Ma to pokryć podstawowe wydatki, np. działania windykacyjne czy obsługę prawną, bez konieczności zbierania dowodów na każdy koszt.

Takie rozwiązanie ułatwia dochodzenie mniejszych kwot i ogranicza formalności. Można je łączyć z odsetkami.

Czy można łączyć odsetki i rekompensatę?

Tak. Art. 10 ust. 1 u.p.n.o.t.h. przyznaje wierzycielowi zryczałtowaną rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, a jej wysokość zależy od wartości świadczenia pieniężnego.

• Rekompensata wynosi równowartość 40 euro, gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 zł.
• Rekompensata wynosi równowartość 70 euro, gdy wartość świadczenia jest wyższa niż 5000 zł, ale niższa niż 50 000 zł.
• Rekompensata wynosi równowartość 100 euro, gdy wartość świadczenia jest równa 50 000 zł lub wyższa.

Kwotę przeliczasz na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Nie musisz wykazywać, że koszty rzeczywiście poniosłeś. Potwierdza to uchwała Sądu Najwyższego z 11 grudnia 2015 r., III CZP 94/15, zgodnie z którą rekompensata przysługuje bez konieczności wykazania poniesienia tych kosztów.

Gdy rzeczywiste koszty odzyskiwania należności przewyższają ryczałt, możesz dochodzić ich zwrotu w uzasadnionej wysokości na podstawie art. 10 ust. 2 u.p.n.o.t.h. Tę nadwyżkę musisz już udokumentować.

Prawo do rekompensaty powstaje po upływie terminu zapłaty ustalonego w umowie lub wynikającego z ustawy. Oprócz odsetek możesz więc doliczyć rekompensatę za koszty odzyskiwania należności.

Samo upłynięcie terminu płatności nie zawsze wystarcza w praktyce. Wierzyciel może działać etapami – od kontaktu z dłużnikiem, przez wezwanie do zapłaty, po pozew i postępowanie sądowe.

Odsetki to samodzielne roszczenie: można ich żądać łącznie z kwotą główną lub oddzielnie, za cały okres opóźnienia albo za wybrany czas. W treści żądania warto wskazać rodzaj odsetek (ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych) i konkretny okres.

Wezwanie do zapłaty i formalności

Najpierw warto wysłać pisemne wezwanie do zapłaty. To czytelny sygnał dla dłużnika i ważny dokument na wypadek sporu. Sprawdź, jak sformułować skuteczne wezwanie do zapłaty.

Wezwanie powinno zawierać:

• kwotę zaległej należności,
• kwotę odsetek, z podstawą prawną i okresem naliczania,
• informację o ryczałcie 40 euro (jeśli dotyczy),
• termin na zapłatę oraz numer rachunku do przelewu.

Jeśli dłużnik nie zapłaci, można wnieść pozew do właściwego sądu. Nawet gdy ureguluje kwotę główną po terminie, odsetki za okres zwłoki nadal się należą.

Roszczenia o odsetki nie są bezterminowe. Z czasem ulegają przedawnieniu. Każdy dzień opóźnienia tworzy oddzielne roszczenie odsetkowe, które przedawnia się osobno. Trzeba zatem pilnować dat, zwłaszcza przy długich opóźnieniach.

Termin przedawnienia odsetek jako świadczenia okresowego jest krótszy niż dla niektórych roszczeń głównych i biegnie osobno dla każdego dnia zwłoki.

Okresy przedawnienia

• Co do zasady (art. 118 k.c.) roszczenia o świadczenia okresowe przedawniają się po 3 latach – dotyczy to także odsetek za opóźnienie za dany dzień.
• Roszczenie o odsetki przedawnia się jednak najpóźniej z chwilą przedawnienia roszczenia głównego — tak uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 26 stycznia 2005 r., III CZP 42/04.
• Przykład: roszczenia z umowy sprzedaży dokonanej przez przedsiębiorcę przedawniają się po 2 latach (art. 554 k.c.). Wtedy odsetki związane z taką sprzedażą także przedawnią się po 2 latach.

Koniec biegu przedawnienia wypada w szczególnym dniu. Ponieważ termin wynosi co najmniej dwa lata, ostatnim dniem terminu jest 31 grudnia roku, w którym termin upływa (art. 118 zd. 2 k.c.).

Monitoruj kalendarz zarówno dla kwoty głównej, jak i dla odsetek, aby nie utracić możliwości ich dochodzenia.

Najczęstsze pytania o odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych