Umowa B2B z programistą IT – wady i zalety, praktyczny poradnik.
W obrocie można spotkać się z różnego rodzaju umowami zawieranymi z programistami m.in. umowy o dzieło, zlecenie czy o pracę. W tym artykule skupiłem się na specyficznej umowie, zawieranej przez przedsiębiorców. Z tego artykułu dowiesz się jak napisać umowę B2B z programistą, jakie są jej kluczowe elementy oraz czym różni się od innych umów. Dla ułatwienia zrozumienia poszczególnych aspektów, odsyłam Cię do innych artykułów na moim blogu.
Umowa B2B z programistą – kiedy można zawrzeć?
Umowa B2B (z ang. business to business) zawierana jest między przedsiębiorcami, czyli spółkami lub osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobowe działalności gospodarcze (dalej: JDG).
Umowa B2B stanowi rodzaj umowy cywilnoprawnej, która nie zawiera odrębnego uregulowania w Kodeksie cywilnym (dalej: KC). W zależności od tego, jak zostanie stworzona, mogą mieć do niej zastosowanie zapisy o umowie o dzieło, zleceniu i inne.
Najważniejszą zasadą, jaka ma zastosowanie do umowy B2B jest swoboda umów, która oznacza w praktyce tyle, że strony dowolnie mogą ukształtować łączący je stosunek prawny. Jedyne ograniczenia w tym zakresie to:
- legalność – umowa nie może być sprzeczna z przepisami prawa,
- zasady współżycia społecznego – klauzula generalna, która jest definiowana głównie przez orzeczenia sądów,
- natura stosunku – czyli przede wszystkim jakieś utrwalone zwyczaje, praktyki.
Art. 3531 Kodeksu cywilnego – Zasada swobody umów
Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.
Jak napisać umowę B2B z programistą – najważniejsze aspekty
Oznaczenie stron umowy
Może Ci się to wydawać oczywiste, ale często w praktyce mogą się tutaj pojawiać błędy lub braki, które mogą negatywnie wpłynąć na odbiór czy egzekwowanie umowy, a w skrajnych przypadkach powodować jej nieważność.
Pamiętaj, żeby uzupełnić wszystkie dane spółki czy JDG, które są niezbędne z perspektywy identyfikacji tego podmiotu, czyli:
- siedzibę/ miejsce prowadzenia działalności – oprócz tego w umowie wskaż także adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres wymieniony, w umowie możesz także doprecyzować dodatkowe dane do kontaktu jak telefon, e–mail oraz bieżącą formę komunikacji (np. slack, teams itp.),
- miejsce rejestracji podmiotu oraz nr rejestracyjne:
- KRS, NIP i REGON dla spółki
- NIP, REGON dla JDG, oprócz tego do dochodzenia roszczeń może być przydatny PESEL.
Pamiętaj, że zawierając umowę z JDG nie zawierasz jej z „działalnością”, ale z konkretną osobą fizyczną, dlatego oznaczenie powinno brzmieć np.:
,,Jan Kowalski, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą/ firmą ,,ABC Jan Kowalski’’, adres, NIP, REGON’’.
Przedmiot umowy
Tutaj powinieneś dobrze określić zakres zadań, jakie mają być realizowane przez programistę. Jeżeli przedmiotem jest realizacja konkretnego projektu (umowa o dzieło), to w tym miejscu powinien zostać opisany:
- rezultat prac, czyli jaki program ma powstać, jakie powinien mieć funkcjonalności itd.,
- harmonogram powstania projektu – podział na etapy.
Jeżeli przedmiotem będzie świadczenie usług, to należy opisać:
- zakres zadań jakie wchodzą w realizację umowy,
- sposób zlecania prac – może odbywać się to za pomocą zamówień.
Z przedmiotu może też wynikać mieszany charakter umowy, zawierający zarówno elementy dzieła, jak i świadczenia usług, np. stworzenie konkretnego programu i jego utrzymywanie.
Zachowanie poufności
Zobowiązanie do zachowania poufności w umowie z programistą powinno być oczywiste, ale bywa lekceważone. Pamiętaj o uregulowaniu tej kwestii – możesz to zrobić bezpośrednio w umowie B2B albo w odrębnej umowie o zachowaniu poufności (NDA – non–disclosure agreement).
Z perspektywy software house (czy innego podmiotu zatrudniającego programistę) masz wiele do stracenia – informacje poufne obejmują Twoją tajemnicę przedsiębiorstwa. Są to m.in. informacje o:
- projektach,
- klientach,
- wykorzystywanych technologiach,
- bazach danych itp.
Te informacje stanowią filar Twojej działalności, więc niezbędna jest ich odpowiednia ochrona. Przyjętą praktyką jest zastrzeżenie kary umownej za naruszenie zobowiązania do zachowania poufności. W tym przypadku zastrzeżenie kary 100 tys. złotych za każde naruszenie jest dosyć standardową kwotą, a w branży IT spotykane są dużo wyższe stawki.
Zakaz działalności konkurencyjnej
O tym jak sformułować zakaz konkurencji możesz przeczytać w artykule: Zakaz konkurencji B2B – jak ominąć, wyliczyć odszkodowanie i uregulować legalnie w umowie?
Przy kształtowaniu zakazu konkurencji w umowie z programistą warto doprecyzować go maksymalnie, aby nie okazał się on nieważny.
W tym wypadku popularną praktyką jest określenie jego zakresu poprzez wskazanie technologii, firm i terytorium, których ma dotyczyć zakaz.
Prawa autorskie i forma umowy
Nieprzypadkowo zestawiłem te dwie kwestie razem. Zatrudniając programistów pewnie już to wiesz, ale dla przypomnienia – umowa przeniesienia autorskich praw majątkowych musi zostać sporządzona na piśmie pod rygorem nieważności.
Forma pisemna oznacza nie tylko podpis odręczny, ale też kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest zrównany z formą pisemną (art. 781 KC).
Komercyjne wykorzystanie oprogramowania przez software house wymaga przeniesienia autorskich praw majątkowych. Aby to zrobić dobrze musisz pamiętać o kilku aspektach. Przede wszystkim – wskaż dokładnie pola eksploatacji – wyznaczają one zakres Twoich praw do użytkowania oprogramowania. Przykładowe pola eksploatacji wymienione są w ustawie o prawie autorskim.
Pamiętaj, żeby zabezpieczyć przeniesienie praw autorskich również w zakresie pól eksploatacji, które dopiero powstaną w przyszłości – np. dodaj do umowy zapis o możliwości podjęcia negocjacji w zakresie przeniesienia praw na nowopowstałych polach eksploatacji za dodatkowym wynagrodzeniem. Świat się szybko zmienia.
Ważne jest także to, że programista nie może przenieść praw autorskich do wszystkich potencjalnych utworów, które stworzy we współpracy z Tobą – taki zapis byłby nieważny na mocy art. 41 ust. 3 ustawy.
Art. 53. Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (dalej: PrAut)
Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Art. 50. PrAut
Odrębne pola eksploatacji stanowią w szczególności:
1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu – wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;
2) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono – wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;
3) w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony w pkt 2 – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.
Inne
Przy tworzeniu umowy B2B musisz też brać pod uwagę wiele dodatkowych aspektów np.:
- rozliczenie – czy będzie to ryczałt, czy rozliczenie godzinowe i jak będzie wypłacane,
- zapewnienie narzędzi niezbędnych do pracy – po czyjej jest stronie i kto ponosi za nie odpowiedzialność,
- zapewnienie dostępu do systemów oraz kompatybilności rozwiązań tworzonych przez programistów
i wiele innych aspektów, których nie jestem w stanie przedstawić w ramach tego artykułu, dlatego jeżeli masz wątpliwości – zapraszam Cię do kontaktu.
Inne rodzaje umów zawieranych przez programistów
Jaką umowę zawrzeć z programistą? Niestety na to pytanie nie ma jednej dobrej odpowiedzi i jako prawnik muszę odpowiedzieć – to zależy. Przy wyborze umowy należy brać pod uwagę różne czynniki – poniżej wskazuję kilka z nich.
Umowa o dzieło
Jeżeli zatrudniasz programistę w celu realizacji jednego konkretnego projektu np. stworzenia oprogramowania, strony internetowej czy aplikacji w jakiś bliżej określonych ramach czasowych, to dobrym wyborem będzie umowa o dzieło.
W umowie tej liczy się osiągnięcie konkretnego efektu tzw. rezultatu. Umowa ta może być bardzo korzystna dla zatrudniającego, ponieważ Kodeks cywilny (dalej: KC) reguluje m.in. rękojmię w przypadku wad dzieła (art. 638 KC) czy możliwość odstąpienia od umowy (art. 644 KC).
Umowa zlecenia
Jeżeli programista będzie wykonywał różne zadania czy projekty przez bliżej nieokreślony czas, to zasadne będzie zawarcie umowy zlecenia. W przeciwieństwie do umowy o dzieło, w umowie zlecenia nie chodzi o rezultat, ale o ,,staranne działanie’’. W braku innego uregulowania w umowie, zgodnie z KC zatrudniający może w każdym czasie ją wypowiedzieć (art. 746 KC).
W praktyce często umowy mają charakter mieszany – dzieła z elementami zlecenia lub odwrotnie.
Umowa o pracę
Umowa o pracę podlega regulacjom Kodeksu pracy (dalej: KP). W takim przypadku stosunek łączący pracodawcę i programistę jest dużo bardziej sformalizowany i wymaga wypełnienia konkretnych przesłanek.
Przede wszystkim umowa ta musi być realizowana:
- pod kierownictwem pracodawcy
- oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym (art. 22 KP).
Do takiego stosunku będą też miały zastosowanie różne szczególne prawa i obowiązki zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika m.in.:
- kary porządkowe (art. 108 KP) – przeczytaj więcej w Kara porządkowa nagany i upomnienia dla pracownika – jak skutecznie stosować?
- odprawa – przeczytaj więcej w Zwolnienia grupowe i indywidualne, czyli kiedy należy się odprawa i ile wynosi?
- odrębne zasady dot. ustanowienia zakazu konkurencji – przeczytaj więcej w Zakaz konkurencji w umowie o pracę – jak wprowadzić i egzekwować?
Umowa B2B a umowa o pracę
Umowa o pracę jest lepsza od umowy B2B, a konkretniej jest bezpieczniejsza od umowy B2B dla zatrudniającego pod kątem przejścia praw autorskich, z uwagi na specyfikę ich przenoszenia na podstawie PrAut.
Art. 74 PrAut
3. Prawa majątkowe do programu komputerowego stworzonego przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługują pracodawcy, o ile umowa nie stanowi inaczej.
To pracodawca nabywa z mocy prawa (automatycznie, od momentu stworzenia) autorskie prawa majątkowe do programów komputerowych stworzonych przez programistę zatrudnionego na umowie o pracę. Nie jest więc konieczne dodatkowe uregulowanie przeniesienia tych praw w umowie.