Windykacja na koszt dłużnika – jak odzyskać koszty dochodzenia należności?
Windykacja należności może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy dłużnik unika spłaty swoich zobowiązań. Czy wiesz jednak, że jako wierzyciel możesz przenieść koszty windykacji na dłużnika? Dzięki temu nie musisz ponosić dodatkowych kosztów związanych z odzyskiwaniem swoich pieniędzy. W tym artykule dowiesz się, na jakich zasadach działa windykacja na koszt dłużnika, jakie przepisy prawne to regulują i jakie koszty możesz w ten sposób odzyskać.
Windykacja na koszt dłużnika – czy to możliwe?
Windykacja na koszt dłużnika to rozwiązanie, które pozwala wierzycielom odzyskać nie tylko należność, ale także koszty związane z jej dochodzeniem. Działa to zarówno w przypadku windykacji polubownej, jak i sądowej. Ale kiedy i na jakich zasadach można obciążyć dłużnika tymi kosztami? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w poniższych sekcjach.
Podstawy prawne windykacji na koszt dłużnika
Podstawą prawną do obciążenia dłużnika kosztami windykacji jest ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Zgodnie z tą ustawą, jeśli dłużnik nie reguluje swoich zobowiązań w terminie, wierzyciel ma prawo domagać się od niego zwrotu kosztów windykacyjnych.
Co istotne, wierzycielowi przysługuje automatyczna rekompensata w kwocie 40, 70 lub 100 euro, w zależności od wartości długu. Prawo do tej rekompensaty powstaje w momencie, gdy dłużnik zaczyna zalegać z płatnością, i to bez konieczności udowadniania, że poniesiono te koszty.
Kiedy można obciążyć dłużnika kosztami windykacji?
Zastanawiasz się, kiedy możesz przenieść koszty windykacji na dłużnika? Możliwość ta pojawia się, gdy strony transakcji są przedsiębiorcami, a zadłużenie wynika z transakcji handlowej, czyli umowy związanej z działalnością gospodarczą.
W praktyce oznacza to, że jeśli Twój kontrahent nie zapłacił na czas, masz prawo doliczyć do jego długu koszty, jakie poniosłeś w związku z próbą odzyskania należności. Co więcej, sąd może nakazać dłużnikowi pokrycie tych kosztów, jeśli sprawa trafi na drogę sądową i wygrasz spór.
Rodzaje kosztów, które mogą być przeniesione na dłużnika
Jakie dokładnie koszty możesz przenieść na dłużnika? W zależności od tego, jak daleko posunie się proces windykacyjny, mogą to być różne wydatki. Do najczęstszych należą koszty związane z działaniem działu windykacji w firmie, usługami prawnymi kancelarii prawnej, prowizje od odzyskanych kwot.
Dodatkowo, jeśli dłużnik nie zareaguje na windykację polubowną i sprawa trafi do sądu, możliwe jest odzyskanie opłaty sądowe i koszty zastępstwa procesowego. Z kolei na etapie egzekucji komorniczej możliwe jest obciążenie dłużnika kosztami komorniczymi i zastępstwa procesowego w egzekucji.
Proces windykacyjny i obciążenie dłużnika kosztami
Windykacja to proces, który może przebiegać na różnych etapach – od polubownych prób odzyskania długu, przez postępowanie sądowe, aż po egzekucję komorniczą. Na każdym z tych etapów istnieje możliwość przeniesienia kosztów na dłużnika, co może znacząco odciążyć wierzyciela finansowo. W tej części omówimy, jakie koszty możesz przenieść na dłużnika na poszczególnych etapach windykacji.
Jakie koszty windykacji polubownej obciążają dłużnika?
Windykacja polubowna to pierwszy krok w procesie odzyskiwania należności, który polega na próbie rozwiązania sprawy bez angażowania sądu. Jeśli zdecydujesz się na windykację polubowną, możesz podjąć różne działania mające na celu skłonienie dłużnika do spłaty długu. Są to np. wysyłanie wezwań do zapłaty czy negocjacje z dłużnikiem.
W przypadku windykacji polubownej, możesz przenieść na dłużnika koszty związane z usługami kancelarii prawnej czy firmy windykacyjnej, jeśli była zaangażowana w proces. Dotyczy to m.in. prowizji za odzyskane kwoty, kosztów przygotowania dokumentacji czy też opłat za wysyłkę wezwań do zapłaty. Warto jednak pamiętać, że windykacja polubowna powinna być prowadzona w sposób zgodny z prawem i zasadami współżycia społecznego.
Obciążenie dłużnika kosztami windykacji sądowej
Jeśli windykacja polubowna nie przyniesie rezultatów, kolejnym krokiem jest skierowanie sprawy na drogę sądową. W takim przypadku, koszty związane z postępowaniem sądowym mogą być również przeniesione na dłużnika.
Wierzyciel, który zdecyduje się na złożenie pozwu o zapłatę, jest zobowiązany wyłożyć z góry na początku koszty takie jak opłaty sądowe czy wynagrodzenie umowne pełnomocnika. Jednak zgodnie z przepisami kodeksu postępowania cywilnego, strona przegrywająca spór sądowy zobowiązana jest zwrócić przeciwnikowi koszty procesu, które były niezbędne do celowego dochodzenia praw (art. 98. § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, dalej KPC).
Oznacza to, że jeśli wygrasz sprawę, dłużnik zostanie zobowiązany do zwrotu kosztów procesu, w tym opłat sądowych, wynagrodzenia pełnomocnika oraz innych kosztów, np. związanych z powołaniem biegłych.
Obciążenie dłużnika kosztami postępowania egzekucyjnego (komorniczymi)
W sytuacji, gdy dłużnik nie wykonuje wyroku sądowego i nie reguluje należności dobrowolnie, konieczne jest wszczęcie egzekucji komorniczej. Proces ten wiąże się z dodatkowymi kosztami egzekucyjnymi, które również finalnie mogą zostać przeniesione na dłużnika.
Koszty egzekucji komorniczej obejmują opłaty związane z działaniami komornika, takie jak opłata za wszczęcie postępowania egzekucyjnego, koszty ustalenia majątku dłużnika, a także opłaty za zajęcie rachunków bankowych, nieruchomości czy innych aktywów.
Co więcej, komornik może pobierać prowizję od wyegzekwowanych kwot, którą również można przenieść na dłużnika. Warto zaznaczyć, że im bardziej skomplikowana i czasochłonna jest egzekucja, tym wyższe mogą być koszty komornicze, które finalnie obciążą dłużnika.
Jak uzyskać rekompensatę 40, 70 i 100 euro za za koszty odzyskiwania należności?
Przeniesienie kosztów windykacji na dłużnika to jedno z narzędzi, które może znacznie odciążyć Cię finansowo jako wierzyciela. Dzięki temu rozwiązaniu możesz odzyskać wydatki poniesione w procesie dochodzenia należności. Ale jak dokładnie działa ten mechanizm?
W tej części artykułu przybliżę, jakie rekompensaty przysługują Ci z tytułu kosztów windykacyjnych, jak wygląda procedura zwrotu kosztów przewyższających rekompensatę oraz jakie dokumenty są niezbędne do skutecznego dochodzenia tych kwot.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40, 70 i 100 euro
Podstawowym narzędziem do odzyskiwania kosztów windykacyjnych jest zryczałtowana rekompensata, którą możesz obciążyć dłużnika w przypadku opóźnienia w płatnościach. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (dalej: NadmOpTransHandlU) przewiduje rekompensatę w wysokości 40, 70 lub 100 euro, w zależności od wartości zaległego świadczenia.
Jak to działa w praktyce? Jeśli wartość zaległego długu nie przekracza 5 000 zł, przysługuje Ci rekompensata w wysokości 40 euro. W przypadku długu pomiędzy 5 000 zł a 50 000 zł, rekompensata wzrasta do 70 euro. Natomiast dla długów przekraczających 50 000 zł możesz żądać zwrotu w wysokości 100 euro.
Co istotne, nie musisz udowadniać, że faktycznie poniosłeś takie koszty – prawo automatycznie przyznaje Ci tę rekompensatę w momencie, gdy dłużnik zaczyna zalegać z płatnością. Natomiast istnieją sposoby obrony przed ryczałtem z tytułu opóźnień w transakcjach handlowych, dlatego powinieneś do każdej takiej sprawy podchodzić z rozwagą i przygotowaniem bądź korzystać z usług profesjonalisty.
Pamiętaj też, że rekompensata przysługuje wyłącznie w transakcjach handlowych. Co to jest transakcja handlowa w rozumieniu ustawy?
Transakcja handlowa to umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, zawierana przez podmioty działające w ramach swojej działalności gospodarczej.
Zatem transakcja handlowa to umowa spełniająca określone kryteria:
- umowa – musi istnieć zgodny zamiar stron dokonania transakcji
- odpłatność – w ramach umowy jedna strona zobowiązana jest do dostarczenia towaru lub usługi, a druga do zapłaty wynagrodzenia.
- między przedsiębiorcami – ustawa określa, że strony umowy muszą być przedsiębiorcami lub innymi podmiotami działającymi w ramach swej działalności gospodarczej.
Więcej na ten temat przeczytasz w artykule o dochodzeniu zryczałtowanej rekompensaty euro za opóźnienie płatności w transakcjach handlowych.
Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 11 grudnia 2015 r., III CZP 94/15
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40 euro, przewidziana w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2013 r. poz. 403), przysługuje wierzycielowi bez konieczności wykazania, że koszty te zostały poniesione. Roszczenie o rekompensatę w wysokości 40 euro powstaje po upływie terminów zapłaty ustalonych w umowie lub ustalonych zgodnie z art. 7 ust. 3 i art. 8 ust. 4 tej ustawy.
Jak odzyskać koszty przekraczające kwotę rekompensaty w euro?
Co zrobić, jeśli koszty windykacji przewyższają kwotę zryczałtowanej rekompensaty? W takiej sytuacji możesz ubiegać się o zwrot rzeczywistych kosztów, które poniosłeś w związku z odzyskiwaniem należności (art. 10 ust. 2 NadmOpTransHandlU). Aby jednak to osiągnąć, konieczne jest spełnienie kilku istotnych warunków.
Przede wszystkim musisz udokumentować, że koszty te były uzasadnione i niezbędne do skutecznego odzyskania długu. Nie wystarczy samo przedstawienie rachunków czy faktur – konieczne jest wykazanie, że poniesione wydatki były związane bezpośrednio z procesem windykacyjnym i miały na celu odzyskanie należności. Dotyczy to na przykład wynagrodzenia wypłaconego prawnikom czy firmom windykacyjnym, ale także innych kosztów, które były niezbędne, takich jak opłaty sądowe.
Należy jednak pamiętać, że zwrot tych kosztów nie jest automatyczny. W tym zakresie, podobnie jak w postępowaniu odszkodowawczym, będziesz musiał wykazać, że istnieje bezpośredni związek przyczynowo-skutkowy między poniesionymi kosztami a dochodzeniem należności. Ponadto, konieczne będzie wykazanie, że koszty te są “uzasadnione”, co oznacza, że nie mogą one przekraczać rozsądnych stawek rynkowych[1]K. Menszig-Wiese (red.), Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Wyd. 2, Warszawa 2023, art. 10, Nb 9, Legalis.
Jeśli sąd uzna te koszty za uzasadnione, dłużnik zostanie zobowiązany do ich pokrycia. Powinieneś być jednak przygotowany, że odzyskanie kwot dochodzenia należności przekraczających ryczałt może być bardziej skomplikowane i wymagające niż dochodzenie samej zryczałtowanej rekompensaty. Dlatego ważne jest, aby odpowiednio wcześniej zgromadzić wszelkie dowody, które mogą potwierdzić zasadność poniesionych kosztów.
Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 11 grudnia 2015 r., III CZP 94/15
Wskazać należy, że zgodnie z art. 10 ust. 2 NadmOpTransHandlU w pierwotnym brzmieniu zwrotowi podlegają wszystkie koszty odzyskiwania należności poniesione przez wierzyciela w uzasadnionej wysokości. W związku z tym nie ma podstaw do negowania, że obowiązkiem zwrotu objęte będą tzw. koszty „zewnętrzne” wierzyciela (wynagrodzenie prowizyjne wypłacone w związku ze skorzystaniem z usług prawnika lub firmy windykacyjnej w celu odzyskania należności).
(…)
Przy jednoznacznym kwalifikowaniu kosztów wynagrodzenia dla prawnika lub firmy windykacyjnej jako podlegających pod mechanizm rozsądnej rekompensaty z art. 6 ust. 3 dyrektywy 2011/7/UE można wyprowadzić wniosek, że puntem wyjścia dla oceny „rozsądności” rekompensaty związanej z kosztami prawnika powinno być odniesienie wynagrodzenia wypłaconego przez wierzyciela do rynkowych stawek przyjmowanych przy świadczeniu usługi windykacji dla konkretnego typu wierzytelności.
Kluczowe dokumenty potrzebne do odzyskania kosztów
Aby skutecznie dochodzić zwrotu kosztów windykacyjnych, niezbędne jest zgromadzenie pełnej i rzetelnej dokumentacji. Kluczowe znaczenie mają umowy zawarte z firmami windykacyjnymi oraz faktury za usługi prawne i inne wydatki związane z dochodzeniem należności. Każdy z tych dokumentów powinien jasno wykazywać, jakie koszty zostały poniesione oraz jaki był cel ich poniesienia.
Równie ważne są pisma windykacyjne, które mogą obejmować wezwania do zapłaty, korespondencję z dłużnikiem oraz wszelkie inne dowody działań podejmowanych w procesie windykacyjnym. Te dokumenty potwierdzają, że podjęte kroki były uzasadnione i konieczne dla odzyskania należności.
Jeżeli sprawa trafiła na drogę sądową, potrzebne są dokumenty związane z postępowaniem sądowym, takie jak pozwy, wyroki oraz wszelkie orzeczenia sądowe. Te dokumenty nie tylko potwierdzają przebieg procesu, ale również mogą być kluczowe w wykazaniu zasadności poniesionych kosztów przed sądem, zwłaszcza jeśli dochodzisz zwrotu kosztów przekraczających zryczałtowaną rekompensatę.
Najczęstsze błędy przy windykacji na koszt dłużnika
Proces windykacyjny w praktyce często nie jest prosty i wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów, które mogą zamknąć drogę do odzyskania długu. W tej części omawiam najczęstsze pułapki, na jakie mogą natknąć się wierzyciele, i podpowiadam, jak ich unikać, aby proces windykacji przebiegł sprawnie i z sukcesem.
Nieuzasadnione koszty windykacji – co należy wiedzieć?
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez wierzycieli jest naliczanie dłużnikowi kosztów, które są nieuzasadnione lub zawyżone. Prawo przewiduje, że koszty, które można przenieść na dłużnika, muszą być racjonalne i uzasadnione.
Co to oznacza w praktyce? Na przykład, jeśli zlecisz kancelarii prawnej działania, które nie były konieczne do odzyskania długu, lub jeśli naliczysz dłużnikowi opłaty znacznie przekraczające rzeczywiste koszty, sąd może uznać takie koszty za nieuzasadnione.
Aby uniknąć tego błędu, ważne jest, abyś dokładnie analizował każdy wydatek związany z windykacją. Upewnij się, że wszystkie działania podejmowane w ramach procesu są proporcjonalne do wartości długu i nie generują nadmiernych kosztów. Dzięki temu zminimalizujesz ryzyko, że sąd odrzuci Twoje roszczenie o zwrot kosztów.
Kiedy sąd może odmówić zwrotu kosztów?
Sąd może odmówić zwrotu kosztów windykacyjnych, jeśli uzna, że nie były one celowe lub były nadmierne w relacji do sprawy. Nawet jeśli koszty są udokumentowane, mogą zostać zakwestionowane, jeśli sąd uzna, że były one nieproporcjonalne do celu, jaki miały osiągnąć.
Na przykład, jeśli wnioskujesz o zwrot kosztów prawnika, ale sprawa mogła być rozwiązana bez jego udziału, sąd może uznać takie koszty za zbędne. Przykładem może być pominięcie windykacji polubownej lub prowadzenie jej tylko pozornie.
Kolejnym przypadkiem, kiedy sąd może odmówić zwrotu kosztów, jest sytuacja, w której dłużnik zostanie uznany za niezdolnego do pokrycia tych wydatków, zwłaszcza jeśli koszty te były znacznie wyższe niż sam dług. Dlatego tak ważne jest, aby każdy krok w procesie windykacyjnym był przemyślany i współmierny do sprawy.
Praktyczne porady – skuteczna windykacja na koszt dłużnika
Windykacja na koszt dłużnika może być skutecznym narzędziem w odzyskiwaniu należności, ale wymaga planowania i profesjonalizmu. W tej części artykułu znajdziesz praktyczne wskazówki, które pomogą Ci w skutecznym prowadzeniu windykacji w sposób zwiększający szanse na pełne odzyskanie długu.
Jak komunikować się z dłużnikiem?
Efektywna komunikacja z dłużnikiem może znacząco zwiększyć szanse na szybkie odzyskanie należności, zanim sprawa trafi do sądu. Zacznij od wysłania formalnych, ale stonowanych wezwań do zapłaty, w których jasno określisz konsekwencje dalszego unikania płatności, takie jak przeniesienie sprawy do sądu czy naliczenie dodatkowych kosztów.
Stosuj zróżnicowane formy kontaktu – listy, e-maile, a także rozmowy telefoniczne. Ważne jest, aby komunikacja była spójna i profesjonalna. Podczas rozmów bądź stanowczy, ale jednocześnie otwarty na negocjacje – czasem dłużnik może być skłonny do ustalenia dogodnych warunków spłaty, które zadowolą obie strony.
Monitorowanie postępowania windykacyjnego
Regularne monitorowanie postępu sprawy to kolejny element skutecznej windykacji. Sprawdzanie statusu postępowania pozwala na szybkie reagowanie na zmiany i unikanie opóźnień, które mogą negatywnie wpłynąć na dochodzenie należności.
Jeśli korzystasz z usług firmy windykacyjnej lub kancelarii prawnej, upewnij się, że masz dostęp do aktualnych informacji o przebiegu postępowania.
Nie bój się pytać o szczegóły i prosić o raporty na temat działań podejmowanych w Twojej sprawie. Aktywne zaangażowanie w proces windykacyjny zwiększa szanse na szybkie i efektywne odzyskanie długu.
Nie zapomnij o odsetkach
Odsetki za opóźnienie w płatnościach to dodatkowa korzyść, która często jest pomijana przez wierzycieli. Prawo daje Ci możliwość naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie od momentu, gdy dług staje się wymagalny.
Wysokość odsetek jest uzależniona od przepisów prawa i może znacząco zwiększyć kwotę, którą ostatecznie odzyskasz. Na przykład wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych jest wyższa niż standardowa.
Pamiętaj, że odsetki te przysługują Ci niezależnie od głównej kwoty długu i mogą być naliczane aż do momentu pełnej spłaty przez dłużnika. Warto więc uwzględnić je już w wezwaniu do zapłaty oraz w dalszych działaniach windykacyjnych.
Jeśli sprawa trafi do sądu, odsetki są zasądzane w wyroku, co dodatkowo obciąży dłużnika i zrekompensuje Twoje koszty.
Windykacja z kancelarią prawną – na co zwrócić uwagę?
Decydując się na współpracę z kancelarią prawną w procesie windykacji, kluczowe jest, aby działać w sposób, który nie tylko maksymalizuje szanse na odzyskanie należności, ale także zachowuje etyczne standardy i dba o Twój profesjonalny wizerunek. Oto kilka praktycznych wskazówek, które pomogą Ci osiągnąć oba te cele:
- wybór kancelarii prawnej: przede wszystkim upewnij się, że kancelaria ma doświadczenie w prowadzeniu spraw windykacyjnych i zna specyfikę dochodzenia należności na koszt dłużnika. Ważne jest, aby kancelaria działała nie tylko skutecznie, ale też etycznie. Unikaj firm, które stosują agresywne lub nieuczciwe praktyki, ponieważ mogą one zaszkodzić Twojej reputacji i relacjom biznesowym.
- uczciwe warunki współpracy – sprawdź warunki współpracy z kancelarią, szczególnie model wynagrodzenia. Czy wynagrodzenie jest uzależnione od sukcesu w odzyskaniu długu, czy też jest ustalone jako stała opłata? Transparentność kosztów to kluczowy istotny aspekt, czego potwierdzeniem powinna być umowa.
- profesjonalna komunikacja – komunikacja z kancelarią jest niezbędna do skutecznego prowadzenia sprawy. Informuj kancelarię o wszelkich istotnych faktach dotyczących dłużnika i dostarczaj wszystkie niezbędne dokumenty. Komunikacja powinna być dwustronna – kancelaria powinna regularnie informować Cię o postępach w sprawie i omawiać z Tobą kluczowe decyzje.
Jeśli potrzebujesz pomocy w odzyskiwaniu należności na koszt dłużnika oraz w maksymalnej wysokości przewidzianej prawem, zachęcam Cię do kontaktu. Razem odzyskamy Twoją należność!
Przypisy