Czym są i kiedy naliczyć odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych?

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych to prawo wierzyciela do doliczenia kwoty za każdy dzień zwłoki, gdy kontrahent nie płaci w terminie. Przepisy służą temu, by zrekompensować wierzycielowi czas oczekiwania na pieniądze i zmotywować dłużnika do szybkiej zapłaty.

Nie każde opóźnienie daje jednak takie uprawnienie w ten sam sposób – reguły są określone ustawowo.

Możliwość naliczania odsetek nie wynika z ustaleń stron, lecz z przepisów. Jeśli kontrahent spóźnia się z zapłatą, wierzyciel może żądać spłaty kwoty głównej powiększonej o odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Ma to duże znaczenie dla stabilności finansów firmy, bo długie oczekiwanie na płatność utrudnia regulowanie własnych zobowiązań. Warto więc znać zasady i sposób działania tych odsetek.

Legalna definicja odsetek ustawowych za opóźnienie

Podstawą prawną dla odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych jest Ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (u.t.z.t.h).

Ten akt prawny określa, kiedy, komu i w jakiej wysokości przysługują odsetki między firmami i podmiotami publicznymi. Celem przepisów jest poprawa terminowości płatności.

Ogólne zasady odsetek za opóźnienie reguluje też Kodeks cywilny w art. 481. Przepis mówi, że jeśli dłużnik spóźnia się ze świadczeniem pieniężnym, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, nawet gdy nie poniósł szkody i nawet gdy dłużnik nie odpowiada za zwłokę.

Odsetki w transakcjach handlowych różnią się jednak od ogólnych odsetek ustawowych zakresem i wysokością – to szczególny przypadek opisany w Ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom.

Różnica między odsetkami ustawowymi a umownymi

W praktyce spotykamy dwa główne rodzaje odsetek za opóźnienie: ustawowe i umowne.

Jeśli strony ustaliły odsetki umowne, stosuje się je, o ile nie przekraczają ustawowego limitu. W przeciwnym razie obowiązują odsetki maksymalne za opóźnienie.

W finansach występują m.in. dwa typy odsetek:

• odsetki kapitałowe – to cena za korzystanie z cudzych pieniędzy (np. pożyczka),
• odsetki za opóźnienie – doliczane, gdy płatność jest po terminie; to forma zadośćuczynienia dla wierzyciela.

W transakcjach handlowych kluczowe są odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych wg u.t.z.t.h. Dotyczą wyłącznie relacji między firmami i podmiotami publicznymi, a nie umów z konsumentami.

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych

Ten rodzaj odsetek stosuje się między profesjonalnymi uczestnikami obrotu. Ustawa określa ich wysokość i zasady naliczania. Celem jest poprawa płynności firm i ograniczenie zatorów płatniczych.

Wysokość zależy od stopy referencyjnej NBP powiększonej o wskazaną liczbę punktów procentowych. Stawki różnią się m.in. dla podmiotów publicznych będących podmiotami leczniczymi oraz dla pozostałych dłużników. Ma to odzwierciedlać specyfikę różnych sektorów.

Odsetki umowne – czy mogą być naliczane?

Tak, jeśli strony jasno określą je w umowie. Pozwala to dopasować stawkę do danej transakcji.

Limit jest jednak nieprzekraczalny: odsetki umowne za opóźnienie nie mogą być wyższe niż odsetki maksymalne za opóźnienie, czyli dwukrotność odsetek ustawowych za opóźnienie. Gdy w umowie wpisano stawkę ponad limit, i tak stosuje się odsetki maksymalne.

Prawo do takich odsetek dotyczy relacji B2B i z podmiotami publicznymi. Umowy z konsumentami nie mieszczą się w tej ustawie – tam stosuje się ogólne przepisy Kodeksu cywilnego.

Chodzi o wierzytelności z odpłatnych umów o dostawę towaru lub usługę, zawieranych w ramach działalności gospodarczej stron.

Podmioty uprawnione do żądania odsetek

Odsetek mogą żądać m.in.:

• przedsiębiorcy (krajowi i zagraniczni),
• osoby wykonujące wolne zawody,
• podmioty publiczne (np. gminy, jednostki budżetowe, agencje rządowe).

Ważne, aby obie strony działały jako profesjonaliści. Jeśli jedną ze stron jest konsument, stosuje się Kodeks cywilny.

Strony transakcji handlowej objęte przepisami

Za transakcję handlową w rozumieniu ustawy uznaje się umowę odpłatną zawartą między:

• przedsiębiorcami,
• osobą wykonującą wolny zawód a przedsiębiorcą/podmiotem publicznym,
• podmiotem publicznym a przedsiębiorcą.

Jeśli występujesz jako konsument, to nie stosuje się u.t.z.t.h- wtedy podstawą jest Kodeks cywilny. Ta sama osoba może działać raz jako konsument, a innym razem jako przedsiębiorca, co wpływa na podstawę prawną odsetek.

Prawo określa, od kiedy biegną odsetki. Inaczej wygląda to, gdy w umowie jest termin płatności, a inaczej, gdy terminu nie ustalono.

Ogólny warunek jest prosty: sprzedający wykonał swoje świadczenie (dostarczył towar lub usługę), a kupujący nie zapłacił w terminie. Konkretna data rozpoczęcia naliczania zależy jednak od długości terminu płatności i zapisów umowy.

Przesłanki naliczania odsetek przy określonym terminie płatności

Gdy termin płatności jest w umowie:

• odsetki liczy się od dnia po upływie terminu zapłaty,
• przy terminie dłuższym niż 30 dni – odsetki można naliczać po 30 dniach od wykonania świadczenia i doręczenia faktury/rachunku,
• przy terminie dłuższym niż 60 dni – odsetki przysługują po 60 dniach od doręczenia faktury; dodatkowo ocenia się, czy tak długi termin nie był rażąco nieuczciwy wobec sprzedającego,
• jeśli dłużnikiem jest podmiot publiczny – ustawowy maksymalny termin płatności to 30 dni.

Przesłanki naliczania odsetek przy braku określonego terminu płatności

Gdy w umowie nie ma terminu zapłaty, wierzyciel ma prawo do odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych po 30 dniach od wykonania świadczenia (np. dostawy towaru) – do dnia zapłaty. Nie trzeba wysyłać osobnego wezwania, aby zaczęły biec.

Jeśli umowa przewiduje sprawdzenie towaru lub usługi, 30 dni liczy się od zakończenia tego sprawdzenia.

Jeśli chcesz samodzielnie obliczyć odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, to potrzebujesz:

• kwoty zaległości,
• właściwej stawki odsetek,
• liczby dni opóźnienia.

Stawki się zmieniają, więc trzeba sprawdzać aktualne wartości. Można też skorzystać z kalkulatorów odsetek online, ale dobrze znać podstawowy sposób liczenia.

Stawka odsetek ustawowych za opóźnienie w 2024 roku

Wysokość zależy od stopy referencyjnej NBP. W 2024 r. obowiązywały następujące stawki dla transakcji krajowych:

Stawki dla umów zawartych od 1 stycznia 2025 r. zależą od stopy referencyjnej NBP z tego dnia. Przed naliczeniem odsetek trzeba sprawdzić bieżące wartości.

Wzór na obliczenie należnych odsetek

Pomocny w obliczaniu należnych odsetek za opóźnienie będzie poniższy wzór:

Odsetki = kwota główna × roczna stopa odsetek × (liczba dni opóźnienia / 365).

W roku przestępnym dzielimy przez 366.

Przykład. Firma pana Krystiana sprzedała 7 kserokopiarek za 32 000 zł brutto. Termin płatności minął 15 września. Płatność wpłynęła 20 października, czyli po 35 dniach. Przy założeniu stawki 10,1% rocznie: 32 000 zł × 0,101 × (35/365) = 309,92 zł. Tyle wynoszą odsetki. Jeśli w czasie opóźnienia zmieniała się stawka, liczymy je oddzielnie dla każdego okresu i sumujemy.

Poza odsetkami wierzyciel może doliczyć zryczałtowaną rekompensatę kosztów odzyskiwania należności. Ma to pokryć podstawowe wydatki, np. działania windykacyjne czy obsługę prawną, bez konieczności zbierania dowodów na każdy koszt.

Takie rozwiązanie ułatwia dochodzenie mniejszych kwot i ogranicza formalności. Można je łączyć z odsetkami.

Czy można łączyć odsetki i rekompensatę?

Tak, zgodnie z art. 10 ust. 1 u.t.z.t.h wierzycielowi przysługuje ryczałt 40 euro tytułem kosztów odzyskiwania należności. Nie trzeba wykazywać faktycznych kosztów.

Prawo do tej kwoty powstaje po upływie terminu płatności z umowy lub wynikającego z ustawy. Oznacza to, że oprócz odsetek wierzyciel może doliczyć 40 euro jako minimalny koszt dochodzenia długu.

Samo upłynięcie terminu płatności nie zawsze wystarcza w praktyce. Wierzyciel może działać etapami – od kontaktu z dłużnikiem, przez wezwanie do zapłaty, po pozew i postępowanie sądowe.

Odsetki to samodzielne roszczenie: można ich żądać łącznie z kwotą główną lub oddzielnie, za cały okres opóźnienia albo za wybrany czas. W treści żądania warto wskazać rodzaj odsetek (ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych) i konkretny okres.

Wezwanie do zapłaty i formalności

Najpierw warto wysłać pisemne wezwanie do zapłaty. To czytelny sygnał dla dłużnika i ważny dokument na wypadek sporu.

Wezwanie powinno zawierać:

• kwotę zaległej należności,
• kwotę odsetek, z podstawą prawną i okresem naliczania,
• informację o ryczałcie 40 euro (jeśli dotyczy),
• termin na zapłatę oraz numer rachunku do przelewu.

Jeśli dłużnik nie zapłaci, można wnieść pozew do właściwego sądu. Nawet gdy ureguluje kwotę główną po terminie, odsetki za okres zwłoki nadal się należą.

Roszczenia o odsetki nie są bezterminowe. Z czasem ulegają przedawnieniu. Każdy dzień opóźnienia tworzy oddzielne roszczenie odsetkowe, które przedawnia się osobno. Trzeba zatem pilnować dat, zwłaszcza przy długich opóźnieniach.

Termin przedawnienia odsetek jako świadczenia okresowego jest krótszy niż dla niektórych roszczeń głównych i biegnie osobno dla każdego dnia zwłoki.

Okresy przedawnienia

• Co do zasady (art. 118 k.c.) roszczenia o świadczenia okresowe przedawniają się po 3 latach – dotyczy to także odsetek za opóźnienie za dany dzień.
• Jednak odsetki nie mogą przedawnić się później niż roszczenie główne. Jeśli roszczenie główne ma krótszy termin, odsetki „kończą się” razem z nim.
• Przykład: roszczenia z umowy sprzedaży dokonanej przez przedsiębiorcę przedawniają się po 2 latach (art. 554 k.c.). Wtedy odsetki związane z taką sprzedażą także przedawnią się po 2 latach.

Warto monitorować kalendarz – zarówno dla kwoty głównej, jak i dla odsetek – aby nie utracić możliwości ich dochodzenia.