Zarząd w spółce z o.o. – prawa, obowiązki i sposoby reprezentacji

Zarząd jest podstawowym organem spółki z o.o., który odpowiada za jej bieżące funkcjonowanie. Może składać się z jednej lub więcej osób, a jego liczebność określa umowa spółki. Podstawową rolą zarządu jest prowadzenie spraw spółki oraz jej reprezentacja. Warto wskazać, że nie są to pojęcia tożsame. 

Reprezentacja spółki z o.o. to ogół czynności “na zewnątrz”, czyli w stosunku do kontrahentów czy urzędów. Zazwyczaj jest to przyjmowanie i składanie oświadczeń, podpisywanie czy rozwiązywanie umów lub też zawieranie ugód, porozumień, czy składanie wniosków/pozwów. 

Prowadzenie spraw spółki natomiast ma raczej charakter wewnętrzny. Obejmuje przykładowo wdrażanie regulaminów, procedur, podejmowanie decyzji biznesowych czy wyznaczanie strategii oraz wytycznych.  

Jeżeli w umowie spółki z o.o. nie zastrzeżono inaczej, zarząd w spółce z o.o. jest powoływany i odwoływany przez zgromadzenie wspólników. Zasadniczo dzieje się to bezwzględną większością głosów (Za powołaniem członka zarządu musi zostać zatem oddane więcej głosów “za” niż łączna liczba głosów “przeciw” i “wstrzymujących się”).

Nie ma jednak przeciwwskazań, żeby w umowie spółki uregulować tę kwestię w inny sposób, przy czym warto skonsultować skuteczność takiego postanowienia z prawnikiem. 

W kontekście wymogów dla członka zarządu przepisy są jednak nader skromne. Nie jest bowiem wymagane, aby posiadał on kwalifikacje czy ukończył określone kursy. Aby zostać członkiem zarządu konieczne jest przede wszystkim: 

• status “osoby fizycznej” (członkiem zarządu nie może być inna spółka)
• posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych
• niekaralność za określone przestępstwa (wymienione w art 18 § 2 KSH)^[1] tj. jakiekolwiek z przestępstw przeciwko ochronie informacji, wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za ogłoszenie lub … Czytaj dalej

Zgodnie z art. 201 § 5 KSH, wspólnicy mogą w umowie spółki uregulować odmiennie kwestię wymogów dla członków zarządu. W mojej praktyce najczęściej spotykam się z postanowieniami dot. wymogów posiadania określonego doświadczenia na stanowiskach menedżerskich czy posiadania szczególnego wykształcenia.  

Co do zasady, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. W przypadku powołania członka zarządu na kadencję dłuższą niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia ww. zgromadzenia za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Kadencja zasadniczo obliczana jest w pełnych latach obrotowych.

Zwracam Twoją uwagę, że umowa spółki może odmiennie regulować te kwestie – warto o tym pamiętać przy jej redagowaniu.  

Tak jak wskazałem powyżej, spółka z o.o. działa przez swoje organy. Najczęściej będą się one objawiały się poprzez aktywności podejmowane przez zarząd w spółce z o.o. Zwłaszcza w spółkach, gdzie w skład zarządu wchodzi więcej niż jedna osoba, trzeba uwzględnić kilka kwestii praktycznych. Poniżej opisuję najważniejsze kwestie w sytuacji, gdy zarząd w spółce z o.o. jest wieloosobowy.

Zasady działania zarządu wieloosobowego

Jeżeli w skład spółki ma wchodzić więcej niż jeden członek zarządu, to wspólnicy w pierwszej kolejności powinni rozważyć kwestię zasad reprezentacji. Zgodnie bowiem z art. 205 KSH, jeżeli zarząd w spółce z o.o. jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. 

Warto pamiętać zatem, że domyślnym sposobem reprezentacji spółki o wieloosobowym zarządzie jest współdziałanie co najmniej dwóch osób – co może w pewnych okolicznościach być nie lada wyzwaniem.

Przykładowo, w przypadku braku odmiennego uregulowania tej kwestii w umowie spółki, jeden członek zarządu samodzielnie nie będzie mógł podpisać skutecznie żadnej umowy czy żadnego zobowiązania. Z mojej praktyki znane są mi spółki, które były całkowicie sparaliżowane przez brak jednomyślności osób tworzących zarząd w spółce z o.o..   

W tym kontekście warto także nadmienić, że w niektórych przypadkach zarząd w spółce z o.o. może być zobowiązany do podejmowania uchwał– szerzej o tym jak podejmuje się uchwały opisuję poniżej. 

Regulamin zarządu – wewnętrzne regulacje pracy

Regulamin zarządu to wewnętrzny dokument spółki, który określa podstawowe zasady funkcjonowania zarządu spółki. Jego przyjęcie nie jest obowiązkowe, ale może znacząco usprawnić działalność spółki, szczególnie w przypadku zarządów wieloosobowych. Regulamin pozwala na uszczegółowienie regulacji wynikających z KSH, statutu lub umowy spółki.

Przepisy nie precyzują trybu przyjęcia regulaminu zarządu. Przyjmuje się zatem, że o ile nie przewidziano inaczej w umowie spółki, zarząd samodzielnie ustala regulamin. 

W regulaminie zarządu warto poruszyć zwłaszcza te kwestie:

• Określić osoby uprawnione do uczestnictwa w posiedzeniach – mogą to być np. członkowie rady nadzorczej, akcjonariusze czy kluczowi pracownicy.
• Doprecyzować zakres spraw wymagających uchwały zarządu 
• Dokonać podziału kompetencji w zarządzie – określenie szczególnych uprawnień poszczególnych członków zarządu, np. odpowiedzialność za działy spółki (finanse, marketing, technologia), 
• Doprecyzować zasady zwoływania posiedzeń – czyli zwłaszcza wskazanie, kto może zwołać posiedzenie, w jaki sposób i z jakim wyprzedzeniem.
• Określić procedury podejmowania uchwał – m.in. wymagane kworum, zasady głosowania, komunikator do zdalnych posiedzeń,
• Uregulować częstotliwość posiedzeń – np. raz w miesiącu lub na wezwanie prezesa zarządu.

W tym kontekście warto także nadmienić, że w niektórych przypadkach zarząd w spółce z o.o. może być zobowiązany do podejmowania uchwał – szerzej kwestię uchwał opisuję poniżej. 

Czy spółka z o.o. musi mieć prezesa?

Zwyczajowo przyjęło się, że każda spółka z o.o. posiada prezesa zarządu. Warto jednak wskazać, że przepisy nie zawierają wprost takiego wymogu. Zgodnie z art. 208 §  KSH, w umowie spółki można przyznać prezesowi zarządu szczególne uprawnienia – np. do kierowania pracami zarządu czy chociażby decydujący głos w przypadku równości głosów pozostałych członków zarządu. 

Podobnie jak w przypadku zasad reprezentacji – wspólnicy powinni tę kwestię uregulować w umowie spółki, jeżeli chcą prezesowi zarządu przyznać szczególne uprawnienia w tym kontekście. Warto jednak pamiętać, że status prezesa zarządu, wiceprezesa czy “zwykłego” członka zarządu nie ma żadnego wpływu na odpowiedzialność. Każda z tych osób tak samo odpowiada za zobowiązania spółki wobec podmiotów trzecich. 

Status członka zarządu to jednak nie tylko prawa, ale także obowiązki i odpowiedzialność. W spółce z o.o. zarząd ponosi bowiem nie tylko odpowiedzialność subsydiarną za zobowiązania spółki (art. 299 KSH), ale także odpowiedzialność podatkową oraz odpowiedzialność tzw. korporacyjną.

W związku z powyższym, decydując się na objęcie stanowiska w zarządzie musisz być świadom, że możesz odpowiadać swoim majątkiem osobistym za działania lub zaniechania podjęte w ramach spółki. 

Każdy z tych przypadków odpowiedzialności członka zarządu ma odmienną specyfikę i może być skomplikowany. Jeżeli ta kwestia Cię zainteresowała, zachęcam do lektury innego mojego wpisu: Odpowiedzialność majątkowa członków zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.).

Zarząd w spółce z o.o.- o tym musisz pamiętać

Nie ma przeciwwskazań, aby wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. był jedynym członkiem zarządu. W takiej sytuacji działanie zarządu spółki z o.o. jest względnie proste. Nie dzieje się tak jednak zawsze, zatem jeżeli prowadzisz spółkę o wieloosobowym zarządzie lub wchodzisz do takiej spółki – musisz pamiętać o tym, jaką specyfikę funkcjonowania ma zarząd w spółce z o.o..

Zwracam Twoją szczególną uwagę na kwestie reprezentacji spółki w przypadku wieloosobowego zarządu, statusu prezesa zarządu czy zasad podejmowania uchwał. 

Wiele tych kwestii może zostać “spersonalizowane” w ramach umowy spółki. Jeżeli jednak wspólnicy w tym zakresie nie wybiorą odpowiednich postanowień, zastosowanie będą miały wprost przepisy KSH. W ramach mojej codziennej praktyki wspieram wspólników doradczo w tworzeniu spółek a także spółki w rozwiązywaniu złożonych problemów korporacyjnych.

Jeżeli zarząd w spółce z o.o., w tym jego prawa, obowiązki czy zasady działania budzą Twoje wątpliwości – skontaktuj się ze mną za pomocą formularza poniżej.