Samozatrudnienie w praktyce: jak założyć firmę i rozliczać ZUS krok po kroku

Samozatrudnienie to prowadzenie działalności gospodarczej na własny rachunek i we własnym imieniu. Pozwala na elastyczność i wyższe zarobki, ale wymaga wiedzy o zobowiązaniach i możliwych zagrożeniach.

W praktyce oznacza to najczęściej założenie firmy wpisanej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Osoba samozatrudniona pracuje zwykle dla jednej firmy lub kilku wybranych klientów bez zatrudniania pracowników. To różni się od tzw. wolnego zawodu (np. artysta czy architekt), gdzie działalność jest często prowadzona bez rejestrowania firmy, na podstawie umów o dzieło czy zlecenie.

Najczęściej samozatrudnieni świadczą usługi dla jednego przedsiębiorcy. Ważne jest, by umowa B2B nie przypominała umowy o pracę, ponieważ może to prowadzić do problemów z ZUS lub inspekcją pracy. Możesz także pracować dla wielu różnych klientów – taki model to tzw. freelancing, który daje większą swobodę w wyborze projektów.

Samozatrudnienie (B2B) a etat – najważniejsze różnice

Największa różnica polega na statusie prawnym i wynikających z niego prawach. Pracownik etatowy ma przywileje wynikające z Kodeksu Pracy, takie jak płatny urlop czy ochrona przed zwolnieniem. Pracodawca załatwia także formalności z ZUS i podatkami.

Samozatrudniony nie ma tych gwarancji, sam musi płacić składki ZUS i podatki, zarządzać urlopami i świadczeniami. W zamian dostaje większą elastyczność i sam ustala czas oraz miejsce pracy. Ma też wpływ na wysokość zarobków, bo to on ustala stawki i wybiera zlecenia. W wielu przypadkach to oznacza wyższe wypłaty na rękę, bo samozatrudniony nie ponosi wysokich kosztów składek “pracodawcy”.

Kiedy warto przejść na samozatrudnienie i dla kogo to się opłaca?

Zanim przejdziesz na samozatrudnienie, dobrze jest sprawdzić swoje finanse i predyspozycje. To dobry wybór, jeśli chcesz poprawić swoje dochody i mieć większy wpływ na pracę. W Polsce, przez wysokie koszty pracy, samozatrudnienie bywa znacznie korzystniejsze finansowo niż etat.

Najbardziej opłaca się, jeśli możesz świadczyć usługi dla wielu klientów. To daje niezależność i zmniejsza ryzyko utraty dochodów, jeśli jeden zleceniodawca zrezygnuje. Jeśli Twój obecny pracodawca proponuje przejście na współpracę B2B, dokładnie zbadaj warunki – zakres obowiązków, kwestię ZUS i podatków. Samozatrudnienie to także krok pozwalający rozwijać się i podejmować różnorodne projekty.

Początki działalności wymagają odpowiedniego przygotowania. Trzeba spełnić podstawowe wymogi formalne, wybrać nazwę firmy i przypisać jej odpowiednie kody PKD. Wszystko to pozwoli Ci działać legalnie i bez większych problemów.

Przygotowanie formalne i prawne

Żeby prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą, musisz być pełnoletni. Nie musisz mieć polskiego obywatelstwa – obcokrajowcy z UE/EOG mogą zakładać firmy na takich samych zasadach jak Polacy. Osoby spoza UE/EOG muszą mieć odpowiednie pozwolenie na pobyt (np. stały, czasowy, w związku ze studiami).

Jeżeli Twoje przychody są niskie (do 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie, czyli 3499,50 zł w 2025 r.), możesz skorzystać z działalności nierejestrowanej. Jest to możliwe pod warunkiem, że w ostatnich 60 miesiącach nie prowadziłeś działalności i nie pracujesz w spółce cywilnej czy działalności regulowanej.

Wybór nazwy i adresu

Nazwa Twojej firmy zawsze musi zawierać Twoje imię i nazwisko – to wymóg prawny przy jednoosobowej działalności gospodarczej. Ale to nie znaczy, że musisz się ograniczać tylko do tego. Do nazwiska możesz dodać np. specjalizację, branżę albo element kreatywny, który wyróżni Cię na rynku.

Adres firmy możesz ustalić w dowolny sposób – w mieszkaniu, biurze, punkcie usługowym czy nawet prowadząc działalność mobilną. Przy rejestracji zgłaszasz adres do korespondencji i, jeśli chcesz, możesz korzystać z elektronicznego adresu do e-Doręczeń. Niezależnie od wybranego miejsca musisz być w stanie wykazać tytuł prawny do nieruchomości (np. własność, najem, dzierżawa).

Kod PKD i pozwolenia – wyjaśniamy

Do rejestracji firmy musisz wybrać kody PKD (Polska Klasyfikacja Działalności), czyli określić rodzaj wykonywanej działalności. Najważniejsze jest wskazanie głównego kodu PKD – reszta jest dowolna, zależy od dodatkowych działań firmy.

Zazwyczaj nie potrzeba żadnych zezwoleń, ale przy niektórych rodzajach biznesu konieczne są uprawnienia zawodowe, specjalistyczny sprzęt, odpowiednie warunki lokalowe lub dodatkowe zgody, takie jak koncesje albo licencje.

Rejestracja jednoosobowej działalności w Polsce jest łatwa, a większość spraw załatwisz przez internet. Na portalu Biznes.gov.pl możesz zgłosić firmę, a dane automatycznie trafią do ZUS i urzędu skarbowego.

Wniosek CEIDG-1 – czym jest i jak go złożyć?

CEIDG- 1 to najprościej mówiąc elektroniczny wniosek o wpis do rejestru Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

W pierwszej kolejności składasz taki wniosek na stronie Biznes.gov.pl. Do podpisu wystarczy Profil Zaufany (darmowy, zakładany przez internet) lub płatny podpis kwalifikowany.

We wniosku podajesz podstawowe dane osobowe, adresy działalności, nazwy firmy, kody PKD, datę rozpoczęcia działalności oraz czy będziesz zatrudniać pracowników. Jeśli nie masz jeszcze NIP ani REGON, zostaną Ci nadane automatycznie. CEIDG przekazuje dane do ZUS, GUS i urzędu skarbowego – nie musisz więc osobno ich odwiedzać, wszystko załatwisz zdalnie. Wkrótce po zgłoszeniu dostaniesz numer NIP (zazwyczaj jest to 1 dzień roboczy) oraz REGON (do 7 dni).

Zgłoszenie do ZUS i ubezpieczenia zdrowotne

Po rejestracji Twoje dane trafiają do ZUS, gdzie stajesz się płatnikiem składek. Na adres korespondencyjny zostanie Ci przysłany numer rachunku składkowego.

Pamiętaj jednak, że musisz dodatkowo złożyć do ZUS formularz zgłoszeniowy (ZUS ZUA lub ZUS ZZA), aby objąć się odpowiednimi ubezpieczeniami.

Będziesz musiał samodzielnie płacić składki na emeryturę, rentę, wypadkowe (obowiązkowe) oraz ewentualnie chorobowe (dobrowolnie), a także na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i na ubezpieczenie zdrowotne.

Nowi przedsiębiorcy mogą korzystać z “Ulgi na start” oraz “Małego ZUS-u”. Jeżeli oprócz działalności pracujesz na etacie i zarabiasz przynajmniej minimalną krajową, z działalności gospodarczej opłacasz już tylko składkę zdrowotną. To duża oszczędność.

Kiedy trzeba się zarejestrować jako VAT-owiec?

Nie musisz rejestrować się do VAT, jeśli Twoja roczna sprzedaż nie przekracza 200 tys. zł (od 2026 roku limit wzrośnie do 240 tys. zł) lub jeśli oferujesz towary/usługi zwolnione z VAT. W pozostałych przypadkach wypełniasz druk VAT-R, jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży. VAT rozliczasz jako podatnik czynny lub korzystasz ze zwolnienia.

Uwaga: jeśli świadczysz usługi dla byłego pracodawcy, możesz nie mieć prawa do zwolnienia z VAT, jeżeli są to usługi tożsame z tymi, które wykonywali na etacie.

Czy musisz zakładać konto bankowe?

Nie jest obowiązkowe, ale bardzo polecane. Musisz jednak mieć firmowy rachunek, jeśli:

• robisz transakcję z innym przedsiębiorcą i jedna płatność przekracza 15 tys. zł,
• jesteś czynnym podatnikiem VAT (numer konta pojawia się na „Białej Liście VAT”),
• potrzebujesz przelewać podatki lub składki do urzędu,

Mikroprzedsiębiorcy mogą wpłacać podatki i składki także na poczcie.

W praktyce jednak większość przedsiębiorców zakłada konto firmowe, bo ułatwia to rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym

W chwili zakładania działalności musisz określić, w jaki sposób będziesz płacić podatek dochodowy. Dostępne są trzy możliwości:

Forma opodatkowania wpływa na wysokość zobowiązań i księgowość. Przed wyborem dobrze jest porozmawiać z księgowym lub doradcą podatkowym.

Dla wielu początkujących przedsiębiorców składki ZUS są dużym obciążeniem. Polski system przewiduje jednak kilka ulg na początek działalności.

Jakie składki płacisz jako samozatrudniony?

• Ubezpieczenie emerytalne (obowiązkowe)
• Ubezpieczenie rentowe (obowiązkowe)
• Ubezpieczenie wypadkowe (obowiązkowe)
• Ubezpieczenie chorobowe (dobrowolne)
• Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy
• Składka zdrowotna

Podstawa składek bez ulg to przynajmniej 60% prognozowanego średniego wynagrodzenia. Dlatego warto korzystać z dostępnych ulg.

Ulga na start, Mały ZUS Plus

• Ulga na start: Przez 6 pierwszych miesięcy nie płacisz składek na ubezpieczenia społeczne (tylko składkę zdrowotną).
• Mały ZUS Plus: Przez kolejne 24 miesiące płacisz składki od niższej podstawy wymiaru (30% minimalnego wynagrodzenia).

Nie możesz jednak z nich korzystać, jeśli świadczysz usługi na rzecz swojego poprzedniego pracodawcy, które obejmują ten sam zakres obowiązków co na etacie.

Składka zdrowotna – zmiany w 2025 roku

Składka zdrowotna jest obowiązkowa. Jej wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania:

• Skala podatkowa: 9% dochodu, nie mniej niż minimum (314 zł w 2025 r.)
• Podatek liniowy: 4,9% dochodu, minimum 314 zł w 2025 r.
• Ryczałt: zależnie od przychodu, minimum 461,66 zł w 2025 r.

Możesz odliczyć część składki zdrowotnej, jeśli jesteś na podatku liniowym lub ryczałcie (szczegóły u księgowego).

Minimalne wynagrodzenie w 2025 r. to 4666 zł. Wpływa to na podstawy składek ZUS i składkę zdrowotną. Monitoruj zamiany i korzystaj z oficjalnych źródeł, aby nie zalegać z płatnościami.

ZUS przy etacie i działalności gospodarczej – jakie składki zapłacisz?

Wiele osób decyduje się na prowadzenie działalności gospodarczej równolegle z pracą na etacie. To dobre rozwiązanie, jeśli chcesz rozwijać własny biznes, a jednocześnie mieć stabilne źródło dochodu i ubezpieczenie pracownicze.

Jak to wygląda w praktyce?

• Jeśli na etacie zarabiasz co najmniej minimalne wynagrodzenie krajowe, z działalności gospodarczej opłacasz tylko składkę zdrowotną. To oznacza realne oszczędności, bo nie musisz płacić składek emerytalnych, rentowych czy wypadkowych z działalności.
• Jeżeli Twoje wynagrodzenie z etatu jest niższe niż minimalna krajowa, ZUS potraktuje działalność jako główne źródło dochodu i będziesz musiał opłacać wszystkie obowiązkowe składki.

Prowadzenie firmy to nie tylko zarobki, ale też regularne wydatki. Musisz znać podstawowe koszty, aby prawidłowo zaplanować budżet.

• Składki ZUS
• PIT, czyli podatek dochodowy
• Księgowość (samodzielna lub zlecona)
• Ewentualna kasa fiskalna

Dodatkowo:

• Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe
• Usługi biura rachunkowego
• Ubezpieczenia dodatkowe (np. OC zawodowe)
• Koszt oprogramowania, reklamy, materiałów biurowych

Praca w modelu B2B z byłym pracodawcą często jest wybierana ze względów podatkowych, ale niesie ryzyko. Urząd skarbowy lub ZUS mogą zakwestionować taką umowę, jeśli faktycznie nie różni się od stosunku pracy. Jeśli wykonujesz taką samą pracę, w tym samym miejscu, pod nadzorem szefa, ryzykujesz utratę prawa do ulg (Ulga na start, Mały ZUS Plus) i preferencji podatkowych.

Bezpieczniej jest przejść na umowę B2B, gdy zmieniasz zakres czynności albo kontrahenta.

Samozatrudnieni sami decydują o urlopie i sposobie gromadzenia środków na emeryturę. Tracąc przywileje z Kodeksu Pracy, warto dodać zapisy o urlopach do swojej umowy B2B i samodzielnie odkładać na przyszłość, np. na IKZE lub IKE.

Jako przedsiębiorca musisz prowadzić dokumentację finansową – faktury, rachunki i ewidencje. Firmy na karcie podatkowej rozliczane są przez urząd, reszta prowadzi uproszczoną (KPiR) lub pełną księgowość po przekroczeniu określonych przychodów.

Możesz prowadzić księgowość samodzielnie dzięki programom online, ale wielu przedsiębiorców woli powierzyć ją biuru rachunkowemu. Koszt jest wyższy, ale unikasz błędów i zyskujesz spokój.

Kasa fiskalna – kto musi ją mieć?

Kasa fiskalna jest obowiązkowa, jeśli sprzedajesz towary lub świadczysz usługi osobom fizycznym albo rolnikom ryczałtowym, a Twój obrót przekroczy 20 000 zł rocznie (limit ustalany proporcjonalnie w pierwszym roku działalności). Jeśli obsługujesz wyłącznie firmy, nie musisz mieć kasy fiskalnej.

JPK, faktury i deklaracje VAT

Jako przedsiębiorca wystawiasz faktury i przechowujesz je. Jeśli jesteś VAT-owcem, musisz co miesiąc wysyłać Jednolity Plik Kontrolny (JPK) oraz deklaracje VAT. Ułatwia to program księgowy. Plik JPK zawiera szczegółowe dane z rejestrów VAT i musi być przesyłany elektronicznie do urzędu skarbowego.

Zamknięcie firmy

Jeśli chcesz całkowicie zakończyć działalność, złóż wniosek o wykreślenie firmy przez Biznes.gov.pl (formularz CEIDG-1, online, podpis przez Profil Zaufany). Pamiętaj o wykonaniu spisu z natury (remanentu), uregulowaniu zobowiązań i złożeniu ostatnich deklaracji podatkowych i VAT, a także wyrejestrowaniu kasy fiskalnej, jeśli ją miałeś.

Zawieszenie działalności

Możesz też oznajmić o czasowym zawieszeniu działalności (do 24 miesięcy lub bezterminowo). Wtedy nie płacisz ZUS ani podatków. Masz też możliwość dokończenia bieżących rozliczeń i sprzedaży środków trwałych, ale nie możesz w tym czasie wystawiać faktur za nowe zlecenia. Po odwieszeniu działalności wszystkie obowiązki wracają. Nie masz wtedy ochrony zdrowotnej, jeśli nie masz innych tytułów do ubezpieczenia.

Zmiany podatkowe i ZUS po zamknięciu lub zawieszeniu

Zamknięcie działalności to obowiązek rozliczenia się z urzędami, wykonania remanentu i zapłaty ewentualnego podatku od pozostałego majątku. Przy zawieszeniu nie składasz deklaracji VAT i nie płacisz ZUS. Po wznowieniu firmy wszystko wraca do normy.