Rada dyrektorów czy zarząd? Sposoby reprezentacji w PSA.
Rada dyrektorów to nowy w polskim prawie organ, który przyszedł do nas z systemu anglosaskiego. Jak wygląda reprezentacja spółki przez radę dyrektorów? Jak powołać radę dyrektorów i jakie zadania ona wykonuje?
Czym jest reprezentacja PSA?
Reprezentacja prostej spółki akcyjnej polega na wykonywaniu przez jej przedstawicieli ( w jej imieniu i na rzecz) czynności dotyczących stosunków zewnętrznych. Mówiąc prościej przedstawiciele spółki mogą podejmować czynności w imieniu spółki w stosunkach zewnętrznych, np. z zewnętrznymi wykonawcami, firmami (czynności sądowe i pozasądowe).
W praktyce oznacza to, że osoby wchodzące w skład rady dyrektorów mają prawo do podejmowania decyzji i zawierania umów z zewnętrznymi podmiotami.
Reprezentacja polega także na występowaniu w imieniu prostej spółki akcyjnej przed instytucjami. Chodzi o wykonywanie działań w postępowaniach sądowych i administracyjnych, np. prowadzenia sprawy o zapłatę za fakturę czy składania odwołania od decyzji administracyjnej.
W skrócie reprezentacja spółki obejmuje też składanie i przyjmowanie oświadczeń woli oraz nawiązywanie stosunków z zewnętrznymi podmiotami. Fachowo zaś mówi się, że członkowie rady dyrektorów mogą reprezentować prostą spółkę akcyjną we wszystkich czynnościach procesowych i pozasądowych.
art. 30073 KSH
Rada dyrektorów prowadzi sprawy spółki, reprezentuje spółkę oraz sprawuje nadzór nad prowadzeniem spraw spółki.
Co to jest rada dyrektorów?
Rada dyrektorów została zaczerpnięta z krajów anglosaskich. Jej nazwa
nawiązuje do angielskiego sformułowania board of directors.
To nowość, jeżeli chodzi o funkcjonowanie spółek kapitałowych. Na pewno w porównaniu z zarządem, czy radą nadzorczą w innych spółkach niż PSA. Zasady funkcjonowania rady dyrektorów zostały uregulowane w Kodeksie spółek handlowych, w oddziale 4. Zgodnie z art. 30073: Rada dyrektorów prowadzi sprawy spółki, reprezentuje spółkę oraz sprawuje nadzór nad prowadzeniem spraw spółki.
Rada dyrektorów może być złożona z jednego lub z kilku dyrektorów. Powołują i odwołują ich akcjonariusze za pomocą uchwały,. Mogą to zrobić wyłącznie z ważnych powodów. Mają również moc zawieszenia dyrektora. Warto zaznaczyć, że umowa spółki może przewidywać inne rozwiązania.
Jeżeli w radzie dyrektorów jest tylko jedna osoba to ma wszystkie prawa tego organu i ma prawo do reprezentowania prostej spółki akcyjnej. Natomiast, gdy w radzie dyrektorów występuje kilku członków, to mają oni obowiązek wspólnego prowadzenia spraw spółki. Wyjątki czy szczegółowe regulacje reprezentacji powinny być określone w umowie spółki i mogą być dalej doprecyzowane w regulaminie rady dyrektorów.
Wszystkie kompetencje rozdzielane są pomiędzy dyrektorów zasiadających w radzie. Powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich dyrektorów. Może być odwołana przez każdego z nich. Uchwała akcjonariuszy może odnosić się do wynagrodzenia członków rady dyrektorów.
Zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy z 19.7.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw, druk sejmowy nr 3236, s. 70-71, dzięki tym zmianom: Inwestorzy anglosascy będą więc mogli odnaleźć w prawie polskim rozwiązania organizacyjne stanowiące odpowiednik instytucji występujących w ich rodzimych porządkach prawnych. http://[1]https://www.sejm.gov.pl/sejm8.nsf/druk.xsp?nr=3236
Czym zajmuje się rada dyrektorów?
Rada dyrektorów czuwa nad sprawami wymienionymi w ustawie lub umowie spółki. Poza tym:
- podejmują decyzje strategiczne dla prostej spółki akcyjnej;
- ustalają strategie i plany biznesowe na okres kilku lat;
- określają strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa spółki i ukształtowanie podstawowych funkcji dotyczących działania przedsiębiorstwa.
Funkcje w radzie dyrektorów można rozdzielić tak, aby niektórzy z nich pełnili rolę zarządczą, a inni doradczą, a jeszcze inni nadzorczą.
Dyrektorzy wykonawczy i nie wykonawczy – jak działa rada dyrektorów?
Umowa spółki, regulamin rady dyrektorów lub uchwała rady dyrektorów mogą delegować niektóre albo wszystkie czynności prowadzenia przedsiębiorstwa spółki na jednego dyrektora albo niektórych dyrektorów (dyrektorzy wykonawczy). Dyrektorzy niewykonawczy sprawują stały nadzór nad funkcjonowaniem prostej spółki akcyjnej.
Od tych zasad obowiązuje jeden wyjątek. Został opisany w art. art. 30075 § 2 i 3 KSH. W skrócie mowa w nich o podejmowaniu decyzji o strategicznym znaczeniu dla spółki, uchwalaniu rocznych oraz wieloletnich sprawozdań finansowych, ustalaniu ustalenie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa spółki i ukształtowanie podstawowych funkcji związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Ostatnim wyjątkiem jest powoływanie prokurenta. Natomiast do jego odwołania wystarczy już tylko jeden dyrektor.
Dyrektorzy nie wykonawczy zajmują się w prostej spółce akcyjnej:
- sporządzaniem oraz składaniem walnemu zgromadzeniu corocznego pisemnego sprawozdania za ubiegły rok obrotowy;
- oceną prawidłowości i rzetelności sprawozdań rady dyrektorów z działalności spółki, tym sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy.
W przypadku gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu ustawowemu, rada dyrektorów lub jej komitet mają obowiązek na co najmniej tydzień przed powiadomić o terminie posiedzenia kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki.
Prosta spółka akcyjna ma również obowiązek zapewnić udział w posiedzeniu kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej. Ta osoba przedstawia na posiedzeniu rady dyrektorów lub jej komitetu sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania dyrektorów.
Aby zapewnić ciągły nadzór nad sprawami prostej spółki akcyjnej może być powołany komitet wykonawczy. Zasiadają w nim wyłącznie dyrektorzy wykonawczy.
Uprawnienia dyrektora niewykonawczego
Dyrektor niewykonawczy w prostej spółce akcyjnej pełni funkcję nadzorczą, dbając o prawidłowe prowadzenie spraw spółki. Ma on prawo do przeglądania wszystkich dokumentów spółki, kontrolowania jej majątku oraz żądania od zarządu i pracowników sprawozdań, wyjaśnień czy innych niezbędnych informacji. Dzięki temu może na bieżąco monitorować działania spółki i oceniać, czy są one zgodne z prawem oraz interesem akcjonariuszy.
Dodatkowo, dyrektor niewykonawczy może wymagać przedstawienia tych informacji na spotkaniach rady dyrektorów lub jej komitetach, co umożliwia pełniejszą kontrolę nad działaniami spółki.
Funkcja dyrektora niewykonawczego przypomina rolę rady nadzorczej w tradycyjnych spółkach kapitałowych. Oprócz bieżącego nadzoru, do jego kluczowych zadań należy ocena rzetelności sprawozdań finansowych oraz innych dokumentów spółki. Na tej podstawie, dyrektor składa coroczne pisemne sprawozdanie na walnym zgromadzeniu, informując o wynikach swojej oceny. Dzięki swoim uprawnieniom, dyrektor niewykonawczy może skutecznie wspierać prawidłowe funkcjonowanie spółki, jednocześnie chroniąc interesy jej akcjonariuszy.
Podejmowanie decyzji w wieloosobowej radzie dyrektorów PSA.
Zazwyczaj do składania oświadczeń w imieniu spółki jest wymagane współdziałanie dwóch dyrektorów albo jednego dyrektora łącznie z prokurentem. Wyjątkiem mogą być zapisy zawarte w umowie prostej spółki akcyjnej. Oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego dyrektora lub prokurenta. Te zasady nie wyłączają ustanowienia prokury i nie ograniczają praw prokurentów.
Ograniczenia reprezentacji w prostej spółce akcyjnej
Reprezentacja dla bezpieczeństwa obrotu podlega prawnym ograniczeniom w niektórych wypadkach. Oto najważniejsze ograniczenia reprezentacji rady dyrektorów/zarządu PSA:
- Przy zawieraniu umów między prostą spółką akcyjną a firmą audytorską wyznaczoną do wykonania badania albo przeglądu sprawozdania finansowego spółka musi być reprezentowana przez pełnomocnika powołanego uchwałą akcjonariuszy lub radę nadzorczą.
- W umowach pomiędzy prostą spółką akcyjną a członkiem rady dyrektorów spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą akcjonariuszy.
- Do złożenia oświadczenia w imieniu prostej spółki akcyjnej konieczna jest współpraca dwóch dyrektorów lub dyrektora z prokurentem.
Umowa prostej spółki akcyjnej może dodatkowo wprowadzać jeszcze inne ograniczenia reprezentacji. Często ustalana jest reprezentacja łączna, czyli do podjęcia decyzji wymagana jest współpraca dwóch dyrektorów. Inna możliwość to wymóg współdziałania dyrektora wykonawczego z niewykonawczym.
Reprezentacja prostej spółki akcyjnej w umowie z dyrektorem lub w sporze z nim
W takiej sytuacji spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą akcjonariuszy. Umowa spółki może określać, że wtedy spółkę może reprezentować także dyrektor niewykonawczy, działający na podstawie uchwały rady dyrektorów, podjętej wyłącznie przez dyrektorów niewykonawczych.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy akcjonariusz wykonuje uprawnienia walnego zgromadzenia (czyli jest jeden akcjonariusz). Wtedy czynność prawna pomiędzy nim a reprezentowaną spółką wymaga sporządzenia aktu notarialnego. Za każdym razem notariusz ma obowiązek powiadomić o tym sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Zarząd, rada nadzorcza i rada dyrektorów – porównanie
Zarząd
Zarząd to organ wykonawczy odpowiedzialny za bieżące zarządzanie spółką i jej reprezentację. Występuje w spółkach kapitałowych i ewentualnie w spółce partnerskiej (jeżeli umowa tak przewiduje). W skład zarządu wchodzi jeden lub więcej członków zarządu.
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością w zarządzie zasiadają osoby spośród wspólników lub spoza ich grona. Zarząd jest powoływany i odwoływany za pomocą uchwały wspólników. Istnieje możliwość uregulowania tego w inny sposób w umowie spółki z o.o. W uchwale wspólników lub w umowie mogą się znaleźć wymagania, jakie muszą spełniać kandydaci na członków zarządu. Zadaniem członków zarządu jest reprezentacja spółki.
Wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 10 czerwca 2021 r., sygn. akt I AGa 170/20
Łączny sposób reprezentacji dotyczyć może jedynie wypadków, kiedy zarząd w spółce jest wieloosobowy. Natomiast a contrario z art. 205 KSH wynika, że jeżeli zarząd jest jednoosobowy, osoba stanowiąca zarząd ma prawo samoistnego reprezentowania spółki, a ograniczanie jej prawa przez ustanowienie obowiązku działania z inną osobą (np. prokurentem), jest bezskuteczne. Przemawia za tym ocena skutków takiego określenia sposobu reprezentacji, która – w wypadku niepowołania prokurentów prowadziłaby do uniemożliwienia prawidłowo ustanowionemu zarządowi reprezentowania spółki. Ponadto gdy zarząd jest jednoosobowy, to nie ma podstaw do określania sposobu reprezentacji w umowie spółki, jej zmiana nic nie wnosi poza deklaratywnym tego potwierdzeniem, wykreślającym reprezentację łączną.
W spółce akcyjnej zarząd zajmuje się prowadzeniem spraw spółki oraz jej reprezentowaniem. Może składać się z jednego lub z większej liczby członków. Zazwyczaj zarządy w spółkach akcyjnych są wieloosobowe. Członkowie zarządu są powoływani i odwoływani przez radę nadzorczą spośród akcjonariuszy lub spoza ich grona. Warto podkreślić, że statut spółki akcyjnej może regulować tę kwestię w inny sposób.
Rada nadzorcza
Rada nadzorcza to organ, którego zadaniem jest kontrolowanie działalności zarządu. Występuje w spółce z o.o. i akcyjnej. Rada nadzorcza w PSA jest powoływana przez walne zgromadzenie akcjonariuszy. Osoba, która zasiada w radzie nadzorczej nie może jednocześnie być członkiem zarządu. Członkowie rady nadzorczej ponoszą odpowiedzialność za wyrządzone szkody.
Rada dyrektorów
Rada dyrektorów łączy w sobie funkcje zarządcze z doradczymi. Jeżeli w radzie dyrektorów zasiada więcej niż jeden członek, to istnieje możliwość powołania dyrektorów wykonawczych i niewykonawczych.
Tym sposobem dyrektorzy wykonawczy pełnią funkcję zarządu, ponieważ prowadzą sprawy prostej spółki akcyjnej. Natomiast dyrektorzy niewykonawczy zastępują radę nadzorczą. Przez cały czas czuwają nad prawidłowym prowadzeniem spraw spółki.
W przeciwieństwie do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ustawodawca wprowadził zasadę wspólnego prowadzenia spraw w przypadku wieloosobowej rady dyrektorów. Może to zostać zmienione w regulaminie lub umowie spółki.
W prostej spółce akcyjnej obieg dokumentów i informacji jest o wiele szybszy niż w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Nadzór nad działalnością spółki i podejmowanie istotnych dla niej decyzji również jest przyspieszony.
Najczęściej zadawane pytania
Przypisy