Zgromadzenie wspólników sp. z o.o. – praktyczne porady
Walne zgromadzenie wspólników to kluczowy moment dla spółki z o.o., gdzie ocenia się działalność zarządu i podejmuje ważne decyzje. Prawidłowe przygotowanie zgromadzenia wspólników jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także szansą na wzmocnienie relacji między wspólnikami. W artykule przedstawiam, jak zwołać zgromadzenie, przygotować niezbędną dokumentację, wybrać firmę audytorską, oraz omówimy procedury głosowania i materiały wymagające podjęcia uchwał. Zapraszam do lektury!
Cel zgromadzenia wspólników spółki z o.o.
Głównym celem zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest ocena działalności zarządu spółki w poprzednim roku obrotowym oraz zatwierdzenie sprawozdań finansowych. Jest to okazja dla wspólników do wyrażenia swoich opinii, zadawania pytań i zrozumienia, w jakim kierunku zmierza spółka.
Ponadto, zgromadzenie to służy podejmowaniu kluczowych decyzji, które mogą mieć wpływ na przyszłe funkcjonowanie spółki, takich jak podział zysku w formie dywidendy, pokrycie ewentualnych strat, czy wybór firmy audytorskiej. W trakcie zgromadzenia wspólników, uczestnicy mają również możliwość udzielenia zarządowi absolutorium z wykonania obowiązków w poprzednim roku, co jest istotnym elementem oceny ich pracy.
Zgromadzenie wspólników to także czas, w którym mogą być podejmowane uchwały dotyczące zmian w strukturze zarządu lub radzie nadzorczej, a także innych ważnych kwestii związanych z funkcjonowaniem spółki. Przygotowanie do zgromadzenia i zrozumienie jego celu jest kluczowe dla każdego wspólnika, aby móc aktywnie uczestniczyć w dyskusji i podejmowaniu decyzji mających znaczenie dla przyszłości spółki.
Zwołanie zgromadzenia wspólników sp. z o.o
Kto i kiedy może zwołać zgromadzenie wspólników?
Zgodnie z przepisami prawa handlowego, to zarząd spółki ma obowiązek zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników co najmniej raz w roku, w terminie sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego (art. 231 § 1 Kodeksu spółek handlowych, dalej KSH).
Z kolei rada nadzorcza lub komisja rewizyjna mogą zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników, jeśli zarząd nie zwołał go w wymaganym terminie.
Dodatkowo, zgromadzenie wspólników – ale tym razem już nadzwyczajne – może być zwołane na wniosek wspólnika lub wspólników reprezentujących co najmniej 1/10 kapitału zakładowego (tzw. prawo mniejszości – art. 236 § 1 KSH). W określonych sytuacjach, takich jak znaczne straty finansowe, zwołanie zgromadzenia jest obligatoryjne i powinno być zrealizowane niezwłocznie (art. 233 § 1 KSH).
To nie jedyne podstawy, kiedy zgromadzenie wspólników może zostać zwołane. Możliwe jest wystąpienie do sądu z wnioskiem o upoważnienie do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, o ile zarząd (likwidatorzy) spółki nie zwołał zgromadzenia wspólników w terminie 2 tygodni od przedstawienia mu takiego żądania – według art. 236 § 1 KSH – przez wspólnika albo wspólników reprezentujących co najmniej 1/10 kapitału zakładowego danej spółki z o.o. (chyba że umowa spółki ustala niższy próg udziału w kapitale zakładowym spółki) albo nie umieścił określonych w żądaniu spraw w porządku obrad najbliższego zgromadzenia – według art. 236 § 11 KSH – zgłoszonych przez wspólnika albo wspólników reprezentujących co najmniej 1/20 kapitału zakładowego[1]Z. Jara (red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Wyd. 4, Warszawa 2022, art. 237, Nb 2, Legalis.
Jak zwołać zgromadzenie wspólników? Formalności i terminy.
Formalności związane z zwołaniem zgromadzenia obejmują przygotowanie i wysłanie zaproszeń do wszystkich wspólników. Zaproszenie powinno zawierać datę, godzinę i miejsce zgromadzenia, a także proponowany porządek obrad.
Zaproszenie na zgromadzenie powinno zostać wysłane co najmniej na 2 tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia.
Zaproszenia mogą być wysyłane tradycyjną pocztą lub elektronicznie, jednak w przypadku komunikacji elektronicznej, niezbędne jest posiadanie pisemnych zgód od wspólników na taką formę komunikacji.
Ponadto, sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spółki, które mają być przedmiotem dyskusji podczas zgromadzenia, powinny być udostępnione wspólnikom co najmniej 15 dni przed datą zgromadzenia, aby mieli oni wystarczającą ilość czasu na ich przeanalizowanie (art. 68 Ustawy o rachunkowości, dalej RachunkU).
W przypadku, gdy zgromadzenie ma być zwołane poza miejscowością siedziby spółki, konieczna jest pisemna zgoda wszystkich wspólników. Każdy element związany z zwołaniem zgromadzenia powinien być dokładnie zaplanowany i zrealizowany zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy spółki, aby zapewnić prawidłowość i skuteczność przeprowadzonego zgromadzenia (art. 234 § 2 KSH).
Przygotowanie dokumentacji na zgromadzenie wspólników
Przygotowanie właściwego porządku obrad jest fundamentalnym krokiem w planowaniu zgromadzenia wspólników spółki z o.o. Porządek obrad powinien zawierać wszystkie kwestie, które zostaną omówione i poddane głosowaniu w trakcie zgromadzenia. Typowe punkty mogą obejmować:
- rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy,
- podjęcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty,
- udzielenie absolutorium członkom zarządu za ich działalność w ostatnim roku,
- dyskusja nad planami finansowymi i operacyjnymi spółki na nadchodzący rok,
- wybór lub weryfikacja firmy audytorskiej.
- omówienie i uchwalenie ewentualnych zmian w umowie spółki,
- powołanie lub odwołanie członków zarządu oraz rady nadzorczej.
Dokładny porządek obrad powinien zostać rozesłany do wszystkich wspólników wraz z powiadomieniem o zgromadzeniu, aby mieli oni czas na przygotowanie się do dyskusji i głosowania.
Przygotowanie sprawozdania finansowego i innych dokumentów
Sprawozdanie finansowe jest głównym dokumentem omawianym podczas zgromadzenia wspólników. Powinno być sporządzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz standardami rachunkowości, prezentując rzetelnie sytuację finansową spółki. Oprócz sprawozdania finansowego, powinno się przygotować również:
- sprawozdanie zarządu z działalności spółki w ostatnim roku obrotowym.
- opinię biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie finansowe podlega badaniu,.
- projekty uchwał, które mają zostać poddane pod głosowanie.
Sprawozdanie zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowe i sprawozdanie biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego (jeśli sprawozdanie podlega obowiązkowi badania), powinny być udostępnione wspólnikom na co najmniej 15 dni przed zgromadzeniem, aby mieli oni czas na ich przeanalizowanie (art. 68 RachunkU).
Weryfikacja zgodności dokumentów z prawem handlowym i umową spółki
Przed zgromadzeniem wspólników, należy upewnić się, że wszystkie przygotowane dokumenty są zgodne z prawem oraz umową spółki. To może obejmować:
- sprawdzenie, czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone zgodnie z odpowiednimi przepisami i standardami.
- weryfikacja, czy projekt uchwał oraz porządek obrad zgromadzenia są zgodne z postanowieniami umowy spółki.
- sprawdzenie, czy procedury zwołania zgromadzenia oraz głosowania są zgodne z postanowieniami umowy spółki oraz przepisami prawa.
Wybór firmy audytorskiej – biegłego rewidenta
Wybór odpowiedniej firmy audytorskiej jest kluczowym elementem przygotowania do zgromadzenia wspólników, zwłaszcza jeśli spółka z o.o. jest zobowiązana do przeprowadzenia audytu sprawozdania finansowego. Audyt sprawozdania finansowego przed zgromadzeniem wspólników może znacząco zwiększyć przejrzystość i zaufanie wspólników do zarządu spółki.
Podstawa prawna obowiązku badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta wynika z przepisów Ustawy o rachunkowości, a konkretnie z art. 64 ust. 1 pkt 4 RachunkU.
Wybór biegłego rewidenta do zbadania rocznego sprawozdania finansowego, w braku innych postanowień umowy spółki, należy do kompetencji zgromadzenia wspólników (art. 66 ust. 1 RachunkU). Wybór audytora powinien być dokonany w okresie 3 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego spółki. W przypadku spółek publicznych, wybór audytora powinien zostać zatwierdzony przez radę nadzorczą.
Wybór biegłego rewidenta powinien zostać przeprowadzony tak, by biegły mógł uczestniczyć w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych spółki. W praktyce może to oznaczać potrzebę zaangażowania biegłego już w ostatnich trzech miesiącach roku finansowego, a w konsekwencji dokonanie jego wyboru już w przed październikiem danego roku w przypadku spółek, których rok finansowy pokrywa się z kalendarzowym.
Przeprowadzenie audytu przed zgromadzeniem wspólników może pomóc w identyfikacji i rozwiązaniu potencjalnych problemów finansowych lub operacyjnych, co z kolei może przyczynić się do bardziej informacyjnej i konstruktywnej dyskusji podczas zgromadzenia.
Badaniu biegłego rewidenta podlegają roczne sprawozdania finansowe przede wszystkim spółek z o.o., spółek jawnych, partnerskich, komandytowych, cywilnych oraz przedsiębiorstw osób fizycznych, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.
Zdalne zgromadzenie wspólników
Tradycyjnie, zgromadzenia wspólników odbywały się w sposób stacjonarny. Jednakże, współczesne technologie umożliwiają organizowanie zgromadzeń w formie elektronicznej, co może być szczególnie korzystne w sytuacjach ograniczonego dostępu do siedziby spółki lub chęci zaoszczędzenia czasu i kosztów związanych z podróżą wspólników na miejsce zgromadzenia.
Zgromadzenie elektroniczne może być atrakcyjnym rozwiązaniem dla spółek z rozproszonymi akcjonariuszami lub w sytuacjach, gdy szybkie zwołanie zgromadzenia w tradycyjnej formie jest utrudnione.
Możliwość przeprowadzenia zgromadzenia w formie elektronicznej
Zgromadzenie elektroniczne, czyli zdalne przeprowadzenie zgromadzenia wspólników, jest możliwe, pod warunkiem, że spółka przygotowała regulamin zdalnego zgromadzenia wspólników umożliwiający przeprowadzenie takiego zgromadzenia, a wspólnicy wyrazili na to zgodę.
Taka forma zgromadzenia może odbyć się za pośrednictwem różnych platform komunikacji na odległość, np. Zoom, Google Meet, czy Microsoft Teams. Ważne jest, aby zapewnić wszystkim uczestnikom zgromadzenia możliwość aktywnego udziału w dyskusjach i głosowaniach.
Pomimo wygody, jaką niesie ze sobą zdalny dostęp, zgromadzenie elektroniczne wiąże się z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa i prywatności komunikacji, a także z pewnymi wyzwaniami technicznymi, na przykład związanych z przeprowadzeniem tajnych głosowań. Niezbędne może być skorzystanie z systemów do przeprowadzania głosowań, aby zapewnić uczciwość i transparentność procesu decyzyjnego.
art. 245 KSH
Uchwały zapadają bezwzględną większością głosów, jeżeli przepisy niniejszego działu lub umowa spółki nie stanowią inaczej.
art. 246 KSH
§ 1. Uchwały dotyczące zmiany umowy spółki, rozwiązania spółki lub zbycia przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części zapadają większością dwóch trzecich głosów. Uchwała dotycząca istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki wymaga większości trzech czwartych głosów. Umowa spółki może ustanowić surowsze warunki powzięcia tych uchwał.
Więcej
§ 2. W przypadku, o którym mowa w art. 233, do powzięcia uchwały o rozwiązaniu spółki wystarczy bezwzględna większość głosów, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej.
§ 3. Uchwała dotycząca zmiany umowy spółki, zwiększająca świadczenia wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom, wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy.
Procedury głosowania i podejmowania uchwał
Podczas zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, głosowanie jest niezbędnym elementem procesu decyzyjnego. Procedury głosowania są zdefiniowane przepisami Kodeksu spółek handlowych oraz ewentualnymi dodatkowymi regulacjami określonymi w umowie spółki. W tym kontekście, istotne jest zrozumienie, jak różne rodzaje większości głosów wpływają na podejmowanie uchwał.
Bezwzględna większość głosów
Standardowo, uchwały na zgromadzeniu wspólników są podejmowane bezwzględną większością głosów. Oznacza to, że liczba głosów „za” musi przewyższać sumę głosów „przeciw” i „wstrzymujących się”.
Kwalifikowana większość głosów
Przepisy Kodeksu spółek handlowych przewidują sytuacje, w których konieczne jest uzyskanie kwalifikowanej większości głosów, aby uchwała była ważna. Są to sytuacje o szczególnym znaczeniu dla spółki, gdzie wymagana jest wyższa zgodność wspólników. Przykładowo:
- Większość 2/3 głosów jest wymagana do podjęcia uchwał dotyczących zmiany umowy spółki, rozwiązania spółki, lub zbycia przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części.
- Większość 3/4 głosów jest potrzebna do podjęcia uchwał w sprawach istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki, przekształcenia spółki z o.o. w spółkę akcyjną, połączenia spółki z o.o. z inną spółką lub podziału spółki z o.o. (w każdym z tych przypadków głosy „za” muszą reprezentować co najmniej połowę kapitału zakładowego).
- Uchwały jednomyślne są wymagane w sytuacjach, takich jak kontynuowanie działalności spółki po złożeniu wniosku o jej wykreślenie z rejestru przedsiębiorców KRS lub powołania pełnomocnika do reprezentowania spółki w organizacji.
Dodatkowo, uchwała dotycząca przekształcenia spółki z o.o. w spółkę osobową wymaga zgody wspólników reprezentujących co najmniej 2/3 kapitału zakładowego.
Regulacje umowne
W niektórych przypadkach, umowa spółki może zawierać specyficzne regulacje dotyczące podejmowania uchwał. Na przykład, może zaostrzać lub łagodzić wymogi większości głosów określone w Kodeksie spółek handlowych. Jest to szczególnie ważne w kontekście uchwał, które standardowo są podejmowane bezwzględną większością głosów, ale dla których umowa spółki przewiduje inne zasady. Możliwe jest także w niektórych sytuacjach modyfikowanie kworum.
Kworum na Zgromadzeniu Wspólników
Kworum odnosi się do minimalnej liczby udziałów w kapitale zakładowym, które muszą być reprezentowane na zgromadzeniu wspólników, aby mogły być podejmowane ważne uchwały.
Kworum jest kluczowe dla zachowania prawidłowego procesu decyzyjnego w spółce, a jego brak może prowadzić do nieważności uchwał. Warto zaznaczyć, że udział w zgromadzeniu wspólników jest prawem, a nie obowiązkiem wspólnika, a zgromadzenie jest ważne, o ile wszyscy wspólnicy zostali prawidłowo o nim zawiadomieni.
Kworum określone prawem spółek
Zgodnie z KSH, niektóre uchwały wymagają obecności określonego kworum na zgromadzeniu wspólników, m.in.:
- obecność całego kapitału zakładowego jest wymagana m. in. dla podjęcia uchwały w sprawach nieobjętych porządkiem obrad czy też powzięcia uchwały na nieformalnym zgromadzeniu wspólników,
- obecność co najmniej 2/3 kapitału zakładowego jest wymagana dla podjęcia uchwały o przekształceniu spółki z o.o. w spółkę osobową (art. 575 k.s.h.),
- obecność co najmniej połowy kapitału zakładowego jest wymagana dla podjęcia uchwały o połączeniu się spółki z o.o. z inną spółką czy też jej podziale.
Skutkiem braku kworum jest to, że uchwała tak podjęta podlega zaskarżeniu pozwem o uchylenie uchwały (art. 249 k.s.h.). Jeżeli zaś naruszony zostanie wymóg kworum określony ustawą, to taka uchwała będzie nieważna (art. 252 k.s.h.).
Tajność i jawność głosowania
Jawność głosowania na zgromadzeniu wspólników umożliwia obserwację zachowania pozostałych głosujących przez uprawnionych do głosowania lub ich reprezentantów. Jest to standardowa praktyka promująca przejrzystość procesu decyzyjnego.
Tajne głosowanie, zarządzane przez przewodniczącego zgromadzenia lub osobę prowadzącą głosowanie, stosuje się w przypadkach uchwał dotyczących wyborów, odwołań członków organów spółki, likwidatorów oraz innych spraw osobowych, zgodnie z art. 227 § 2 i 247 § 2 KSH.
Tajność ma na celu umożliwienie swobodnego wyrażenia opinii przez wspólników bez obawy przed ewentualnymi reperkusjami, szczególnie w kwestiach dotyczących osób związanych z organizacją i funkcjonowaniem spółki.
Umowa spółki może zawierać dodatkowe postanowienia odnoszące się do procedur głosowania, zarówno tajnego, jak i jawnego, dostosowując je do specyfiki danej spółki i jej potrzeb operacyjnych.
Złożenie sprzeciwu od uchwały
Sprzeciw wobec uchwał podjętych przez zgromadzenie wspólników jest środkiem prawnym pozwalającym na wyrażenie niezgody w odniesieniu do podejmowanych decyzji.
Zgłoszenie sprzeciwu musi być jednoznaczne i stanowcze. Nie może być zastąpione żadnym innym działaniem lub zachowaniem wskazującym na brak zgody wspólnika na treść uchwały.
Sprzeciw powinien być zgłoszony po powzięciu uchwały, preferowane jest, aby nastąpiło to niezwłocznie, jeszcze przed przejściem do kolejnego punktu porządku obrad.
Kodeks Spółek Handlowych mówi o żądaniu zaprotokołowania sprzeciwu. Jeżeli wspólnik złożył takie żądanie, a sprzeciw nie został zaprotokołowany, nie pozbawia to wspólnika możliwości zaskarżenia uchwały do sądu.
Czas na zgłoszenie sprzeciwu jest ograniczony, a emocje niejednokrotnie na zgromadzeniu sięgają zenitu. Jeśli jako wspólnik spodziewasz się kłopotów na zgromadzeniu, warto skorzystać z pomocy prawnika, który jako pełnomocnik zadba o skuteczne zgłoszenie w Twoim imieniu sprzeciwu, co umożliwi późniejsze zaskarżenie uchwały.
Zgłoszenie sprzeciwu i żądanie jego zaprotokołowania to niezbędne kroki, które umożliwiają późniejsze zaskarżenie uchwały zgromadzenia wspólników.
Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie – V Wydział Cywilny z dnia 28 września 2016 r., VI ACa 854/15
Wspólnik skarżący uchwałę musi wykazać, iż głosował przeciwko uchwale oraz że zgłosił sprzeciw po jej podjęciu. Są to dwa warunki, które muszą być spełnione łącznie. Żądanie zaprotokołowania następuje po powzięciu uchwały, czyli po ogłoszeniu, że uchwała zapadła. Nie zastępuje tego wymagania zachowanie się wspólnika przed powzięciem uchwały mające cechy sprzeciwu, nawet jeżeli wiadomo, jaka będzie jej treść. Żądanie zapisania sprzeciwu powinno być zgłoszone w sposób jednoznaczny i stanowczy po powzięciu uchwały, przy czym do wytoczenia powództwa wystarczy tylko zgłoszenie żądania zaprotokołowania sprzeciwu, nie ma natomiast znaczenia, czy sprzeciw został faktycznie zaprotokołowany.
Wspólnik przygotowany na zgromadzenie
Na zakończenie warto podkreślić znaczenie odpowiedniego przygotowania do zgromadzenia wspólników. Zgromadzenie wspólników jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również kluczowym wydarzeniem w spółce, umożliwiającym właściwą komunikację i współpracę między wspólnikami oraz zarządem spółki.
Poprzez odpowiednie przygotowanie do zgromadzenia, w tym także zrozumienie procedur głosowania, możliwości zgłaszania sprzeciwu czy zasad dotyczących tajności i jawności głosowań, wspólnicy mogą aktywnie uczestniczyć w ważnych decyzjach dotyczących spółki, a także lepiej zrozumieć jej aktualny stan oraz perspektywy rozwoju.
Dbałość o każdy szczegół oraz gotowość do aktywnego uczestnictwa w zgromadzeniu to kroki, które mogą znacząco przyczynić się do sukcesu oraz stabilności spółki na przyszłość.
Przypisy